Die Kostenfrage ist fast nie der eigentliche Grund, warum KI-Projekte scheitern, aber sie ist regelmäßig der Grund, warum sie nicht starten. Betriebe scheuen den Schritt, weil sie nicht einschätzen können, worauf sie sich einlassen, und weil sie fürchten, in versteckte Folgekosten zu laufen. Diese Sorge ist berechtigt, wenn die Gesamtkostenrechnung nicht sauber gemacht wird.
Dieser Artikel liefert Ihnen deshalb keine Preisliste, sondern etwas Nützlicheres: die Treiber, die den Aufwand machen, und eine Prüfliste, mit der Sie jedes Angebot lesen können, egal von wem es kommt. Legen Sie ihn neben das nächste Angebot auf Ihrem Tisch.
Warum hier keine Zahl steht
Zwei Betriebe kommen mit derselben Aufgabenstellung: "Wir wollen unsere Ausschreibungen vorsortieren lassen." Der eine hat seine Ausschreibungen sauber in einem Dokumentenmanagement, eine moderne Schnittstelle ins ERP und einen Projektleiter, der zwei Tage pro Woche mitarbeitet. Der andere hat die Unterlagen auf drei Netzlaufwerken, ein CRM ohne brauchbare Schnittstelle und niemanden, der frei ist.
Dieselbe Aufgabe, sehr unterschiedlicher Aufwand. Eine Zahl auf einer Website würde in beiden Fällen falsch liegen, einmal zu hoch und einmal zu niedrig. Deshalb reden wir über Geld im Konzeptgespräch, wenn die Treiber auf dem Tisch liegen. Was Ihr Vorhaben kostet, sagen wir Ihnen dann für Ihren Fall.
Treiber 1: Die Zahl der Anbindungen
Der mit Abstand größte Hebel. Ein KI-Baustein, der isoliert auf einer Dokumentensammlung arbeitet, ist überschaubar. Jedes zusätzliche Programm, das dazukommt, macht eigenen Aufwand: CRM, ERP, Dokumentenablage, Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Mail-System.
Dabei ist nicht die Zahl allein entscheidend, sondern der Zustand der Schnittstellen. Ein System mit einer dokumentierten, modernen API ist in Tagen angebunden. Ein 15 Jahre altes CRM ohne offene Schnittstelle kann drei bis sechs Wochen zusätzliche Arbeit bedeuten, mit Zwischenschichten, Exportwegen und Tests. Ein ERP mit kostenpflichtiger Schnittstellen-Lizenz bringt zusätzlich eine laufende Position des Herstellers mit, die Sie beim Anbieter erfragen sollten, bevor Sie unterschreiben.
Die Frage, die Sie stellen sollten: Welche Systeme werden angebunden, und wer hat die Schnittstellen vorher angesehen? Ein Angebot, das Anbindungen pauschal erwähnt, ohne die Systeme einzeln zu benennen, ist noch kein Angebot.
Treiber 2: Menge und Zustand Ihrer Daten
Der zweitgrößte Hebel und der am häufigsten unterschätzte. KI-Systeme arbeiten auf dem, was Sie haben. Und das ist selten so sauber, wie man am Anfang denkt.
Aufwandstreiber sind hier:
- Menge: Ein paar hundert Dokumente aus einer Quelle sind etwas anderes als mehrere Zehntausend aus fünf Ablagen.
- Formate: Sauber strukturierte Dateien sind schnell verarbeitet. Eingescannte PDFs, Faxe, Handschrift und Bildanhänge brauchen eine eigene Vorstufe.
- Dubletten und Altbestand: Drei Versionen desselben Handbuchs, davon zwei veraltet, sind ein Qualitätsproblem, das jemand auflösen muss.
- Strukturierung: Ob die Ablage einer nachvollziehbaren Logik folgt oder historisch gewachsen ist, entscheidet über Tage bis Wochen Aufbereitung.
Hier liegt zugleich Ihr größter eigener Hebel. Je besser Ihre Datenbasis vor Projektstart ist, desto weniger Aufbereitung muss bezahlt werden. Das ist Arbeit, die Sie selbst leisten können, und sie zahlt sich doppelt aus, weil sie auch die Qualität der späteren Antworten bestimmt.
