Der EFRE-Digitalisierungszuschuss ist 2026 der zentrale Fördertopf für KI-Projekte in sächsischen Planungsbüros, verwaltet durch die Sächsische AufbauBank. Die Quote hängt an Ihrer Betriebsgröße und an der Art des Vorhabens: bis zu 60 Prozent für Kleinstunternehmen im Heranführungsvorhaben, bis zu 50 Prozent für Kleinst- und kleine Unternehmen im Transformationsvorhaben, bis zu 35 Prozent für mittlere Unternehmen. Die Höchstbeträge von 10.000, 60.000 und 100.000 Euro begrenzen die zuwendungsfähigen Ausgaben, nicht die Höhe des Zuschusses. Bei Tarifbindung oder tarifgleicher Vergütung kommen 10 Prozentpunkte hinzu. Die Eckdaten haben wir im Übersichtsartikel zur KI-Förderung Sachsen 2026 zusammengefasst.
Bevor Sie loslegen, prüfen Sie Ihren Standort: Seit dem 17. Juli 2026 nimmt die SAB in der Übergangsregion keine neuen Anträge mehr an. Betroffen sind unter anderem Dresden, Chemnitz, Bautzen, Görlitz, Meißen, die Sächsische Schweiz-Osterzgebirge, der Erzgebirgskreis, Mittelsachsen, der Vogtlandkreis und Zwickau. Weiterhin möglich ist die Antragstellung in der Stadt Leipzig, im Landkreis Leipzig und im Landkreis Nordsachsen. Die folgende Anleitung gilt für Betriebe in diesen drei Gebieten.
Hier geht es jetzt um die nächste Ebene: Wie Sie den Antrag tatsächlich durchbekommen. Aus über 15 Projekten wissen wir, wo es an welchen Stellen klemmt und welche Formulierungen bei der SAB erfahrungsgemäß durchgehen.
Was Sie brauchen, bevor Sie anfangen
Bevor Sie das Antragsformular öffnen, sollten Sie diese sechs Dinge beisammen haben:
- Ein klar umrissenes Projekt mit einem Satz Ziel und drei messbaren KPIs.
- Ein KMU-Nachweis (aktueller Handelsregisterauszug, Umsatzzahlen der letzten zwei Jahre, Mitarbeiterzahl).
- Ein Kostenangebot Ihres Umsetzungspartners, detailliert, mit Leistungsbeschreibung, nicht nur eine Pauschale.
- Ein Finanzierungsnachweis für die 50 Prozent Eigenmittel (Kontoauszug, Kreditzusage, Liquiditätsplan).
- Ein Projektplan mit Kick-off-Datum, Meilensteinen und geplantem Go-Live.
- Einen klaren Standortnachweis für Ihre sächsische Betriebsstätte mit operativer Relevanz (Mietvertrag, Meldung bei der Gemeinde, Mitarbeiterzahl vor Ort).
Wer diese sechs Punkte hat, ist in drei Arbeitstagen durch das Formular. Wer davon ausgeht, das ließe sich "beim Ausfüllen sammeln", verliert mehrere Wochen.
Der Antrag: Schritt für Schritt
1. Scope präzisieren
Der häufigste Fehler in abgelehnten oder stark nachverhandelten Anträgen: zu vager Scope. "KI-Einführung im Unternehmen" ist kein Projekt. "KI-Agent für die automatische Erstbeantwortung von WhatsApp-Anfragen mit CRM-Anbindung, Schulung von 8 Vertriebsmitarbeitern" schon.
2. Förderfähigkeit prüfen
Dreifacher Check: Sind Sie KMU (unter 250 Mitarbeiter, unter 50 Mio Euro Umsatz)? Sitzt Ihr Büro in Sachsen mit operativer Tätigkeit (nicht nur Briefkasten)? Hat Ihr Vorhaben einen Umfang, der den Antragsaufwand rechtfertigt? Dreimal Ja: weitermachen.
3. Drei messbare KPIs festlegen
Das ist der wichtigste inhaltliche Teil des Antrags. Drei Beispiele aus bewilligten Anträgen:
- Zeitersparnis: "Reduktion der durchschnittlichen Bearbeitungszeit pro Ausschreibung von 180 auf 30 Minuten, Einsparung von ca. 600 Stunden pro Jahr bei aktuell 240 Ausschreibungen."
- Reichweite: "Automatisierung der Erstbeantwortung in 70 Prozent aller eingehenden WhatsApp-Anfragen, Freisetzung von 12 Stunden Vertriebszeit pro Woche."
- Qualitätseffekt: "Reduktion der Fehlerrate bei Angebotserstellung von 8 auf unter 2 Prozent, messbar durch Rückfragen-Quote im CRM."
Je konkreter, desto stärker der Antrag. Runde Zahlen ohne Bezug werden hinterfragt.
