Bautagebuch
Aus Foto, Satz und Sprachnotiz, im richtigen Projekt
KI im Architekturbüro
Effizienter planen, weniger verwalten
dort, wo die Zeit verschwindet.
Sie planen Gebäude und verbringen den halben Tag mit Suchen, Abtippen und Nachtelefonieren. Wir zeigen Ihnen, welcher Teil dieser Arbeit sich abnehmen lässt und welcher bei Ihnen bleibt.
- Für wen
- Büroleitung ab fünf Mitarbeitenden
- Aufwand
- 15 Arbeitstage bis zum Fahrplan
- Förderung
- Wird für Ihr Bundesland geprüft
- Datenhaltung
- In Ihrem Büro oder im Rechenzentrum in Frankfurt
- Erster Schritt
- Webinar am 2. November, danach Ihr Analysegespräch
Kurz gesagt
KI hilft im Architekturbüro dort am meisten, wo Text aus vorhandenen Unterlagen entsteht: Bauprotokolle aus Fotos und Sprachnotizen der Gewerke, Anschreiben an Träger öffentlicher Belange, Bauantragsunterlagen und Wettbewerbsauszüge aus dreihundert Seiten Ausschreibung. Entwurf, Gestaltung und jede Freigabe bleiben bei Ihnen. Der größte Hebel liegt in Leistungsphase 3 bis 8, wo dieselben Angaben mehrfach in verschiedene Programme wandern.
Stand: Oktober 2026
Sie haften für die Herleitung, auch wenn ein anderer sie geliefert hat.
Anwendungen
Sechs Stellen, an denen es sich im Architekturbüro lohnt
Alle sechs stammen aus Audits in Architekturbüros, mit denen wir gearbeitet haben. Keine Ideensammlung.
01 · Was hereinkommt
- Bauprotokoll und Bautagebuch aus Foto, Satz und Sprachnotiz der Gewerke, statt fünf Stunden am Schreibtisch für sechzehn Seiten
- Träger öffentlicher Belange zum Projektort finden und anschreiben, Nachfassfristen laufen im System statt im Kopf
02 · Was daraus wird
- Bauantragsunterlagen gegen die Landesbauordnung auf Vollständigkeit prüfen, bevor die Nachforderung kommt
- Wettbewerbsauszug aus dreihundert Seiten Ausschreibung, mit Referenzen aus den eigenen Projekten
03 · Was danach anders ist
- Bestandsprojekte durchsuchbar machen, auch die aus der Zeit vor dem heutigen Ablagesystem
- Mailverkehr dem richtigen Projekt zuordnen, ohne dass jemand jede zweite Mail vergisst
Der Engpass
Warum es im Architekturbüro besonders weh tut
Sie arbeiten projektbezogen, aber dieselbe Sache trägt vier Nummern in vier Programmen. Aufgaben laufen zu je einem Drittel über Notion, Mail und Telefon. Ein Bauprotokoll kostet fünf Stunden, und die Gewerke rufen trotzdem an, bevor sie es lesen. Das kostet nicht Minuten, sondern Stunden pro Woche und Person.
Im Detail
Was ist in Ihrem Alltag anders
Die neun Leistungsphasen der HOAI beschreiben einen Ablauf, den Sie so kaum je durchlaufen. In der Praxis überlappen sich bei Ihnen Ausführungsplanung und Vergabe, und die Objektüberwachung beginnt, bevor die letzte Detailzeichnung fertig ist. Genau in diesen Überlappungen entstehen die Unterlagen, die später niemand mehr zuordnen kann: eine Freigabe per Mail, eine Änderung im Telefonat, eine Zeichnung mit dem Datum von gestern.
Dazu kommt, dass Sie als Entwurfsverfasser haften, auch für das, was andere beigetragen haben. Wenn die Fachplanung eine Annahme trifft und Sie sie übernehmen, ist die Herleitung Ihr Problem, sobald jemand fragt. Ohne auffindbare Quelle zu jeder Festlegung wird aus einer sachlichen Frage schnell ein Streit über Erinnerungen.
