Für Architektur- und Ingenieurbüros

KI-Infrastruktur für Architektur- und Ingenieurbüros.

Wir von PhoenixOne AI erklären Ihnen nicht ChatGPT. Wir betten KI in Ihr Büro ein, an Ablage, Post und Projekte. Ihre Firmen-KI antwortet aus dem Wissen Ihres Büros, mit Quelle.

Zum Webinar am 2. NovemberLieber direkt sprechen
  • Eigener Code
  • über 15 Projekte
  • Vertrag nach Art. 28 DSGVO

Der Engpass

Es fehlt nicht an Arbeit. Es fehlt der Zugriff.

Sechs Sätze, die wir von Inhabern fast wörtlich hören. Die Zahlen stammen aus unseren Analysen in Büros.

  • 01

    Das Protokoll liest niemand

    Sechzehn Seiten, fünf Stunden Arbeit. Die Gewerke rufen trotzdem an.

    Architekturbüro mit Bauleitung. Der Rohbauer: Protokolle lese ich nicht.

  • 02

    Ein Anruf zieht drei weitere nach

    Drei bis vier Stunden Telefonate für einen Vorgang. Die Koordinationspflicht bleibt bei Ihnen.

    Bauberatung, mündlich abgesprochen, nirgends festgehalten

  • 03

    Sechs Ämter, vier Wochen, ein Kopf

    Behörden händisch anschreiben, Fristen im Kopf. Das Angebot geht nach sechs bis acht Wochen raus.

    Assistenz der Geschäftsführung, Architekturbüro mit elf Leuten

  • 04

    Dieselbe Sache, vier Nummern

    Sieben Programme, ein Projekt. In vieren angelegt, in keinem verbunden.

    Projektleiter, Hochbau, Leistungsphasen 1 bis 9

  • 05

    Wer den Pfad kennt, findet alles

    Zwei Jahrzehnte Wissen in sechzehn Unterordnern, ohne Volltextsuche. Wer neu ist, findet nichts.

    Ingenieurbüro, vier Personen

  • 06

    Erbracht, aber nicht gestellt

    Leistung ist erbracht und steht nicht in Rechnung. Ein Signal dafür gibt es nicht.

    Projektverwaltung eines Architekturbüros, nachgerechnet

ChatGPT kennt keinen dieser Vorgänge. Es kommt nicht an Ihre Ablage, Ihre Post, Ihre Projekte. Deshalb fangen wir bei Ihren Abläufen an.

„Ich will nicht die Mitarbeiter schlau machen, ich will die Firma schlau machen.“

EricVertrieb · PhoenixOne AI

Die Ablaufkarte

Ihr Büro, einmal aufgezeichnet.

Von der Anfrage bis zur Rechnung, zusammengefasst aus vielen Büros. Rot: Hier geht Zeit verloren.

Ablaufkarte · Anfrage bis Rechnung

5Bruchstellen

  1. 1Anfrage

    Büro

    Anfragen sichten und verteilen

    Dutzende Mails am Tag, alle bei einer Person

    Bruchstelle

    Systeme: Postfach · Telefon

  2. 2Erfassen

    Büro

    Vorgang anlegen, Nummer vergeben

    Systeme: Projekt­verwaltung · Ablage

  3. 3Angebot

    Büro

    Angebot rechnen und schreiben

    Systeme: Projekt­verwaltung · Vorlagen

  4. 4Entscheidung

    Büro

    Absage wird abgehakt

    Grund unbekannt, nachgefasst nach Gedächtnis

    Bruchstelle

    Systeme: Postfach

  5. 5Auftrag

    Büro

    Auftrag anlegen, neue Nummer

    dieselbe Sache, vier Nummern

    Bruchstelle

    Systeme: Projekt­verwaltung · Planung · Ablage · Bauleitung

  6. 6Bearbeitung

    Büro

    Pläne, Stunden, Abstimmung

    Bauleitung

    Bauprotokoll schreiben

    fünf Stunden, gelesen wird es nicht

    Bruchstelle

    Systeme: Planung · Bauleitung · Zeit­erfassung

  7. 7Rechnung

    Büro

    Abschlags­rechnung schreiben

    Bauleitung

    Kein Signal zur Abrechnung

    erbracht, aber nicht gestellt

    Bruchstelle

    Systeme: Rechnungs­programm

  • Arbeitsschritt
  • Bruchstelle
Zusammengefasst aus vielen Büros · ohne Namen

Wo die Punkte bei Ihnen sitzen, klären wir im Analysegespräch.