4. Kosten- und Finanzierungsplan
Der Kostenplan muss aufschlüsseln, nicht pauschalieren. Diese Posten gehören hinein:
- Externe Umsetzungsleistungen: Entwicklung, Integration, Schulung.
- Softwarelizenzen für die Laufzeit des Vorhabens.
- Interne Projektleitung, angesetzt mit Stundenzahl und marktüblichem Satz.
- Interne Fachanwender-Beteiligung, ebenfalls mit Stundenzahl hinterlegt.
- Ein Puffer für Reisekosten und Unvorhergesehenes.
Die Summe dieser Posten sind Ihre zuwendungsfähigen Ausgaben, begrenzt durch den Höchstbetrag Ihrer Größenklasse. Davon übernimmt der Zuschuss den Prozentsatz, der für Sie gilt, den Rest bringen Sie als nachgewiesene Eigenmittel ein. Was Ihr Vorhaben tatsächlich kostet, hängt an der Zahl der Anbindungen, am Zustand Ihrer Daten und am Umfang. Diese Zahl nennen wir Ihnen im Konzeptgespräch für Ihren Fall.
5. Antragsformular bei der SAB ausfüllen
Die Pflichtfelder im SAB-Portal: Projekttitel, Kurzbeschreibung (ca. 500 Zeichen), ausführliche Projektbeschreibung (bis 10 000 Zeichen), KPIs, Kostenplan, Finanzierungsplan, Zeitplan, KMU-Selbsterklärung, Standortdaten. Die ausführliche Projektbeschreibung ist das Kernstück. Dort wird entschieden.
6. Anlagen zusammenstellen
Standard-Paket: Kostenangebot des Umsetzungspartners (detailliert), KMU-Selbsterklärung, Handelsregisterauszug (nicht älter als 3 Monate), De-minimis-Erklärung, Projektplan mit Meilensteinen, ggf. Referenzen des Partners. Wir liefern in unseren Projekten diesen Stapel standardmäßig mit. Fehlende Anlagen kosten 2 bis 4 Wochen.
7. Einreichen und Empfangsbestätigung sichern
Nach dem Upload im SAB-Portal kommt automatisch eine Empfangsbestätigung per Mail. Diese Mail ist Ihr Beleg für das Antragsdatum. Speichern, archivieren, nicht löschen. Ab jetzt: keine vorhabensbezogenen Ausgaben mehr.
8. Bewilligung abwarten und Projekt offiziell starten
8 bis 12 Wochen Bearbeitung. Bei Rückfragen der SAB zügig antworten, meist innerhalb von 5 Werktagen. Nach Bewilligungsbescheid ist der Projektstart offiziell erlaubt: Verträge werden unterschrieben, Kick-off terminiert, Software lizenziert.
Die häufigsten Antrags-Fehler
Aus unserer Projektpraxis stammen die vier Fallgruben, in die Betriebe immer wieder treten:
Fehler 1: Projektstart vor Bewilligung
Der Klassiker. Ein Betrieb freut sich über seine KI-Idee, unterschreibt einen Vertrag mit dem Umsetzungspartner, reicht dann "parallel" den Antrag ein. Ergebnis: Förderung verloren, zu 100 Prozent. Die SAB fordert den Vertrag als Anlage. Ein Datum vor dem Antragsdatum killt den Antrag.
Fehler 2: KPIs ohne Zahlen
"Effizienzsteigerung", "Qualitätsverbesserung", "Zeitersparnis": ohne Zahl ist das keine messbare Zielgröße. Die SAB fragt nach, verzögert die Bearbeitung um 4 bis 6 Wochen, manchmal lehnt sie ab. Zahlen gehören in den Erstantrag.
Fehler 3: Unklarer Standortbezug
Ein Betrieb mit Hauptsitz Berlin und einer 2-Personen-Niederlassung in Leipzig ist förderrechtlich grenzwertig. Der sächsische Standort muss operative Relevanz haben: Produktion, Service, substanzielle Tätigkeit. Ein Vertriebs-Büro mit zwei Mitarbeitern wird geprüft.
Fehler 4: Das Volumen passt nicht zum Programm
Der Antragsaufwand ist fast immer gleich groß, egal wie klein das Vorhaben zugeschnitten ist. Nach unten gilt zudem eine harte Grenze: Unter 5.000 Euro zuwendungsfähiger Ausgaben gibt es keine Förderung. Nach oben greift der Höchstbetrag Ihrer Größenklasse, 10.000, 60.000 oder 100.000 Euro zuwendungsfähige Ausgaben. Alles darüber wird nicht mehr berücksichtigt, Ihre tatsächliche Förderquote sinkt ab dieser Grenze also rechnerisch ab. Den passenden Zuschnitt für Ihren Fall legen wir im Konzeptgespräch gemeinsam fest.
