KI und Posteingang
Anfragen kommen meistens per Mail, meistens als erstes in der Geschäftsführung, zwischen fünfzig anderen. Im Ausgang ist immer am wenigsten drin, weil das jeder zweite vergisst.
Kurz gesagt
KI hilft gegen die Mailflut, indem sie eingehende Mails und Anhänge dem richtigen Projekt zuordnet, Termine und Fristen daraus als Vorschlag einträgt, neue Anfragen als Vorgang anlegt und Antworten auf wiederkehrende Fragen vorbereitet. Nach Ihrer Ordnung, in Ihrem Postfach. Bei einem Büro waren es 47 bis 70 Mails am Tag in der Geschäftsführung.
Der Engpass
Man muss die Mails zum Projekt in den Projektordner speichern, was gerade nicht funktioniert. Früher konnte man draufdrücken, dann war es drin. Wenn Absprachen am Telefon waren, erinnert sich meistens sowieso keiner mehr daran. Und zwei Sekretariate mussten erst nachsehen, ob sie eine Mail überhaupt weitergeleitet hatten.
Im Detail
Ihr Projektwissen liegt zu einem großen Teil in Postfächern, und zwar in mehreren gleichzeitig. Eine Freigabe steht in der Mail an die Bauleitung, die Änderung im Anhang einer anderen, und die Absage kam per Telefon und wurde nie festgehalten. Wer eine Woche krank ist, hinterlässt eine Lücke, die niemand schließen kann.
Das eigentliche Risiko ist nicht der Zeitverlust, sondern der Verlust der Beweiskette. Im Streitfall zählt, wer wann was zugesagt hat. Wenn diese Zusage in einem persönlichen Postfach liegt, das niemand sonst einsehen darf, existiert sie praktisch nicht.
Für KI heißt das: Schriftverkehr dem richtigen Projekt zuordnen, Zusagen und Fristen sichtbar machen, Antwortentwürfe aus dem vorhandenen Verlauf vorbereiten. Gesendet wird weiterhin von Ihnen, und niemand sieht mehr, als er ohnehin sehen darf.
Anwendungen
Alle sechs stammen aus Audits in Büros mit Outlook und Serverordnern. Keine Ideensammlung.
Bausteine
Post-Lotse: Posteingang beim richtigen Projekt, Termine erkannt, Anfragen als Vorgang
Cockpit: Ihr CRM plus Projektstand, in dem neue Anfragen und offene Mails sichtbar sind
Nachfass-Agent: Follow-up für Mails, die eine Antwort brauchen und keine bekommen haben
Für wen
Büros, in denen Anfragen und Post in der Geschäftsführung landen
Datenhaltung
In Ihrem Büro oder im Rechenzentrum in Frankfurt
Eine Zusage in einem persönlichen Postfach existiert im Streitfall praktisch nicht.
Zielgruppen
Sie sortieren heute fünfzig Mails am Tag. Danach sehen Sie, was neu ist und was liegt, der Rest ist abgelegt.
Sie leiten weiter und wissen später nicht mehr, ob. Danach steht es im Projekt, mit Datum.
Sie suchen die Mail zum Projekt. Danach liegt sie dort, auch die aus dem Ausgang.
Ablauf
45 Minuten per Video, kostenlos und unverbindlich. Wir fragen nach Anfragen, Aufträgen und Stunden, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
Nach dem Konzeptgespräch fünfzehn Arbeitstage mit festem Enddatum. Ihre Ablaufkarte von der Anfrage bis zur Rechnung, am Ende ein Plan mit Festpreis je Schritt.
Sie entscheiden Schritt für Schritt. Jeder Baustein läuft, bevor der nächste beginnt, und gehört Ihnen ab Tag eins.
Fragen
Weiterlesen
Programme
Zu jedem steht, was sich anbinden lässt, was dabei herauskommt und wo die Grenze liegt.
Der nächste Schritt
Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Wie das geht, zeigen wir im Webinar: live mit Ronja, Eric und Max, mit echten Fragen aus Planungsbüros, gezeigt an einem Beispiel-Archiv. 60 Minuten, online, kostenlos. Nur für Planungs-, Ingenieur- und Architekturbüros.