Schriftverkehr und Mailflut
Siebzig Mails am Tag, jede beim richtigen Projekt
KI und Protokolle
Jour-fixe-Protokolle mit KI
Aufgaben, die nicht liegen bleiben.
Zehn Besprechungen im Monat, ein Protokoll je Termin, Aufgaben in Outlook. Und in der nächsten Besprechung fragt jemand, ob das erledigt ist.
- Für wen
- Büros mit regelmäßigen Projektbesprechungen
- Aufwand
- 15 Arbeitstage bis zum Fahrplan
- Förderung
- Wird für Ihr Bundesland geprüft
- Datenhaltung
- In Ihrem Büro oder im Rechenzentrum in Frankfurt
- Erster Schritt
- Webinar am 2. November, danach Ihr Analysegespräch
Kurz gesagt
KI hilft bei Jour-fixe-Protokollen, indem sie aus Notizen oder einer Sprachnotiz nach der Besprechung das Protokoll im Format Ihres Büros erstellt, Aufgaben mit Person und Frist herauszieht und sie im Cockpit verfolgt. Vor der nächsten Besprechung liegt vor, was erledigt ist und was liegt. Sie lesen, korrigieren, geben frei.
Stand: Oktober 2026
Bausteine
Was wir dafür entwickeln
Baustein 1
Cockpit im DetailCockpit: Ihr CRM plus Projektstand, in dem jede Aufgabe aus der Besprechung mit Person und Frist liegt
Baustein 2
Büro-Gedächtnis im DetailBüro-Gedächtnis: Ihr KI-Gedächtnis, in dem jede Entscheidung mit Datum auffindbar bleibt
Baustein 3
Post-Lotse im DetailPost-Lotse: Protokolle und Mails beim richtigen Projekt, nach Ihrer Ordnung
Anwendungen
Sechs Stellen, an denen es sich bei Protokollen lohnt
Alle sechs stammen aus Audits in Büros mit zehn und mehr Besprechungen im Monat. Keine Ideensammlung.
- 01Protokoll aus Notizen oder Sprachnotiz, im Format Ihres Büros, mit Teilnehmern und Datum
- 02Aufgaben mit Person und Frist herausziehen, zugeordnet zum Projekt, nicht zum Postfach
- 03Erinnerung an die Person, bevor die nächste Besprechung kommt, nicht in der Besprechung
- 04Agenda für die nächste Besprechung aus offenen Punkten, automatisch vorbereitet
- 05Entscheidungen im Büro-Gedächtnis auffindbar: Was haben wir im März zum Fassadenaufbau beschlossen?
- 06Bauherrenbesprechungen als Kurzfassung für den Bauherrn, ohne interne Punkte
Ein Protokoll hält nicht fest, was gesagt wurde. Es hält fest, was gilt.
Der Engpass
Warum Aufgaben aus Besprechungen verschwinden
Sobald eine Aufgabe delegiert ist, lässt sich ihr Status nicht mehr verfolgen. So stand es im ersten Befund eines Audits. Aufgaben laufen zu je einem Drittel über das Aufgabentool, Mail und Telefon. Wer wissen will, ob etwas erledigt ist, fragt. Und in einem Büro mit zehn Besprechungen im Monat fragt jemand jeden Tag.
Im Detail
Was ein Protokoll leisten muss, damit es zählt
Ihr Besprechungsprotokoll hält nicht fest, was gesagt wurde, sondern was gilt. Entscheidend sind für Sie drei Dinge je Punkt: was entschieden wurde, wer zuständig ist, bis wann. Alles andere ist Beiwerk. Protokolle, die den Gesprächsverlauf nacherzählen, werden nicht gelesen und haben deshalb auch keine Wirkung.
Die zweite Frage ist der Widerspruch. Ein Protokoll gilt in der Praxis als anerkannt, wenn niemand innerhalb der vereinbarten Frist widerspricht, und genau deshalb muss es zeitnah versendet werden. Ein Protokoll, das drei Wochen später kommt, hat seine Funktion verloren, auch wenn es inhaltlich stimmt.
Für KI heißt das: Aus Notizen oder Aufzeichnung einen Entwurf erzeugen, der Beschlüsse, Zuständige und Fristen trennt, offene Punkte aus dem letzten Protokoll mitführen, Fristen nachhalten. Was im Protokoll steht, verantworten weiterhin Sie.
Ablauf
So kommen Sie dahin
- 01
Analysegespräch
45 Minuten per Video, kostenlos und unverbindlich. Wir fragen nach Anfragen, Aufträgen und Stunden, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
- 02
Audit
Nach dem Konzeptgespräch fünfzehn Arbeitstage mit festem Enddatum. Ihre Ablaufkarte von der Anfrage bis zur Rechnung, am Ende ein Plan mit Festpreis je Schritt.
- 03
Umsetzung
Sie entscheiden Schritt für Schritt. Jeder Baustein läuft, bevor der nächste beginnt, und gehört Ihnen ab Tag eins.
Zielgruppen
Für wen sich das lohnt
Geschäftsführung
Sie fragen heute nach, wo etwas steht. Danach sehen Sie es, ohne zu fragen.
Projektleitung
Sie schreiben das Protokoll nach der Besprechung. Danach sprechen Sie es ein und prüfen den Entwurf.
Team
Aufgaben kommen heute per Mail, Tool und Zuruf. Danach an einer Stelle, mit Frist.
Fragen
Was Betriebe an dieser Stelle fragen
Einwand
Muss die Besprechung aufgenommen werden?
Nein. Notizen oder eine Sprachnotiz danach reichen. Aufnahmen nur mit Einverständnis aller, und bei Bauherren der öffentlichen Hand raten wir ab.
Einwand
Erinnert das System jeden Tag an dieselbe Aufgabe?
Nein. Was keiner will, ist genau das. Es erinnert vor der Frist und vor der nächsten Besprechung, sonst schweigt es.
Einwand
Was ist mit unserem Aufgabentool?
Wenn Sie eines haben, das genutzt wird, schreibt das Cockpit dorthin. Wenn es zu einem Drittel genutzt wird, ersetzt das Cockpit die anderen zwei Drittel.
Einwand
Landen interne Punkte beim Bauherrn?
Nein. Die Kurzfassung für den Bauherrn enthält nur, was ihn betrifft. Sie geben sie frei.
Einwand
Gibt es Fördermittel dafür?
Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt.
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Der nächste Schritt
Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.
Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Wie das geht, zeigen wir im Webinar: live mit Ronja, Eric und Max, mit echten Fragen aus Planungsbüros, gezeigt an einem Beispiel-Archiv. 60 Minuten, online, kostenlos. Nur für Planungs-, Ingenieur- und Architekturbüros.