Formulierungs-Beispiele, die durchgehen
Drei konkrete Formulierungen, die in unseren bewilligten Anträgen so oder sehr ähnlich gestanden haben:
Diese Bausteine sind keine Zauberformeln. Sie sind einfach klar, spezifisch und operationalisiert. Genau darauf reagiert die SAB. Der Wortlaut der offiziellen Förderrichtlinie macht unmissverständlich, dass messbare Digitalisierungs-Effekte im Zentrum der Bewertung stehen.
Die SAB lehnt selten das Projekt ab. Sie lehnt den Antrag ab. Das ist ein Unterschied, und genau dort entscheidet sich Förderung.
Was nach der Bewilligung passiert
Bewilligungsbescheid da. Und dann? Drei Dinge greifen ineinander:
Projekt offiziell starten
Erst jetzt werden Verträge unterschrieben, Software lizenziert, der Kick-off terminiert. Das Startdatum muss zum Bewilligungsbescheid passen (meist Start innerhalb von 3 Monaten nach Bewilligung).
Zwischenberichte liefern
In der Regel alle drei Monate ein Zwischenbericht an die SAB: Stand der Umsetzung, Fortschritt der KPIs, Abweichungen von der Planung. Das ist kein Papierkrieg. Ein sauberer Zwischenbericht sichert die nächste Tranche.
Verwendungsnachweis bei Projektabschluss
Am Projektende: Verwendungsnachweis mit allen Rechnungen, Nachweis der erreichten KPIs, Schulungsprotokoll. Nach Prüfung fließt die Schlussrate. Rechnen Sie mit 6 bis 12 Wochen zwischen Einreichung und Geldeingang.
Danach beginnt die Zweckbindungsfrist (meist 3 bis 5 Jahre). In diesem Zeitraum muss das System im sächsischen Betrieb produktiv im Einsatz bleiben. Verlagerung außer Sachsen oder Stilllegung können zur anteiligen Rückforderung führen.
Wie wir das in unseren Projekten machen
Wir schreiben den Antrag in jedem Projekt mit, als Teil der Leistungsbeschreibung, nicht als Zusatzposten. Warum: Weil der Antrag und die tatsächliche Umsetzung dieselbe Sprache sprechen müssen. Ein externer Fördermittelberater, der das Projekt nicht kennt, schreibt KPIs, die die Umsetzung hinterher nicht halten kann. Das ist der häufigste Grund für Rückforderungen.
Bei uns gilt: Wir schreiben, was wir liefern, und wir liefern, was wir schreiben. Saubere KPIs, saubere Übergabe, sauberer Verwendungsnachweis. In über 15 Projekten hat sich diese Logik bewährt.
Häufige Fragen
Kann ich den EFRE-Antrag selbst stellen, ohne Berater?
Ja, rechtlich möglich. In der Praxis scheitert rund die Hälfte der Eigenanträge an formalen Fehlern. Rechnen Sie mit 20 bis 30 Stunden Arbeit und einem zweiten Anlauf nach Rückfragen.
Was passiert, wenn der Antrag abgelehnt wird?
Eine Ablehnung ist selten endgültig. In 8 von 10 Fällen gibt es einen Nachbesserungshinweis. Sie überarbeiten und reichen neu ein. Komplett verloren ist es nur bei zwischenzeitlichem Projektstart.
Muss ich einen externen Fördermittelberater beauftragen?
Nein, keine Pflicht. Ein reiner Fördermittelberater ohne Projektkenntnis ist bei KI-Anträgen oft schwächer als ein Implementierungspartner, der das Projekt wirklich kennt.
Wann fließt das Geld nach Bewilligung?
In Tranchen gegen Nachweis: erste Teilauszahlung nach Zwischenbericht, Rest nach Verwendungsnachweis bei Projektabschluss. 6 bis 12 Wochen zwischen Nachweis und Eingang.
Was ist, wenn sich das Projekt verzögert?
Verzögerungen sind kein Problem, solange Sie die SAB proaktiv informieren. Scope-Änderungen laufen über einen Änderungsantrag. Eigenmächtige Änderungen können zur Rückforderung führen.
Muss das Projekt nach Förderung in Sachsen bleiben?
Ja. Die Zweckbindungsfrist liegt bei 3 bis 5 Jahren. In dem Zeitraum muss die KI-Infrastruktur im sächsischen Betrieb produktiv im Einsatz sein.
Stand: 13. September 2026, geprüft gegen die Förderrichtlinie Digitalisierung Zuschuss EFRE 2021 bis 2027 und die Programmseite der Sächsischen AufbauBank. Förderbedingungen ändern sich. Wir prüfen pro Projekt gegen den jeweils aktuellen Stand.