KI und Bautagebuch

Bautagebuch mit KI
aus dem, was die Gewerke ohnehin schicken.

Sechzehn Seiten Bauprotokoll, mit Fotos und Bautagebuch fünf Stunden Arbeit. Und die Gewerke rufen trotzdem an, bevor sie es lesen.

Zum Webinar am 2. NovemberAlle Themen
Für wen
Büros mit Bauleitung in Leistungsphase 8
Aufwand
15 Arbeitstage bis zum Fahrplan
Förderung
Wird für Ihr Bundesland geprüft
Datenhaltung
In Ihrem Büro oder im Rechenzentrum in Frankfurt
Erster Schritt
Webinar am 2. November, danach Ihr Folgetermin

Das Bautagebuch entsteht mit KI aus dem, was die Gewerke ohnehin haben: ein Foto, ein Satz oder eine Sprachnotiz per WhatsApp. Daraus werden Bautagebuch und Bauprotokoll im Format Ihrer Bauleitungssoftware, mit Wetter, Anwesenheit und Bauteil. Sie lesen, korrigieren und geben frei. Ein Architekturbüro brauchte vorher fünf Stunden je Protokoll.

Stand: September 2026

Ein Kupferring, um den sechs aufrechte Glasplatten wie Themen angeordnet sind, in der Mitte eine Recheneinheit
Jedes dieser Themen steht für sich, und alle laufen auf denselben Punkt zu: Ihre eigenen Unterlagen sollen Auskunft geben.

Sechs Stellen, an denen es sich beim Bautagebuch lohnt

Alle sechs stammen aus einem Architekturbüro mit eigener Bauleitung und elf Leuten. Keine Ideensammlung.

  1. 01

    Tageseintrag aus Sprachnotiz der Bauleitung, im Format Ihres Bautagebuchs, mit Datum und Wetter

  2. 02

    Fotos der Gewerke per WhatsApp, automatisch dem Tag, dem Gewerk und dem Bauteil zugeordnet

  3. 03

    Bauprotokoll der Baubesprechung als Entwurf aus Notizen und Fotos, statt sechzehn Seiten am Schreibtisch

  4. 04

    Anwesenheit je Firma und Zählerstände per Klick, wie es Ihre Software ohnehin kann, nur gefüttert

  5. 05

    Erinnerung an Gewerke, die ihre Fotodokumentation schuldig bleiben, obwohl sie im Leistungsverzeichnis steht

  6. 06

    Verteilung an alle Beteiligten, mit Link für den Bauherrn, für seine Unterlagen

Für wen sich das lohnt

Bauleitung

Sie sprechen nach dem Termin ins Telefon. Der Eintrag steht, bevor Sie zurück im Büro sind.

Geschäftsführung

Sie zahlen heute vier Stunden je Protokoll. Danach zehn Minuten Prüfung, bei gleicher Beweiskraft.

Bauherr

Er bekommt einen Link mit dem Tagesbericht, statt nach dem Stand zu fragen.

Warum das Protokoll niemand liest

Entweder die Gewerke rufen an und wissen dann nichts mehr davon, also muss alles im Protokoll und im Aufgabentool stehen. Der Elektriker war fertig, die Schalung schon zu, der Elektroplaner konnte nicht abnehmen. Drei bis vier Stunden Telefonate. Und der Bauverzug landet als Koordinationspflicht in Ihrer Haftpflicht. Kein Handwerker arbeitet mit Ihrer Software. Aber keiner sagt: Mein WhatsApp geht nicht.

Warum das Bautagebuch fast immer zu spät entsteht

Ihr Bautagebuch soll den Bauablauf festhalten: Wetter, anwesende Firmen, Leistungsstand, Behinderungen, Anweisungen. In der Praxis schreiben Sie es abends oder am Wochenende aus Erinnerung und Fotos, und je später es entsteht, desto weniger taugt es als Beleg. Genau dann wird es gebraucht, wenn es um Behinderungen und Bauzeitverlängerung geht.

Der praktische Wert liegt nicht in der Vollständigkeit, sondern in der Datierung. Ein Eintrag, der belegt, dass am zwölften eine Vorleistung fehlte, ist mehr wert als zwanzig Seiten allgemeiner Beschreibung. Fotos mit Zeitstempel und kurze Notizen vom Tag selbst schlagen jeden rekonstruierten Bericht.

Für KI heißt das: Aus Fotos und Sprachnotizen der Gewerke am selben Tag einen Entwurf erzeugen, den Sie prüfen und freigeben, statt ihn abends neu zu schreiben. Der Eintrag bleibt Ihre Aussage, aber er entsteht, während die Erinnerung noch stimmt.

Was wir dafür entwickeln

  1. 1

    Baustellen-Agent: Bauprotokoll und Bautagebuch per WhatsApp, Erinnerung an die Gewerke inklusive

    Baustellen-Agent im Detail
  2. 2

    Projekt- und Fristen-Radar: Bauablauf und Abnahmetermine sichtbar, ohne nachzufragen

    Projekt- und Fristen-Radar im Detail
  3. 3

    Büro-Gedächtnis: Ihr KI-Gedächtnis, in dem jeder Bautag mit Foto und Datum auffindbar bleibt

    Büro-Gedächtnis im Detail

Ein Bautagebuch vom Wochenende belegt nichts. Es beschreibt nur, woran sich jemand erinnert.

PhoenixOne AI

So kommen Sie dahin

  1. Schritt 1

    Erstgespräch

    Dreißig Minuten per Video. Wir fragen nach Anfragen, Aufträgen und Stunden, nicht nach Ihrem Interesse an KI.

  2. Schritt 2

    Audit

    Fünfzehn Arbeitstage mit festem Enddatum. Ihre Ablaufkarte von der Anfrage bis zur Rechnung, am Ende ein Plan mit Festpreis je Schritt.

  3. Schritt 3

    Umsetzung

    Sie entscheiden Schritt für Schritt. Jeder Baustein läuft, bevor der nächste beginnt, und gehört Ihnen ab Tag eins.

◆Fachwörter auf dieser Seite

Im Detail als Fachartikel

Was Betriebe an dieser Stelle fragen

Einwand

Darf man die Baubesprechung aufnehmen?

Nur mit Einverständnis aller am Tisch, projektweise entschieden. Bei der öffentlichen Hand raten wir ab. Der Agent braucht die Aufnahme nicht, er braucht Foto und Satz.

Einwand

Was ist mit Gewerken, die alles auf Papier wollen?

Die bekommen das Protokoll als PDF per Mail, wie heute. Der Unterschied ist, dass es nicht mehr fünf Stunden kostet.

Einwand

Ersetzt das unsere Bauleitungssoftware?

Nein. Pro Report, Pro Plan oder was Sie nutzen bleibt. Der Agent füttert sie, statt dass Sie es abends am Schreibtisch tun.

Einwand

Hat ein Bautagebuch aus WhatsApp Beweiskraft?

Das Bautagebuch ist das, was Sie freigeben, mit Datum, Foto und Verfasser. Wo die Information herkam, ändert daran nichts. Die Freigabe bleibt bei der Bauleitung.

Einwand

Gibt es Fördermittel dafür?

Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt.

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