Für KI heißt das: Der Nutzen liegt nicht beim Entwerfen, sondern bei allem, was ihn umgibt. Bauprotokolle aus Fotos und Sprachnotizen, Anfragen erfassen und nachfassen, Auflagen aus vergleichbaren Projekten wiederfinden, Schriftverkehr vorbereiten. Entwurf und Freigabe bleiben bei Ihnen, und das soll auch so bleiben.
Ablauf
So kommen Sie dahin
- 01
Analysegespräch
45 Minuten per Video, kostenlos und unverbindlich. Wir fragen nach Anfragen, Aufträgen und Protokollstunden, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
- 02
Audit
Nach dem Konzeptgespräch fünfzehn Arbeitstage mit festem Enddatum. Ihre Ablaufkarte von der Anfrage bis zur Rechnung, am Ende ein Plan mit Festpreis je Schritt.
- 03
Umsetzung
Sie entscheiden Schritt für Schritt. Jeder Baustein läuft, bevor der nächste beginnt, und gehört Ihnen ab Tag eins.
Bausteine
Was wir dafür entwickeln
Baustein 1
Baustellen-Agent im DetailBaustellen-Agent: Die Gewerke schicken Foto und Satz per WhatsApp, das Protokoll entsteht im richtigen Projekt
Baustein 2
Büro-Gedächtnis im DetailBüro-Gedächtnis: Ihr KI-Gedächtnis aus Projekten, Nachweisen und Angeboten, mit Quelle zu jeder Antwort
Baustein 3
Projekt- und Fristen-Radar im DetailProjekt- und Fristen-Radar: Projektstand und fällige Abschlagsrechnungen sichtbar, ohne nachzufragen
Rechenbar
Effizienzsteigerung, und zwar die rechenbare
Effizienzsteigerung ist ein großes Wort. Hier steht die Rechnung dahinter: Der größte Einzelposten im Planungsbüro ist die Suche, und das ist der Hebel. Erfahrungswerte aus Büros Ihrer Größe, als Spanne, weil jedes Büro anders abgelegt hat.
Worin die Zeit steckt
- Vergleichbare Grundrisse, Details und Bauteilaufbauten aus eigenen Projekten
- Auflagen und Nebenbestimmungen aus Genehmigungen ähnlicher Vorhaben
- Wer hat was wann freigegeben, wenn ein Jahr später jemand nachfragt
- Suche nach Referenzprojekten: grob auf die Hälfte bis ein Drittel
- Normen- und Regelwerksrecherche: circa die Hälfte weniger
- Protokolle und wiederkehrende Berichtsteile: circa ein Drittel bis die Hälfte weniger
| Abteilung | Heute | Erreichbar |
|---|---|---|
| Fachplanung | circa 15 bis 25 % | etwa halbieren |
| Bauleitung und Überwachung | circa 10 bis 20 % | etwa halbieren |
| Konstruktion und CAD | circa 10 bis 15 % | ein Drittel weniger |
| Verwaltung und Sekretariat | circa 10 bis 20 % | ein Drittel weniger |
Abgelesen · Externer Beratungsbericht für ein Ingenieurbüro dieser Größe, dazu eigene Audits · Stand 09/2026 · Spanne über mehrere Abteilungen, bewusst keine Punktwerte
Angenommen · Erwartungswert aus den Audits, nicht nachgemessen · Stand 09/2026 · was mit einer durchsuchbaren Wissensbasis erreichbar ist
In einem Büro mit fünfzehn bis zwanzig Mitarbeitenden summiert sich das auf mehrere hundert Stunden im Monat. Gerechnet mit den internen Stundensätzen ist das ein fünfstelliger Betrag im Monat, sechsstellig im Jahr.