Treiber 3: Wie viel Ihr Büro selbst übernimmt
Kein Posten verschiebt die Rechnung so stark wie die Frage, wer die Arbeit macht. Es gibt in jedem Vorhaben Aufgaben, die Ihr Team genauso gut oder besser erledigen kann:
- Daten sichten, bereinigen und freigeben
- Fachliche Regeln formulieren, Beispielfälle sammeln
- Testfälle durchspielen und Rückmeldung geben
- Kolleginnen und Kollegen intern schulen
- Den laufenden Betrieb nach der Einarbeitung selbst übernehmen
Betriebe, die hier mitziehen, kommen deutlich günstiger weg als Betriebe, die alles abgeben wollen. Beides ist legitim, aber es ist eine bewusste Entscheidung und keine Randnotiz. Klären Sie vor Vertragsabschluss, welche Aufgaben bei Ihnen liegen und wie viel Zeit das im Betrieb bindet. Als Faustwert sehen wir in Projekten eine bis zwei Personen, die über die Laufzeit spürbar eingebunden sind.
Treiber 4: Die Tiefe der Nachweispflichten
In einer Werbeagentur ist die Datenschutz-Ebene schnell geklärt. In einer Steuerkanzlei, in der Medizintechnik oder im Anlagenbau mit Kundenauflagen sieht das anders aus. Dort kommen Audit-Trail, Versionierung, Change-Control, Löschkonzepte, Zugriffsprotokolle und eine Dokumentation dazu, die einer Prüfung standhält.
Das ist kein Aufschlag, den sich jemand ausdenkt. Es ist echte Arbeit, die in regulierten Branchen einen erheblichen Teil des Vorhabens ausmacht. Wenn Sie in einem regulierten Umfeld arbeiten, gehört diese Ebene ausdrücklich ins Angebot, mit eigenem Block. Steht sie nicht drin, kommt sie später als Nachtrag.
Dazu gehört auch die Governance nach dem Go-Live: Die Schulung nach Artikel 4 des AI Act ist nicht einmalig, sondern jährlich. Die Datenschutz-Dokumentation ist nicht statisch, sondern wird geprüft. Rechnen Sie mit ein bis zwei Tagen Governance-Pflege pro Jahr, intern oder über den Dienstleister.
Treiber 5: Der Umfang
Der offensichtlichste Treiber, aber er wird oft falsch gestellt. Die Frage ist nicht "klein oder groß", sondern "ein Baustein oder mehrere". Ein einzelner Baustein mit klarer Aufgabe und einem Ablauf ist etwas anderes als ein Verbund aus mehreren Agenten, die sich gegenseitig Vorgänge übergeben und in drei Programme schreiben.
Unsere Empfehlung aus über 15 Projekten ist unverändert: mit einem klar abgegrenzten ersten Use-Case anfangen. Das reduziert das Risiko, schafft Lerneffekte im eigenen Haus und macht die zweite Stufe schneller und günstiger, weil Anbindungen und Datenwege dann schon stehen.
Einmalaufwand und laufender Betrieb sind zwei verschiedene Dinge
Der häufigste Lesefehler bei Angeboten: Man vergleicht die Einmalsumme zweier Anbieter und übersieht, dass der eine den Betrieb mitdenkt und der andere nicht.
Einmalig fällt an, was das System entstehen lässt. In unseren Projekten verteilt sich das ungefähr so:
1. Konzeption und Scope (5 bis 10 Prozent) Scope-Workshop, KPI-Definition, Datenquellen-Analyse, Projektplan, Förderantrag. Der Block, der über Erfolg oder Fehlschlag entscheidet, und der am seltensten gekürzt werden sollte.
2. Technische Umsetzung (50 bis 60 Prozent) Entwicklung der KI-Logik, Prompting, RAG-Aufsetzung, Integration in CRM und ERP. Der größte Block, und der, in dem sich Treiber 1 und 2 direkt niederschlagen.
3. Change-Management und Schulung (15 bis 25 Prozent) Team-Einbindung, Schulungs-Sessions, Dokumentation, Hypercare. Oft wird dieser Posten als erstes gekürzt, was fast immer ein Fehler ist.
4. Datenschutz und Governance (5 bis 10 Prozent) Prüfung der Auftragsverarbeitung, Nutzungsrichtlinie, Löschkonzept, Audit-Dokumentation. In regulierten Branchen deutlich mehr.
5. Puffer für Unvorhergesehenes (5 bis 10 Prozent) Alte Systeme, fehlende Schnittstellen, nachträgliche Anpassungen. Ein Angebot ohne Puffer ist kein günstigeres Angebot, sondern ein unvollständiges.
Laufend fällt an, was den Betrieb am Laufen hält. Auch hier gehört jeder Posten ins Angebot, wenn auch ohne Ihre Unterschrift darunter im ersten Schritt:
1. Modell-Nutzung. Abhängig vom Volumen, also von der Zahl der Vorgänge pro Monat. Bei hohen Volumina lohnt der Blick auf pauschale Konditionen der Anbieter.
