Lösung · CRM: erfassen, wer hereinkommt
Kundenablage
Wer ist Kunde, seit wann, was war zuletzt.
Wer über Website, Google oder Telefon kommt, wird erfasst. Erzeugt aus Ihrem Rechnungsausgangsbuch, mit den Akten verbunden.
Nach der Rechnung endet der Vorgang. Und damit der Kunde.
Kundendaten liegen an vier Orten: Projektordner, Rechnungsausgangsbuch, Kontakte im Handy, berufliches Netzwerk. Wer sind unsere Kunden, wann war der letzte Auftrag, wer ist Ansprechpartner? Das lässt sich nur durch den Einzelprojektordner beantworten. Nachgefasst wird nach Gedächtnis. Wer nach Monat zwei nicht mehr angesprochen wird, hat woanders vergeben. Sie erfahren es nicht.
So entsteht die Kundenablage
- 01Wir lesen Ihr Rechnungsausgangsbuch, Ihre Projektordner und Ihre Kontakte. Daraus entsteht die erste Liste: wer war Kunde, wann, mit was.
- 02Jeder Kunde bekommt eine Akte: Projekte, Ansprechpartner, letzter Kontakt, Zahlungsstatus, Karenzfristen aus Verträgen.
- 03Wer neu hereinkommt, über Website, Google oder Telefon, wird erfasst, nicht nur im Postfach abgelegt.
- 04Die Wiedervorlage meldet sich: sechzig Tage vor Ablauf einer Frist, nach dem Projektabschluss, wenn eine Anfrage ohne Antwort liegt.
- 05Sie rufen an, mit dem Kontext auf dem Bildschirm. Was daraus wird, trägt die Akte weiter.
Die Rahmenfarbe zeigt, worauf zugegriffen wird. Grau gestrichelt: Ihre Programme und Quellen von außen · Kupfer: das Gedächtnis Ihres Büros · Champagner: Nachrichten der Gewerke · Dunkel: Ihr Format · Gefüllt: ein Mensch entscheidet.
Was Sie danach haben
- 01Eine führende Kundenablage, die zu Rechnungen und Akten passt
- 02Karenzfristen und Wiedervorlagen, die sich melden, statt im Kopf zu liegen
- 03Zahlungsstatus sichtbar, bevor das nächste Angebot rausgeht
- 04Die Grundlage für Projekt-Signale, Nachfass-Agent und Cockpit
Ihre Daten
Kontaktdaten Ihrer Kunden und Ansprechpartner bleiben in Ihrer Umgebung, Server in der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Zugänge je Person, Löschung auf Zuruf.
Was Büros zu Kundenablage fragen
Wir haben ein CRM gekauft und nutzen es nicht. Warum sollte das anders sein?
Weil niemand hineintippen muss. Die Ablage entsteht aus Rechnungen, Ordnern und Post und pflegt sich aus dem, was ohnehin passiert. Ein CRM scheitert, wenn der Chef nicht damit arbeitet. Hier arbeitet der Chef mit dem Cockpit, und die Ablage ist darunter.
Unsere Kontakte sind Freunde, keine Leads.
Umso wertvoller. Die Ablage erinnert Sie an das letzte Gespräch und schlägt vor, wen Sie bei welchem Vorhaben anrufen. Nicht mit: Haben Sie ein Projekt? Sondern: Wir hatten damals das Thema, ist das gelöst?
Was ist mit Vermittlerverträgen und Sperrfristen?
Jede Frist wird erfasst und sechzig Tage vor Ablauf gemeldet, mit vorbereiteter Ansprache. Das Folgeprojekt geht dann direkt.
Wie lange dauert das?
Die erste Liste steht nach dem Audit. Die Akten füllen sich im ersten Monat der Umsetzung, danach laufend.
Was kostet Sie das Suchen im Monat?
Die wenigsten Büros haben das je ausgerechnet. Im Termin machen wir es zusammen: Stunden pro Woche, was eine Stunde bei Ihnen kostet, was im letzten Jahr deswegen schiefgegangen ist. Über uns reden wir erst danach.
- Dreißig Minuten, per Video oder Telefon
- Wir fragen nach Zahlen, nicht nach Ihrem Interesse an KI
- Danach wissen Sie, ob sich das für Sie lohnt. Auch wenn die Antwort nein ist
Keine Folien, keine Verkaufsshow. Wenn es nicht passt, sagen wir das im Termin.