Bei gut aufbereitetem Bestand geht deutlich mehr. Das Finden dauert dann Sekunden: eine Frage, eine Antwort, die Fundstelle daneben. Auf null geht es trotzdem nicht, und das ist Absicht. Was bleibt, ist das Prüfen: Wer einen Nachweis unterschreibt, öffnet die Quelle, statt einer Antwort zu glauben. Aus einer Stunde Suchen wird eine Minute Nachschlagen.
Wie weit es geht, hängt an Ihrem Bestand, nicht am Modell. Zwanzig Jahre als gescanntes PDF ohne Volltext findet auch das beste System nicht. Was davon in welchem Zustand ist, sagt Ihnen das Audit.
Erfahrungswerte aus Beratungs- und Auditgesprächen mit Planungs- und Ingenieurbüros dieser Größenordnung. Bewusst als grobe Spanne angegeben: Das sind Anhaltspunkte, keine Zusage für Ihr Büro.
Das sind fremde Büros, nicht Ihres. Die Spalte, die zählt, entsteht im Audit: Wir messen Ihre Suchzeit in Ihren Abteilungen, mit Ihren Stundensätzen, und schreiben sie in den Plan.
Zielgruppen
Für wen sich das lohnt
Inhaberinnen und InhaberSie wollen wissen, ob sich das rechnet, bevor Sie Geld ausgeben. Das Audit beantwortet genau das, mit Ihren eigenen Stundensätzen.
BauleitungIhr Telefon klingelt ab 5:55 Uhr. Die Gewerke schicken künftig Foto und Satz, das Protokoll entsteht daraus, Sie geben frei.
AssistenzSie sehen, was passiert, bevor ein Projekt eine Nummer hat. Träger öffentlicher Belange, Absagen, Nachfassfristen laufen im System statt auf Zetteln.
Nachschlagen
Fachwörter auf dieser Seite
Fragen
Häufig gefragt
Müssen wir unsere Ablage vorher umstellen?
Nein. Wir setzen auf die Ablage auf, die Sie haben. Eine gewachsene Ordnerstruktur ist das Gedächtnis Ihres Büros, kein Chaos, das man wegräumt.
Was passiert mit den Bauherrendaten?
Die Originale bleiben in Ihrem Büro. Es gibt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO, Verarbeitung nur in der EU, kein Training mit Ihren Daten.
Ersetzt das unser CAD?
Nein. Allplan, ArchiCAD oder Revit bleiben, wie sie sind. Wir setzen daneben an: bei Post, Protokoll, Ablage und Wiederfinden.
Können wir die Handwerker zwingen, digital zu dokumentieren?
Nein, und das ist auch nicht nötig. Der Baustellen-Agent nimmt den Kanal, den die Gewerke ohnehin nutzen: ein Foto, ein Satz, per WhatsApp. Wer nicht liefert, wird erinnert, ohne dass Sie anrufen.
Gibt es Fördermittel dafür?
Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt.
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ArchicadÜber IFC und Listen lesen, Planstände führen, Projektwissen erschließen
AllplanÜber IFC und Mengenauszüge lesen, ohne in die Bearbeitung einzugreifen
VectorworksÜber IFC und Berichte lesen, ohne in die Zeichnung zu greifen
SketchUpVarianten und ihre Begründung erhalten, nicht nur die letzte Datei
EnscapeJedes Bild weiß, aus welchem Planstand es stammt
TwinmotionWas in der Präsentation gezeigt wurde, bleibt belegbar
Rhino und GrasshopperEigene Definitionen wiederfinden statt neu zusammenzustecken
Der nächste Schritt
Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.
Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Wie das geht, zeigen wir im Webinar: live mit Ronja, Eric und Max, mit echten Fragen aus Planungsbüros, gezeigt an einem Beispiel-Archiv. 60 Minuten, online, kostenlos. Nur für Planungs-, Ingenieur- und Architekturbüros.