Der häufigste Befund

Alles da.
Nichts verbunden.

Zwölf Programme, zwölf Versionen der Wahrheit. Wir machen daraus eine, und eine KI, die nur daraus spricht.

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Was die Firmen-KI tut

Frage rein. Antwort mit Quelle.

Pläne, Mails, Protokolle und Angebote werden durchsuchbar. Die KI antwortet nur aus Ihrem Wissen, jede Antwort belegt, mit Quelle.

KI-generiertes Bild: Ein Zeichenbrett mit einem Grundriss, daneben Planrollen, Maßstab und Zirkel, verbunden mit einer kleinen Recheneinheit über eine Kupferleitung

Originale bleiben im Haus

Frage

Was wurde zur Brandschutztür im Treppenhaus zuletzt vereinbart?

Durchsucht4 von 4

  • Pläne
  • Mails
  • Protokolle
  • Angebote

Antwort

In der letzten Baubesprechung festgehalten: Die Tür wird als rauchdichte Feuerschutztür ausgeführt. Der Metallbauer reicht den Nachweis nach, die Bauleitung prüft ihn vor dem Einbau.

QuelleProtokoll Baubesprechung · TOP 3Mail der Brandschutzplanung
Befragbar wird Ihr Bestand, wenn die Maschine ihn liest, statt ihn zu kopieren.Erfundenes Beispiel, ohne Kundendaten.

  • Ihre Dateien bleiben im Büro

    Ein kleiner Rechner liest Ihre Ablage. Die Dateien bleiben im Büro, nur Textstücke gehen in eine Datenbank in Frankfurt. Ohne Cloud geht es auch, als lokale KI.

  • Nach Ihrer Ordnung

    Keine neue Ablage. Wir hängen uns an Ihre gewachsene Struktur.

Was danach kommt

Sie kaufen kein Paket.

Zwölf Bausteine, entwickelt in Planungsbüros. Welcher bei Ihnen zuerst kommt, steht im Konzept. Jeder einzeln, mit festem Preis.

Alle Lösungen

  • CRM plus Projektstand

    Cockpit

    Eine Ansicht statt sieben Fenster. Kontakte, Anfragen, Projekte, Aufgaben und Fristen an einer Stelle, über Ihren bestehenden Programmen.

    Im Detail erklärt

  • Ihr KI-Gedächtnis

    Büro-Gedächtnis

    Frage rein, Antwort mit Quelle raus. Projekte, Berichte, Angebote und Nachweise durchsuchbar. Ihr Wissen, Ihre KI.

    Im Detail erklärt
Projekt-SignaleAm Projekt, bevor ausgeschrieben wird
FachautoritätGefunden, bevor gesucht wird
KundenablageWer ist Kunde, seit wann, was war zuletzt
Nachfass-AgentMeldet sich, bevor der Auftrag woanders liegt
Kalkulations-AssistentDer Entwurf in zwei Stunden statt einem Tag ist unser Ziel
Machbarkeits-RadarGeprüft, bevor Planungszeit hineinfließt
Post-LotseJede Mail beim richtigen Projekt
Projekt- und Fristen-RadarDer Stand, ohne nachzufragen
Baustellen-AgentEin Foto und ein Satz per WhatsApp
TÖB-FinderProjektort anlegen, Ansprechpartner stehen

Das Zielbild

Ein Büro, das sein Wissen kennt.

Sechs Stufen. Die ersten vier ordnen, was hereinkommt. Die letzten zwei bringen neue Anfragen.

  1. Stufe 1

    Erreichbar

    Alles an einem Ort. Auch vom Handy, ohne VPN.

