Die Frage in Analysegesprächen ist fast immer dieselbe: "Wie lange dauert so ein KI-Projekt?" Die ehrliche Antwort: Das hängt vom Scope ab. Für ein erstes produktives System auf einen klar abgegrenzten Prozess (Dokumenten-KI, Vertriebs-Agent, Anfragen-Automatisierung) rechnen wir 30 Tage. Dieser Zeitplan ist aus über 15 Projekten iterativ entstanden und gehört inzwischen zu unseren Standards.
Was es braucht: einen sauberen Scope, ein eingebundenes Team und Datenzugänge in der ersten Woche. Was es nicht braucht: die modernste Technik, das dickste Framework, den teuersten Berater. KI-Projekte scheitern nicht an Technik. Sie scheitern an Organisation. Und die 30 Tage sind primär ein Organisations-Plan.
Der 30-Tage-Plan im Überblick
Vom Tag der ersten Entscheidung bis zur produktiven Nutzung, in sechs Etappen:
- Tag 1-3: Analysegespräch und Zielbild
- Tag 4-7: Datenzugänge
- Tag 8-14: Prototyp
- Tag 15-21: Integration
- Tag 22-27: Schulung und Abnahme
- Tag 28-30: Go-Live und Monitoring
Die Etappen überlappen leicht. Der Prototyp wird nicht erst begonnen, wenn die Datenzugänge final stehen, und die Integration startet parallel zur Prototyp-Reife. Aber die Hauptgewichte verlagern sich wie beschrieben.
Woran der Start im Planungsbüro hängt
In den ersten dreißig Tagen wird nicht entwickelt, sondern erschlossen. Drei Fragen entscheiden über alles Weitere:
- Welche Ablage führt? Serverlaufwerk, Projektmanagement-Programm oder der Ordner auf dem Rechner der Bauleitung.
- Was liegt nur als Scan vor? Alles vor etwa 2010 hat oft keine Textebene, und genau dort steckt die Vorgeschichte des Bestands.
- Wer darf was sehen? Honorarvereinbarungen und Bewerbungen liegen anders als Projektordner, und das muss so bleiben.
Tag 1-3: Analysegespräch und Zielbild
Start ist das Analysegespräch. Drei Punkte werden geklärt: Was ist der konkrete Use-Case? Welche Zahl soll sich ändern? Welches Team arbeitet damit?
Am Ende dieser Phase steht ein Projekt-Brief auf einer Seite. Er enthält:
- Scope in zwei Sätzen
- Drei messbare KPIs mit Basis- und Zielwert
- Drei Stakeholder-Namen auf Kundenseite (Entscheider, Fachexperte, IT-Kontakt)
- Grober Zeitrahmen und Budget
Die Methodik des Projektmanagements, auch in Referenz zu PMI-Standards hilft hier als Gerüst: Scope, Zeit, Budget, Qualität werden früh definiert, nicht später nachgereicht. Die Bitkom-Leitlinien zur Digitalisierung in Planungsbüros betonen denselben Punkt.
Typische Stolperstelle: Der Scope bleibt zu weit. "KI für den Vertrieb" ist zu breit. "KI-Agent für die Vorqualifizierung von WhatsApp-Anfragen, inklusive CRM-Eintrag und Fachbereichs-Routing" ist ein Scope.
Tag 4-7: Datenzugänge klären
Parallel zum Projekt-Brief starten die Daten-Arbeiten. Drei Fragen dominieren:
- Welche Datenquellen braucht das System? CRM, ERP, Dokumenten-DMS, E-Mail-Archiv, Kalender?
- Welche Zugriffe sind technisch möglich? API, CSV-Export, Datenbank-View, SharePoint-Link?
- Welche Berechtigungen braucht der Agent? Lese-Zugriff, Schreib-Zugriff auf welche Objekte?
Diese Woche ist die wichtigste des Projekts. Wenn hier Zugänge klemmen (fehlende Lizenz, nicht-dokumentierte Datenstrukturen, veraltete APIs), wird das Projekt sich verzögern, und zwar überproportional. Deshalb haken wir in Woche 1 hart nach und bestehen auf Test-Exporten.
Typische Stolperstelle: Ein CRM ohne moderne API oder ein ERP mit Lizenz, die Dritt-Anbindungen kostenpflichtig hält. In beiden Fällen klären wir Workarounds (Mail-Import, CSV-Export via Scheduled Task) oder rechnen den Integrations-Aufwand ehrlich hinzu.