2. Hosting und Infrastruktur. Vector-Datenbank, Orchestrierungs-Layer, Monitoring. Selbst gehostet fallen nur Ihre Server an, managed rechnet der Anbieter nach Volumen ab.
3. Lizenzen, wenn zutreffend. Wenn Ihr Vorhaben auf Enterprise-Lizenzen eines Herstellers aufsetzt, kommt deren Nutzungsmodell dazu. Die aktuellen Konditionen stehen beim jeweiligen Anbieter und gehören vor dem Start geprüft.
4. Laufende Pflege. Prompt-Anpassungen, Edge-Case-Nachjustierung, Monitoring-Auswertung. Rechnen Sie mit 2 bis 6 Stunden pro Monat, intern oder extern, mindestens im ersten Jahr.
5. Schulungs-Auffrischung. Jährlich 60 bis 90 Minuten pro Team, damit neue Kolleginnen und Kollegen und neue Funktionen zusammenfinden.
Die Bitkom-Branchenübersicht und Heise-Branchenauswertungen ordnen die Struktur dieser Posten für Anwendungen in Planungsbüros regelmäßig ein. Für Marktvergleiche sind auch t3n-Analysen hilfreich.
Die drei Posten, die in Angeboten regelmäßig fehlen
1. Integration in Altsysteme. Siehe Treiber 1. Wenn ein Angebot "Anbindung an Ihre Systeme" schreibt, ohne die Systeme zu nennen und ohne dass jemand die Schnittstellen angesehen hat, ist dieser Posten nicht kalkuliert, sondern geschätzt. Bestehen Sie auf einer Vorabprüfung.
2. Laufende Pflege. Ein KI-System ist kein "einmal hingestellt, dann läuft es". Prompts veralten, weil neue Produkte und geänderte Abläufe dazukommen. Edge Cases werden erst im Betrieb sichtbar. Modell-Updates erfordern Anpassungen. Fehlt dieser Posten, steht er nicht im Angebot, fällt aber trotzdem an.
3. Schulung und Governance nach dem Go-Live. Die Einarbeitung endet nicht mit der Übergabe. Neue Mitarbeitende brauchen einen Einstieg, die Nutzungsrichtlinie braucht Pflege, die jährliche Schulung ist Pflicht.
Die echten Kosten eines KI-Systems stehen selten im Angebot. Sie zeigen sich im ersten Betriebsjahr, und genau deshalb gehört die Gesamtkostenrechnung vor den Vertragsabschluss.
Prüfliste: Woran Sie ein sauberes Angebot erkennen
Legen Sie diese sieben Punkte neben jedes Angebot, das Sie bekommen:
- Sind die Anbindungen einzeln benannt? Jedes Programm mit Namen, nicht "Ihre Systeme".
- Steht drin, wer welche Daten aufbereitet? Und in welchem Zustand sie erwartet werden.
- Sind Ihre eigenen Aufgaben und Ihr Zeiteinsatz beziffert? In Personentagen, nicht als "enge Zusammenarbeit".
- Gibt es einen eigenen Block für Change-Management und Schulung? Und nicht nur einen Satz am Ende.
- Ist der laufende Betrieb getrennt vom Einmalaufwand ausgewiesen? Mit allen fünf Posten von oben.
- Steht ein Puffer drin? Und ist beschrieben, wofür er gedacht ist.
- Ist beschrieben, was passiert, wenn es nicht funktioniert? Abnahmekriterien, Hypercare-Zeitraum, Ausstieg.
Ein Angebot, das alle sieben Punkte beantwortet, ist selten das billigste auf dem Tisch. Es ist aber meistens das einzige, das nach zwölf Monaten noch stimmt.
Die Förderung richtig einordnen
Der EFRE-Digitalisierungszuschuss über die Sächsische AufbauBank fördert Digitalisierungs-Vorhaben in sächsischen Planungsbüros, gestaffelt nach Vorhabensart und Betriebsgröße:
- Heranführungsvorhaben, nur für Kleinstunternehmen: bis zu 60 Prozent auf höchstens 10 000 Euro zuwendungsfähige Ausgaben.
- Transformationsvorhaben, Kleinst- und kleine Unternehmen: bis zu 50 Prozent auf höchstens 60 000 Euro zuwendungsfähige Ausgaben.
- Transformationsvorhaben, mittlere Unternehmen: bis zu 35 Prozent auf höchstens 100 000 Euro zuwendungsfähige Ausgaben.