  2. Stufe 2

    Beantwortbar

    Jede Frage bekommt eine belegte Antwort, mit Quelle.

  3. Stufe 3

    Vorbereitet

    Ziel: ein Angebotsentwurf in zwei Stunden, ohne die Geschäftsführung.

  4. Stufe 4

    Besetzbar

    Wer ist frei? Ziel: die Antwort in zwei Tagen statt per Telefonkette.

  5. Stufe 5

    Sichtbar

    Ihre Fachbegriffe vorn bei Google und in der KI-Suche.

  6. Stufe 6

    Gefragt

    Ihr Büro wird gefragt, bevor ausgeschrieben wird.

Heute und in zwei Jahren

Fünf Momente aus jedem Planungsbüro. In jedem entscheidet ein Mensch.

Die Anfrage
HeuteEin Arbeitstag für Kalkulation und Angebot.
In zwei JahrenDrei ähnliche Projekte und ein Entwurf liegen daneben. Ziel: zehn Minuten.
Die Fachfrage von außen
HeuteDie Geschäftsführung ist beim Kunden, der Rückruf kommt abends.
In zwei JahrenDas Büro-Gedächtnis antwortet, mit Quelle.
Die Frage nach dem Stand
HeuteZehn Leute denken sich jedes Mal neu in ein Projekt hinein.
In zwei JahrenDas Cockpit zeigt, was läuft und was liegt.
Die Baubesprechung
HeuteSechzehn Seiten, fünf Stunden. Gelesen wird es nicht.
In zwei JahrenFoto und Satz der Gewerke werden zum Protokoll. Sie geben frei.
Die Rechnung
HeuteErbrachte Leistung wartet, niemand merkt es.
In zwei JahrenDas System meldet die fällige Abschlagsrechnung.

Der erste Schritt

Erst hinschauen. Dann entwickeln.

Vom Webinar zum Konzept in vier Schritten. Nach jedem entscheiden Sie.

  1. Schritt 1

    Webinar

    Live, mit echten Fragen aus Planungsbüros, gezeigt an einem Beispiel-Archiv. 60 Minuten, online, kostenlos.

    1

  2. Schritt 2

    Analysegespräch

    Wo es brennt, was es heute kostet, was anders sein soll. Wir fragen nach Zahlen.

    2

  3. Schritt 3

    Ihr Befund

    Am Tag danach: Ihr Büro, Ihre drei Engpässe in Ihren Worten und eine Skizze, wie es bei Ihnen aussähe.

    3

  4. Schritt 4

    Konzeptgespräch

    Welcher Baustein zuerst, mit festem Preis je Schritt. Sie entscheiden einzeln.

    4

So arbeiten wir

Acht Stufen. Dann der nächste Baustein.

Kein Softwarehaus. Wir schreiben Code, übertragen ihn auf Ihre Systeme, und er gehört Ihnen.

  1. 01

    Idee

    Das Analysegespräch    online
  2. 02

    Konzeption

    Der Befund    eine Seite
  3. 03

    Planung

    Das Konzept    Festpreis je Schritt
  4. 04

    Entwicklung

    Eigener Code    Ihr Code
  5. 05

    Implementierung

    Läuft im Büro    Kickoff bei Ihnen
  6. 06

    Einarbeitung

    Ihr Team arbeitet damit    Wochen 1 bis 4
  7. 07

    Verbesserung

    Messen und nachdrehen    Monat 2 bis 6
  8. 08

    Skalierung

    Der nächste Baustein    Ab Monat 6

Der nächste Baustein beginnt wieder bei der Idee. Der Kreis ist kleiner.

Aus Erfahrung

Warum nicht einfach ein Baustein?

Ein Betrieb nahm den ersten Baustein, dann ein Jahr nichts. Die Abläufe blieben dieselben, der Baustein allein war bald nichts mehr wert. Deshalb entwickeln wir den ersten nur, wenn die Reihenfolge dahinter steht.

Unsere Zusagen

  • Phasen von sechs Monaten, jede einzeln freigegeben.
  • Stop-Punkt in Monat drei.
  • Eine messbare Zusage, ablesbar im Cockpit.
  • Alles Entwickelte gehört Ihnen, ohne uns lauffähig.
  • Antwort am selben Werktag, Statusbericht jeden Monat.
  • Kickoff und Übergabe bei Ihnen im Haus.