Tag 8-14: Prototyp bauen
Mit Scope und Datenzugängen startet der Prototyp. Ziel ist ein funktionsfähiger Agent auf Test-Daten, nicht perfekt, aber nutzbar. Wir iterieren täglich, sammeln Feedback von dem Fachexperten (oft in 30-Minuten-Sessions), verfeinern die Prompts, testen Edge Cases.
Typischer Umfang des Prototyps:
- Input-Verarbeitung (z. B. Anfrage-Text, Dokument-Upload)
- Kernlogik (Sprachmodell plus RAG oder Tools)
- Output in strukturierter Form (JSON, Mail-Entwurf, CRM-Eintrag)
- Basis-Logging
Typische Stolperstelle: "Perfektion" beim Prototyp. Ein Prototyp muss 80 Prozent der Standardfälle abdecken, nicht alle Edge Cases. Die restlichen 20 Prozent werden in Integrations- und Abnahme-Phase verfeinert.
Tag 15-21: Integration in Arbeits-Workflow
Jetzt kommt das System in die reale Systemlandschaft. CRM-Anbindung, Freigabe-Workflows, Berechtigungskonzept, Logging in die Produktiv-Umgebung. Das ist der Punkt, an dem viele Projekte aus der Bahn geraten, weil Systemzugänge in Woche 1 unterschätzt wurden.
Wir arbeiten hier eng mit dem IT-Kontakt zusammen. Fragen, die geklärt werden:
- Wie meldet sich der Agent am CRM an? Service-Account mit Rollenbindung?
- Welche Daten werden geloggt, welche nicht (DSGVO-Check)?
- Wie sieht der Rollback aus, wenn etwas schiefgeht?
- Wer erhält Benachrichtigungen bei Fehlern?
Die Fraunhofer-Publikationen zu Planungsbüro-Digitalisierung bieten hier gute Referenzen für die Integrations-Architektur.
Typische Stolperstelle: Berechtigungen. Der Agent braucht oft spezifische Rechte, die im Standard-Rollenkonzept nicht vorgesehen sind. Neue Rolle anlegen, nicht Admin-Rechte verteilen.
Tag 22-27: Team-Schulung und Abnahme
Jetzt wird das Team aktiv eingebunden. 60 bis 90 Minuten Schulung pro Fachbereich, reale Fälle werden durchgespielt. Wir arbeiten mit drei Schulungstypen:
- Nutzer-Schulung für alle, die das System täglich verwenden
- Admin-Schulung für 1-2 Key User, die das System im Betrieb administrieren
- DSGVO-/AI-Act-Schulung nach Artikel 4, dokumentiert für die Governance-Akte
Parallel läuft der Akzeptanz-Test: Echte Fälle, reale Entscheidungen, dokumentierte Ergebnisse. Das ist die offizielle Abnahme, nicht ein Pro-forma-Punkt, sondern die Grundlage für den produktiven Betrieb.
Typische Stolperstelle: "Schulung im Vorbeigehen". 15 Minuten beim Kaffee reichen nicht. Eine dedizierte Session mit Fachfällen ist ein Muss.
Tag 28-30: Go-Live und Monitoring-Setup
Die letzten drei Tage: Produktiv-Schaltung, Monitoring aufsetzen, erste Kennzahlen sammeln. Wir rechnen mit 2 bis 3 Tagen Hypercare, in denen wir eng an der Nutzung dran sind und bei Auffälligkeiten sofort reagieren.
Monitoring umfasst:
- Nutzungs-Kennzahlen (Anfragen pro Tag, Auslastung)
- Qualitäts-Kennzahlen (Erfolgsrate, Fehlerfälle, Feedback)
- Technische Kennzahlen (Latenz, Kosten)
Nach 30 Tagen produktivem Betrieb haben wir die erste saubere Kennzahl für die KPI-Zielerreichung und wissen, was in den nächsten Wochen zu verfeinern ist.
30 Tage sind ambitioniert, aber realistisch, wenn man die Arbeit der ersten Woche ernst nimmt und nicht der Technik, sondern dem Team folgt.