Diese Zahlen werden regelmäßig falsch gelesen. Die Höchstbeträge begrenzen die zuwendungsfähigen Ausgaben, nicht den Zuschuss. Der Zuschuss ist der Prozentsatz davon. Unter 5 000 Euro zuwendungsfähigen Ausgaben gibt es keine Förderung, und wer tarifgebunden ist oder tarifgleich vergütet, bekommt zusätzlich 10 Prozentpunkte.
Drei Dinge sollten Sie dabei wissen:
- Die Reihenfolge zählt. Der Antrag muss vor Beginn des Vorhabens gestellt sein. Wer zuerst anfängt und dann beantragt, bekommt nichts.
- Der Höchstbetrag deckelt die Ausgaben, nicht den Zuschuss. Liegen Ihre zuwendungsfähigen Ausgaben darüber, zählt der übersteigende Teil bei der Berechnung nicht mit.
- Die Region entscheidet mit. Seit dem 17. Juli 2026 nimmt die Sächsische AufbauBank in der Übergangsregion keine neuen Anträge mehr an, darunter Dresden, Chemnitz, Bautzen, Görlitz, Meißen, Sächsische Schweiz-Osterzgebirge, Erzgebirgskreis, Mittelsachsen, Vogtlandkreis und Zwickau. In der Stadt Leipzig, im Landkreis Leipzig und im Landkreis Nordsachsen ist die Antragstellung weiterhin möglich.
- Nicht jeder Posten ist förderfähig. Was in den Antrag gehört und was nicht, klärt sich am konkreten Vorhaben.
Den Antragsweg haben wir im EFRE-Antrag Schritt-für-Schritt-Artikel im Detail beschrieben.
Unser Take
Aus über 15 Projekten ist die Erfahrung eindeutig: Betriebe, die vor Vertragsabschluss die fünf Treiber durchgehen, werden später selten überrascht. Betriebe, die nur auf die Endsumme schauen, fast immer.
Die Rechnung, die trägt, ist deshalb nicht "Was kostet das?", sondern "Was von dem, was anfällt, steht in diesem Angebot, und was fällt trotzdem an?". Anbindungen, Datenaufbereitung, Eigenleistung, Nachweispflichten, laufender Betrieb: Wer diese fünf Positionen sauber nebeneinanderlegt, kann zwei Angebote überhaupt erst vergleichen.
Wer eine günstigere Lösung sucht, landet oft bei No-Code-Automatisierungen wie Make.com. Diese sind für einfache Workflows gut, für produktive KI-Systeme mit Geschäftsrelevanz aber schnell am Limit. Der Unterschied wird im zweiten Betriebsjahr klar: Echte KI-Systeme skalieren mit dem Geschäft, No-Code-Lösungen brauchen bei jeder Änderung Hand-Arbeit.
Für sächsische Planungsbüros bleibt die Empfehlung: Treiber durchgehen, Förderung einplanen, mit einem klar abgegrenzten ersten Vorhaben starten. Und über Geld reden Sie mit uns dort, wo es hingehört, nämlich im Gespräch, an Ihrem Fall.
Häufige Fragen
Warum steht hier keine Preisliste?
Weil dieselbe Aufgabenstellung je nach Anbindungen, Datenzustand und Eigenleistung sehr unterschiedlichen Aufwand macht. Die Zahl für Ihren Fall nennen wir im Konzeptgespräch.
Was treibt den Preis am stärksten?
Die Zahl der Anbindungen an Ihre Programme, Menge und Zustand Ihrer Daten, Ihre Eigenleistung, die Tiefe der Nachweispflichten und der Umfang. Der größte einzelne Hebel ist meist die Integration in Altsysteme.
Was sind die größten versteckten Kosten?
Change-Management und Schulung, Integration in Altsysteme, laufende Pflege der KI-Logik (2 bis 6 Stunden pro Monat).
Lohnen sich günstige No-Code-Lösungen?
Für einfache Workflows ja. Für produktive KI-Systeme mit Geschäftsrelevanz selten. Sie skalieren schlechter und brauchen bei Änderungen Hand-Arbeit.
Wie lange dauert es, bis sich ein KI-System rechnet?
9 bis 18 Monate ohne Förderung, 6 bis 12 Monate mit EFRE. Voraussetzung: saubere KPIs und produktives System.
Muss ich alles auf einmal kaufen?
Nein. Erst ein klar abgegrenzter Use-Case, dann aufbauend weitere. Risiko überschaubar, Lerneffekt hoch.
Stand: Juni 2026, Erfahrungswerte aus über 15 Projekten, mit dem aktuellen Stand der EFRE-Förderbedingungen.