Referenzen

Entwickelt, nicht vorgeführt.

Planungsbüros sind unser Schwerpunkt. Was wir dort entwickeln, läuft seit 2024 auch in Industrie, Anlagenbau und Handwerk. Über 15 Projekte, keine Labor-Demos.

Alle Referenzen

Anfragen laufen an einer Stelle zusammen und haben einen sichtbaren Stand.

Naturholz KästnerColditz · Sachsen · live seit März 2026

Reichweite

Wir sitzen in Leipzig. Arbeiten tun wir überall.

Per Video und Telefon, in allen sechzehn Ländern.

  • über

    15

    Projekte im Einsatz, jedes an eine gewachsene IT angeschlossen

    Gemessen · Eigene Projektliste · Stand 09/2026 · abgeschlossene und laufende Projekte, ohne Interessenten

  • seit

    2024

    im Betrieb, in Industrie, Anlagenbau, Handwerk und Planungsbüros

  • eigener Code

    100 %

    Keine Blackbox. Was wir entwickeln, gehört Ihnen.

Alle sechzehn Länder

Deutschlandweit.

  • Baden-Württemberg
  • Bayern
  • Berlin
  • Brandenburg
  • Bremen
  • Hamburg
  • Hessen
  • Mecklenburg-Vorpommern
  • Niedersachsen
  • Nordrhein-Westfalen
  • Rheinland-Pfalz
  • Saarland
  • Sachsen
  • Sachsen-Anhalt
  • Schleswig-Holstein
  • Thüringen

Förderung

Gibt es Förderung?

Förderung je nach Bundesland möglich, etwa in Sachsen. Wir prüfen für Ihr Büro, was gerade läuft.

Förderung je Bundesland

  • Per Video

    Systeme und Abläufe sehen wir uns aus der Ferne an. Das klappt in Kiel wie in Konstanz.

  • Kunden im ganzen Land

    Unsere Planungsbüros sitzen im Rheinland, in Brandenburg, Baden-Württemberg und Sachsen.

Ihre Daten

In Ihren Ordnern liegen fremde Bauvorhaben.

Deshalb steht der Rahmen fest, bevor wir etwas öffnen.

  • Vertrag nach Artikel 28

    Auftragsverarbeitung unterschrieben, bevor wir das erste Verzeichnis öffnen.

  • Nur in der EU

    Ihre Daten liegen und laufen auf Servern in der EU. Zugänge verschlüsselt, nur für Ihr Projekt.

  • Kein Training

    Ihre Daten fließen in kein Training. Neunzig Tage nach dem Ende löschen wir die Zugänge, schriftlich bestätigt.

Häufig gefragt

Was Büros uns als Erstes fragen.

Dreiundzwanzig Fragen aus echten Gesprächen, mit den Antworten, die wir auch am Telefon geben.

