KI und VgV
KI im VgV-Vergabeverfahren
der Auszug aus dreihundert Seiten.
Sie lesen dreihundert Seiten, um zu wissen, ob Sie sich bewerben dürfen. Dann suchen Sie die Referenzen zusammen, die Sie schon beim letzten Mal eingereicht haben.
- Für wen
- Büros, die sich an Verfahren nach VgV oder Wettbewerben beteiligen
- Aufwand
- 15 Arbeitstage bis zum Fahrplan
- Förderung
- Wird für Ihr Bundesland geprüft
- Datenhaltung
- In Ihrem Büro oder im Rechenzentrum in Frankfurt
- Erster Schritt
- Webinar am 2. November, danach Ihr Folgetermin
Kurz gesagt
KI hilft im Vergabeverfahren nach VgV, indem sie aus den Vergabeunterlagen die Eignungskriterien, Fristen und geforderten Referenzen herauszieht und mit Ihren eigenen abgeschlossenen Projekten abgleicht. Der Teilnahmeantrag entsteht als Entwurf aus den Referenzen, die Sie beim letzten Mal eingereicht haben. Ein Büro kam damit von anderthalb Wochen auf drei Tage.
Stand: September 2026
Der Engpass
Warum sich der Aufwand oft nicht lohnt
Es gibt viel mehr Bewerber auf die Ausschreibungen als vor zwei Jahren. Ein Büro kommt seltener in Phase zwei, weil meistens der Preis entscheidet. Die Referenzanforderungen wollen fünf Grundschulen in fünf Jahren, dazu Lebensläufe bis zur Putzkraft. Wer dafür eine Woche braucht, kann sich weniger bewerben. Wer drei Tage braucht, kann wählen.
Was über eine Bewerbung wirklich entscheidet
Bei einem VgV-Verfahren entscheidet über Ihre Bewerbung zuerst die Eignung, nicht die Idee. Ihre Referenzen müssen vergleichbar sein, nachweisbar und innerhalb des geforderten Zeitraums erbracht. Wer in der Auslobung überliest, dass eine Referenz aus den letzten drei Jahren stammen muss, bereitet eine Bewerbung vor, die formal ausscheidet, bevor jemand den Entwurf ansieht.
Die Fristen sind unverhandelbar, und sie sind der zweite Ausscheidungsgrund. Teilnahmeantrag, Rückfragen, Angebot: Jede Frist hat ihren Termin, und eine verspätete Einreichung wird ausgeschlossen, ohne Ermessen. Wer sich auf mehrere Verfahren gleichzeitig bewirbt, braucht dafür ein System und kein Gedächtnis.
Für KI heißt das: Aus dreihundert Seiten Auslobung die Eignungskriterien, Fristen und geforderten Nachweise herausziehen, passende Referenzen aus eigenen Projekten vorschlagen, Termine nachhalten. Ob Sie sich bewerben und mit welchem Konzept, entscheiden weiterhin Sie.
Sechs Stellen, an denen es sich bei der Vergabe lohnt
Alle sechs stammen aus einem Architekturbüro, das die Assistenz mit eigenen Prompts entlastet hat. Wir docken daran an.
- 01
Auszug aus den Vergabeunterlagen: Eignung, Mindestumsatz, geforderte Referenzen, Fristen, Abgabeform
- 02
Abgleich mit den eigenen Projekten: Welche Referenz passt, welche Lebensläufe werden verlangt
- 03
Teilnahmeantrag als Entwurf, mit den Texten der letzten Bewerbung, die gewonnen hat
- 04
Formulare als Ausfüllhilfe, auch die, die sich nicht mehr ausfüllen lassen und sonst ausgedruckt werden
- 05
Fristen von Bekanntmachung bis Abgabe im Fristen-Radar, mit Vorlauf für Rückfragen
- 06
Nach der Entscheidung: Absagegrund erfassen, damit die nächste Bewerbung besser wird
Was wir dafür entwickeln
- 1
Wettbewerbs-Auszug: der Kern aus dreihundert Seiten, mit Referenzen aus Ihren eigenen Projekten
- 2
Büro-Gedächtnis: Ihr KI-Gedächtnis, in dem jede frühere Bewerbung mit Quelle liegt
Büro-Gedächtnis im Detail - 3
Projekt- und Fristen-Radar: Abgabefristen sichtbar, mit Vorlauf, ohne Zettel
Projekt- und Fristen-Radar im Detail
Die meisten Bewerbungen scheitern nicht am Entwurf, sondern an einer Frist oder einer Referenz.
Für wen sich das lohnt
Assistenz
Sie lesen heute dreihundert Seiten und füllen Formulare per Hand. Danach prüfen Sie einen Auszug und eine Ausfüllhilfe.
Geschäftsführung
Sie entscheiden, ob sich die Bewerbung lohnt. Danach in zehn Minuten, mit Eignung und Referenzlage auf einer Seite.
Projektleitung
Ihre Referenzen liegen in Ordnern. Danach im Büro-Gedächtnis, mit Bauherr, Summe und Leistungsphasen.
So kommen Sie dahin
- 01
Erstgespräch
Dreißig Minuten per Video. Wir fragen nach Anfragen, Aufträgen und Stunden, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
- 02
Audit
Fünfzehn Arbeitstage mit festem Enddatum. Ihre Ablaufkarte von der Anfrage bis zur Rechnung, am Ende ein Plan mit Festpreis je Schritt.
- 03
Umsetzung
Sie entscheiden Schritt für Schritt. Jeder Baustein läuft, bevor der nächste beginnt, und gehört Ihnen ab Tag eins.
◆Fachwörter auf dieser Seite
Erklärt im Glossar
Häufig gefragt
Wir haben uns schon eigene GPTs für Wettbewerbe gebaut.
Das ist die beste Vorarbeit. Wir übernehmen Ihre Anweisungen in eine Umgebung, die Ihnen gehört und an Ihre Projekte herankommt. Dann ist die Arbeit nicht weg, wenn ein Anbieter die Funktion abschaltet.
Bewertet die KI unsere Chancen?
Sie stellt Eignung und Referenzlage gegenüber. Ob Sie sich bewerben, entscheiden Sie. Was beim letzten Mal den Ausschlag gab, steht dann im Absagegrund.
Dürfen Vergabeunterlagen in eine KI?
Verarbeitung nur in der EU, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, ohne Training. Bauherrendaten in den Unterlagen bleiben in Ihrer Umgebung.
Was ist mit Wettbewerben nach RPW?
Dasselbe Prinzip: Auslobung lesen, Anforderungen auszieht, Referenzen abgleichen, Fristen halten. Der Entwurf bleibt Ihre Arbeit.
Gibt es Fördermittel dafür?
Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt.
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