Parallel: EFRE-Antrag einplanen
Wenn das Projekt über EFRE gefördert werden soll, muss der Antrag vor Projektstart eingereicht sein. Realistischer Gesamt-Zeitplan: 4 bis 6 Wochen Antragsvorbereitung, 8 bis 12 Wochen SAB-Bearbeitung, dann 30 Tage Umsetzung. Der Antrag bei der Sächsischen AufbauBank läuft online. Die Quote staffelt sich nach Betriebsgröße: bis zu 60 Prozent für Heranführungsvorhaben von Kleinstunternehmen, bis zu 50 Prozent für Transformationsvorhaben von Kleinst- und kleinen Unternehmen, bis zu 35 Prozent für mittlere Unternehmen. Die Höchstbeträge von 10 000, 60 000 und 100 000 Euro gelten für die zuwendungsfähigen Ausgaben, nicht für den Zuschuss selbst. Seit dem 17. Juli 2026 nimmt die Sächsische AufbauBank in der Übergangsregion keine neuen Anträge mehr an, darunter Dresden, Chemnitz, Bautzen, Görlitz, Meißen, Sächsische Schweiz-Osterzgebirge, Erzgebirgskreis, Mittelsachsen, Vogtlandkreis und Zwickau. In der Stadt Leipzig, im Landkreis Leipzig und im Landkreis Nordsachsen ist die Antragstellung weiterhin möglich.
Wir integrieren den EFRE-Antrag in die Scope-Phase (Tag 1-3) des späteren Projekts. So sind KPIs, Kostenplan und Projektplan in sich konsistent.
Typische Planungsbüro-Use-Cases für den 30-Tage-Plan
Aus unseren über 15 Projekten sind drei Kategorien besonders 30-Tage-geeignet:
- Dokumenten-KI: automatische Erstbearbeitung von Ausschreibungen, Angebotsanfragen, Verträgen
- Vertriebs-Agent: Vorqualifizierung von Leads, CRM-Eintragung, Follow-up-Drafts
- Anfragen-Automatisierung: Erstantwort auf Kundenanfragen per Mail oder WhatsApp mit sauberer Übergabe an das Team
Diese Use-Cases haben einen klaren Scope, überschaubare Datenquellen und direkte Team-Einbindung. Größere Vorhaben (ERP-tiefe Integration, unternehmensweite Wissens-Systeme, mehrstufige Agent-Architekturen) sprengen den 30-Tage-Rahmen. Dort rechnen wir 8 bis 12 Wochen bis zur ersten produktiven Anwendung.
Unser Take
Der 30-Tage-Plan ist aus der Realität entstanden: Planungsbüros wollen nicht sechs Monate auf ein Ergebnis warten, und sie müssen auch nicht. Mit klarem Scope, guter Vorbereitung und einem eingebundenen Team ist die erste produktive KI-Anwendung in einem Monat machbar.
Die Rolle von PhoenixOne ist dabei nicht "wir liefern das fertig ab". Die Rolle ist: wir strukturieren den Weg, entfernen Blockaden, bauen das System, schulen das Team. Am Ende der 30 Tage ist das operative Team der Owner, nicht wir. Das ist bewusst: Ein KI-System, das ohne externe Betreuung nicht läuft, ist ein Kostentreiber. Ein KI-System, das das Team eigenständig bedient, ist ein Produktivitätsgewinn.
Für sächsische Planungsbüros ist die Einladung klar: Der Weg ist klar, der Zeitplan ist realistisch, die Förderung ist verfügbar. Was fehlt, ist die Entscheidung zu starten.
Häufige Fragen
Sind 30 Tage für ein KI-Projekt nicht zu ambitioniert?
Für die erste Live-Anwendung ist es realistisch. Für größere Projekte mit tiefer ERP-Integration rechnen wir 8 bis 12 Wochen.
Was passiert, wenn die 30 Tage nicht reichen?
Wir erweitern auf 45 oder 60 Tage, mit klarer Kommunikation. Die meisten unserer Projekte landen zwischen 25 und 35 Tagen.
Braucht es dafür viele Teammitglieder auf Kundenseite?
Nein. Dreiergespann: Geschäftsführung, Fachexperte, IT-Ansprechpartner. Drei Personen genügen.
Was ist der größte Stolperstein?
Datenzugriffe. Wenn API-Freigaben und Berechtigungen in Woche 1 nicht geklärt sind, verliert das Projekt in Woche 2 den Schwung.
Was steht am Ende der ersten Phase?
Ein Projekt-Brief auf einer Seite: der Umfang in zwei Sätzen, drei messbare Kennzahlen mit Basis- und Zielwert, drei Ansprechpartner auf Ihrer Seite und ein grober Zeitrahmen. Darauf bauen Datenzugänge und Prototyp auf.
Stand: Juni 2026. Der Plan ist aus über 15 Projekten iterativ entstanden. Wir passen ihn pro Projekt-Kontext an.