Wir nutzen längst ChatGPT im Büro. Wozu dann Sie?
ChatGPT kennt Ihre Projekte nicht. Es kommt nicht an Ihre Ablage, Ihre Nachweise, Ihre Post. Genau diese Verbindung entwickeln wir, damit jede Antwort aus Ihren Unterlagen kommt und belegt ist.
Wir prüfen jede Angabe zweimal. Wie verlässlich sind die Antworten?
Jede Antwort ist belegt: Sie nennt die Fundstelle in Ihren Unterlagen, statt etwas zu behaupten. Mit Ihren Daten wird kein Modell trainiert. Die Plausibilitätsprüfung bleibt bei Ihnen. Das Suchen übernimmt die Firmen-KI.
Am Ende steht unsere Unterschrift unter Gutachten und Plan. Bleibt das so?
Ja. Die Firmen-KI bereitet vor und nennt zu jeder Aussage die Quelle. Prüfen, freigeben und unterschreiben tun weiter Sie, mit Stempel und Unterschrift wie bisher.
Müssen wir unsere Ablage umstellen?
Nein. Wir arbeiten nach Ihrer Ordnung und hängen uns an Ihre gewachsene Struktur.
Was passiert mit unseren Projektdaten?
Vor dem ersten Zugriff unterschreiben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Nur Server in der EU, Zugänge verschlüsselt, kein Training. Neunzig Tage nach dem Ende löschen wir die Zugänge und bestätigen es schriftlich.
Zeichnet die KI für uns?
Nein. Entwurf, Ausführungsplanung und Statik bleiben bei Ihnen und in Ihrer Fachsoftware. Wir nehmen die Arbeit drumherum: Unterlagen finden, Post zuordnen, Protokolle und Angebote vorbereiten.
Unsere Fachsoftware hat schon eigene KI. Reicht das nicht?
Ihre Fachsoftware bleibt, mit allem, was sie kann. Sie kennt aber nur sich selbst. Wir setzen zwischen den Programmen an, dort, wo Mails, Protokolle und Projektwissen heute auseinanderlaufen.
Was kostet das?
Das steht im Konzept, Punkt für Punkt, mit festem Preis je Schritt. Sie entscheiden jeden einzeln und müssen nichts davon nehmen.
Alle 23 Fragen
Kommen Sie zu uns ins Büro?
Muss nicht sein. Gesprochen wird per Video und Telefon, deshalb arbeiten wir bundesweit. Zum Kickoff und zur Übergabe kommen wir ins Haus.
Binden wir uns damit an ein bestimmtes Produkt?
Nein. Eigener Code, dokumentiert, ohne Lizenz, die Ihnen jemand kündigen kann. Weiterpflegen kann ihn auch jemand anderes.
Gibt es Fördermittel dafür?
Förderung je nach Bundesland möglich, etwa in Sachsen. Wir prüfen für Ihr Büro, was gerade läuft.
Unsere Daten liegen auf dem eigenen Server, nicht in der Cloud. Geht das trotzdem?
Ja, so ist es in den meisten Büros. Ein kleiner Rechner liest die Ablage, die Originale bleiben, wo sie sind. Die Einrichtung dauert einen halben Tag, danach geht die Suche auch vom Handy.
Geht das auch komplett ohne Cloud, als lokale KI auf unserem Server?
Ja. Die KI läuft dann komplett im Haus: eigener Server, offene Sprachmodelle, Rechte aus Ihrem Active Directory. Ein solcher Server trägt etwa zwanzig Nutzer.
Wir haben uns schon eigene GPTs gebaut, für Bauanträge und Wettbewerbe. Ist das umsonst?
Im Gegenteil. Wir übernehmen Ihre Anweisungen in eine Umgebung, die Ihnen gehört, und bringen sie an Ihre Projekte heran.
Können wir unsere Handwerker zwingen, digital zu dokumentieren?
Nein. Die Gewerke schicken, was sie ohnehin nutzen: ein Foto und einen Satz per WhatsApp oder Mail. Daraus entstehen Protokoll und Bautagebuch für Ihre Bauüberwachung.
Darf man die Baubesprechung einfach aufnehmen?
Nur mit Einverständnis aller am Tisch, projektweise entschieden. Bei der öffentlichen Hand raten wir ab.
Was unterscheidet Sie von einer KI-Weiterbildung?
Eine Schulung macht einzelne Mitarbeitende schlauer. Wir machen die Firma schlau: Das Wissen aus Ablage, Post und Projekten wird für alle befragbar, jede Antwort belegt.
Wer muss bei Ihnen dabei sein?
Die Geschäftsführung und die Person, die im Büro einträgt, oft die Assistenz. Sie weiß, was passiert, bevor ein Projekt eine Nummer hat.
Ist das so ein KI-Gehirn für unser Büro?
Ja. Das Büro-Gedächtnis ist eine eigene KI, die nur aus Ihren Unterlagen antwortet und die Quelle nennt. Manche sagen Firmen-KI, Wissensdatenbank oder interner Wissensspeicher.
Ist das Cockpit ein CRM?
Ja, und mehr. Ein CRM hört beim Auftrag auf. Das Cockpit zeigt dazu Projektstand, Fristen und Abschlagsrechnungen.
Brauchen wir wirklich Marketing und Google? Wir leben von Empfehlungen.
Ihre Website und Google sind die Tür für neue Anfragen. Wer bei den eigenen Fachbegriffen nicht vorn steht, verliert den Anruf an Vermittler oder Wettbewerber.
Ersetzt das Leute?
Nein. Ihre Leute suchen, tragen nach und telefonieren hinterher weniger. Auslegung und Preis entscheiden weiter Menschen.
Wir wollen gar nicht wachsen. Lohnt sich das trotzdem?
Es geht nicht um mehr Aufträge. Es geht darum, dass das Wissen im Büro bleibt, auch bei Urlaub, Krankheit oder Nachfolge, und dass nicht jedes Projekt bei null anfängt. Unser Ziel: Die Zeit, die heute ins Suchen geht, bleibt für die eigentliche Arbeit.

