◆Lösung · Posteingang

Post-Lotse
Jede Mail beim richtigen Projekt.

Eingehende Nachrichten und Anhänge landen beim richtigen Projekt, Termine werden erkannt. Nach Ihrer Ordnung, nicht nach einer neuen.

Post-Lotse: Eingehende Nachrichten und Anhänge landen beim richtigen Projekt, Termine werden erkannt. Nach Ihrer Ordnung, nicht nach einer neuen.
Eingehende Nachrichten und Anhänge landen beim richtigen Projekt, Termine werden erkannt. Nach Ihrer Ordnung, nicht nach einer neuen.

Im Ausgang ist immer am wenigsten drin, weil das jeder zweite vergisst

  • Anfragen kommen meistens per Mail, meistens als erstes in der Geschäftsführung, zwischen fünfzig anderen. Man muss die Mails zum Projekt in den Projektordner speichern, was gerade nicht funktioniert. Früher konnte man draufdrücken, dann war es drin. Wenn Absprachen am Telefon waren, erinnert sich meistens sowieso keiner mehr daran. Der erste Weg, wenn ein Kunde anruft, ist in Notion nachzusehen, ob jemand etwas eingetragen hat.
  • Jede Mail und jeder Anhang beim richtigen Projekt, auch die aus dem Ausgang
  • Termine und Fristen aus Mails als Vorschlag im Kalender
  • Neue Anfragen werden Vorgänge, nicht Postfachleichen
  • Telefonnotizen per Sprachnotiz, im richtigen Projekt abgelegt

So läuft eine Mail durch den Post-Lotsen

  1. 01Eine Mail kommt an, mit drei Anhängen und einem Terminvorschlag im dritten Absatz.
  2. 02Der Lotse erkennt Projekt, Absender und Vorgang: aus Betreff, Projektnummer, Absenderadresse oder dem Inhalt, wenn nichts davon passt.
  3. 03Er legt Mail und Anhänge in Ihre Ordnung, in den Projektordner, den Sie ohnehin haben. Den Termin trägt er als Vorschlag ein.
  4. 04Ist es eine neue Anfrage, entsteht ein Vorgang mit Vorprojektnummer, und der Machbarkeits-Radar bekommt Bescheid.
  5. 05Sie sehen im Cockpit, was neu ist und was liegt. Unklares fragt der Lotse, statt zu raten.

Aus dem Betrieb

Was das in einem laufenden Posteingang bedeutet

Gemessen in einem Haus, das keine Planung macht, sondern Abgasanlagen verkauft und fertigt — und dessen Posteingang trotzdem dieselbe Aufgabe stellt. Acht Arten von Post laufen dort zusammen, darunter Systemmeldungen, die kein Mensch lesen muss. Sechzehn getrennte Verarbeitungsketten ordnen jede Nachricht zu, hängen sie an den richtigen Vorgang und schreiben die Angaben der Lieferanten daran. Was dort die Sendungsnummer des Herstellers ist, ist bei Ihnen der Termin der Behörde.

8
Arten, in die jede Nachricht fällt. Keine ohne
16
getrennte Verarbeitungsketten mit zusammen 147 Schritten
4
Regeln, an die jeder vorbereitete Entwurf gebunden ist
0
erfundene Angaben in den geprüften Entwürfen

Geprüft am 16.09.2026 gegen die laufende Datenbank · Sportauspuff-Direkt, Chemnitz · Grundmenge: alle vorbereiteten Entwürfe. Zahlen aus dem Posteingang des Hauses bleiben beim Haus

Wo es andockt

Ihre ProgrammeArbeitet mit Outlook oder Microsoft 365 und Ihrer Ordnerstruktur auf dem Server. Legt nichts um, ändert keine Ordnung. Wo Ihre Projektverwaltung Mails aufnehmen kann, schreibt er dorthin.
Ihre DatenDer Lotse liest Ihr Postfach mit einem Dienstkonto, das Sie jederzeit sperren können. Inhalte bleiben in Ihrer Umgebung. Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Server in der EU, kein Training.

Häufige Fragen

Müssen wir unsere Ordner umstellen?

Nein. Eine gewachsene Ordnerstruktur ist das Gedächtnis Ihres Büros, kein Chaos. Der Lotse lernt Ihre Ordnung und hält sie ein.

Was macht er mit Mails, die zu keinem Projekt passen?

Er fragt. Kurz, im Cockpit: Gehört das zu Projekt A oder B, oder ist es neu? Nach ein paar Wochen fragt er selten.

Was ist mit Anrufen?

Nach dem Anruf sprechen Sie eine Sprachnotiz ein. Der Lotse legt sie im Projekt ab, mit Datum und Gesprächspartner. Dann erinnert sich später doch jemand.

Liest die KI unsere gesamte Korrespondenz?

Sie liest, was sie zuordnen soll, und speichert die Zuordnung. Bauherrendaten bleiben in Ihren Ordnern. Sie können Postfächer und Ordner ausnehmen.

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Programme, die diese Lösung anbindet

Ihre Programme bleiben. Zu jedem steht, was sich anbinden lässt und wo die Grenze liegt.

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