KI und Posteingang
KI gegen die Mailflut
jede Mail beim richtigen Projekt.
Anfragen kommen meistens per Mail, meistens als erstes in der Geschäftsführung, zwischen fünfzig anderen. Im Ausgang ist immer am wenigsten drin, weil das jeder zweite vergisst.
Kurz gesagt
KI hilft gegen die Mailflut, indem sie eingehende Mails und Anhänge dem richtigen Projekt zuordnet, Termine und Fristen daraus als Vorschlag einträgt, neue Anfragen als Vorgang anlegt und Antworten auf wiederkehrende Fragen vorbereitet. Nach Ihrer Ordnung, in Ihrem Postfach. Bei einem Büro waren es 47 bis 70 Mails am Tag in der Geschäftsführung.
Stand: September 2026
Warum Mails verloren gehen
Man muss die Mails zum Projekt in den Projektordner speichern, was gerade nicht funktioniert. Früher konnte man draufdrücken, dann war es drin. Wenn Absprachen am Telefon waren, erinnert sich meistens sowieso keiner mehr daran. Und zwei Sekretariate mussten erst nachsehen, ob sie eine Mail überhaupt weitergeleitet hatten.
Was die Mailflut mit Ihrem Projekt macht
Ihr Projektwissen liegt zu einem großen Teil in Postfächern, und zwar in mehreren gleichzeitig. Eine Freigabe steht in der Mail an die Bauleitung, die Änderung im Anhang einer anderen, und die Absage kam per Telefon und wurde nie festgehalten. Wer eine Woche krank ist, hinterlässt eine Lücke, die niemand schließen kann.
Das eigentliche Risiko ist nicht der Zeitverlust, sondern der Verlust der Beweiskette. Im Streitfall zählt, wer wann was zugesagt hat. Wenn diese Zusage in einem persönlichen Postfach liegt, das niemand sonst einsehen darf, existiert sie praktisch nicht.
Für KI heißt das: Schriftverkehr dem richtigen Projekt zuordnen, Zusagen und Fristen sichtbar machen, Antwortentwürfe aus dem vorhandenen Verlauf vorbereiten. Gesendet wird weiterhin von Ihnen, und niemand sieht mehr, als er ohnehin sehen darf.
Sechs Stellen, an denen es sich im Postfach lohnt
Alle sechs stammen aus Audits in Büros mit Outlook und Serverordnern. Keine Ideensammlung.
- Mail und Anhänge dem Projekt zuordnen, aus Betreff, Projektnummer, Absender oder Inhalt
- Termine und Fristen aus dem Text als Vorschlag im Kalender, mit Verweis auf die Mail
- Neue Anfragen als Vorgang anlegen, mit Vorprojektnummer, nicht als Postfachleiche
- Antwortentwürfe für wiederkehrende Fragen: Stand des Projekts, Unterlagen, Termine, in Ihrem Ton
- Telefonnotiz per Sprachnotiz nach dem Anruf, abgelegt im Projekt mit Datum und Gesprächspartner
- Ausgangsmails automatisch beim Projekt, auch die, die sonst jeder zweite vergisst
Was wir dafür entwickeln
- 1
Post-Lotse: Posteingang beim richtigen Projekt, Termine erkannt, Anfragen als Vorgang
Post-Lotse im Detail - 2
Cockpit: Ihr CRM plus Projektstand, in dem neue Anfragen und offene Mails sichtbar sind
Cockpit im Detail - 3
Nachfass-Agent: Follow-up für Mails, die eine Antwort brauchen und keine bekommen haben
Nachfass-Agent im Detail
Eine Zusage in einem persönlichen Postfach existiert im Streitfall praktisch nicht.
Für wen sich das lohnt
Geschäftsführung
Sie sortieren heute fünfzig Mails am Tag. Danach sehen Sie, was neu ist und was liegt, der Rest ist abgelegt.
Assistenz
Sie leiten weiter und wissen später nicht mehr, ob. Danach steht es im Projekt, mit Datum.
Projektleitung
Sie suchen die Mail zum Projekt. Danach liegt sie dort, auch die aus dem Ausgang.
So kommen Sie dahin
- 01
Erstgespräch
Dreißig Minuten per Video. Wir fragen nach Anfragen, Aufträgen und Stunden, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
- 02
Audit
Fünfzehn Arbeitstage mit festem Enddatum. Ihre Ablaufkarte von der Anfrage bis zur Rechnung, am Ende ein Plan mit Festpreis je Schritt.
- 03
Umsetzung
Sie entscheiden Schritt für Schritt. Jeder Baustein läuft, bevor der nächste beginnt, und gehört Ihnen ab Tag eins.
Häufig gefragt
Liest die KI unsere gesamte Korrespondenz?
Sie liest, was sie zuordnen soll, und speichert die Zuordnung. Inhalte bleiben in Ihrem Postfach und Ihren Ordnern. Postfächer und Ordner können Sie ausnehmen.
Antwortet die KI selbst?
Nur als Entwurf. Geschickt wird von Ihnen, in Ihrem Namen. Standard ist Vorschlag, nicht Versand.
Müssen wir unsere Ordner umstellen?
Nein. Der Lotse lernt Ihre Ordnung und hält sie ein. Eine gewachsene Struktur ist das Gedächtnis Ihres Büros.
Was ist mit Anrufen?
Nach dem Anruf sprechen Sie eine Sprachnotiz ein. Der Lotse legt sie im Projekt ab. Dann erinnert sich später doch jemand.
Gibt es Fördermittel dafür?
Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt.
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