Das Team

Die Menschen dahinter.

Max und Eric, PhoenixOne AI
Leipzig · Rathenaustraße 23

Head of Development

Max

Entwickelt, was im Konzept steht. Ihr Ansprechpartner für Systeme und Datenschutz.

Vertrieb

Eric

Führt das Analysegespräch. Fragt nach Zahlen, nicht nach Ihrem Interesse an KI.

Und die, die im Hintergrund entwickeln

Nach Fachrichtung

KI für Ihre Fachrichtung.

Dieselbe Firmen-KI, je Fach mit den Programmen, Normen und Unterlagen, die dort zählen.

Alle Themen zu KI im Planungsbüro
KI im ArchitekturbüroVon der Vorplanung bis zur Objektüberwachung
KI im IngenieurbüroAnlagenbau, Infrastruktur, Prüfung
KI im StatikbüroNachweise, Prüfstatik, Bestandswissen
KI im TGA-BüroHeizung, Lüftung, Sanitär, Elektro, koordiniert
KI im BauphysikbüroWärme, Schall, Feuchte, Nachweise mit Fundstelle
KI im BrandschutzbüroKonzepte, Nachweise, Abweichungen, belegt
KI im VermessungsbüroAufträge, Akten, Amtsverkehr, ohne Doppelerfassung
KI im ProjektsteuerungsbüroTermine, Kosten, Qualitäten, ohne zehn Listen
KI im TiefbaubüroTräger öffentlicher Belange, Leitungen, Vergabe
KI im LandschaftsarchitekturbüroFreianlagen, Wettbewerbe, Artenschutz, Pflege
KI im ProjektentwicklungsbüroMachbarkeit, Baurecht, Wirtschaftlichkeit
KI im SiGeKo-BüroBaustellenverordnung, Pläne, Begehungen, Protokolle
KI im SachverständigenbüroGutachten, Nachweise, Förderanträge, Wiederholung

Weiterlesen

Im Detail nachlesen.

Fachartikel zu Programmen und Abläufen, Beiträge aus unserer Arbeit.

Fachartikel

Autodesk RevitParameter, Mengen und Planstände auslesen, ohne das Modell anzufassen
AutoCADSchriftfelder, Layer und Ausgabestände lesen, statt Listen zu pflegen
AllplanÜber IFC und Mengenauszüge lesen, ohne in die Bearbeitung einzugreifen
Alle Fachartikel

Fachbeiträge zum Thema

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Bauprotokoll per WhatsApp: Wie die Baustelle dokumentiert, ohne Bericht zu schreibenDie Baubesprechung ist am Dienstag, das Protokoll am Freitag, und die Gewerke erfahren es beim nächsten Termin. Wie aus Sprachnotiz und Foto am selben Tag ein verteiltes Protokoll wird, und was dabei beim Menschen bleibt.

Aus der Praxis

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Der nächste Schritt

Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.

Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Wie das geht, zeigen wir im Webinar: live mit Ronja, Eric und Max, mit echten Fragen aus Planungsbüros, gezeigt an einem Beispiel-Archiv. 60 Minuten, online, kostenlos. Nur für Planungs-, Ingenieur- und Architekturbüros.

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