Lösung · Posteingang
Post-Lotse
Jede Mail beim richtigen Projekt.
Eingehende Nachrichten und Anhänge landen beim richtigen Projekt, Termine werden erkannt. Nach Ihrer Ordnung, nicht nach einer neuen.
Im Ausgang ist immer am wenigsten drin, weil das jeder zweite vergisst
Anfragen kommen meistens per Mail, meistens als erstes in der Geschäftsführung, zwischen fünfzig anderen. Man muss die Mails zum Projekt in den Projektordner speichern, was gerade nicht funktioniert. Früher konnte man draufdrücken, dann war es drin. Wenn Absprachen am Telefon waren, erinnert sich meistens sowieso keiner mehr daran. Der erste Weg, wenn ein Kunde anruft, ist in Notion nachzusehen, ob jemand etwas eingetragen hat.
So läuft eine Mail durch den Post-Lotsen
- 01Eine Mail kommt an, mit drei Anhängen und einem Terminvorschlag im dritten Absatz.
- 02Der Lotse erkennt Projekt, Absender und Vorgang: aus Betreff, Projektnummer, Absenderadresse oder dem Inhalt, wenn nichts davon passt.
- 03Er legt Mail und Anhänge in Ihre Ordnung, in den Projektordner, den Sie ohnehin haben. Den Termin trägt er als Vorschlag ein.
- 04Ist es eine neue Anfrage, entsteht ein Vorgang mit Vorprojektnummer, und der Machbarkeits-Radar bekommt Bescheid.
- 05Sie sehen im Cockpit, was neu ist und was liegt. Unklares fragt der Lotse, statt zu raten.
Die Rahmenfarbe zeigt, worauf zugegriffen wird. Grau gestrichelt: Ihre Programme und Quellen von außen · Kupfer: das Gedächtnis Ihres Büros · Champagner: Nachrichten der Gewerke · Dunkel: Ihr Format · Gefüllt: ein Mensch entscheidet.
Was Sie danach haben
- 01Jede Mail und jeder Anhang beim richtigen Projekt, auch die aus dem Ausgang
- 02Termine und Fristen aus Mails als Vorschlag im Kalender
- 03Neue Anfragen werden Vorgänge, nicht Postfachleichen
- 04Telefonnotizen per Sprachnotiz, im richtigen Projekt abgelegt
Ihre Daten
Der Lotse liest Ihr Postfach mit einem Dienstkonto, das Sie jederzeit sperren können. Inhalte bleiben in Ihrer Umgebung. Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Server in der EU, kein Training.
Was Büros zu Post-Lotse fragen
Müssen wir unsere Ordner umstellen?
Nein. Eine gewachsene Ordnerstruktur ist das Gedächtnis Ihres Büros, kein Chaos. Der Lotse lernt Ihre Ordnung und hält sie ein.
Was macht er mit Mails, die zu keinem Projekt passen?
Er fragt. Kurz, im Cockpit: Gehört das zu Projekt A oder B, oder ist es neu? Nach ein paar Wochen fragt er selten.
Was ist mit Anrufen?
Nach dem Anruf sprechen Sie eine Sprachnotiz ein. Der Lotse legt sie im Projekt ab, mit Datum und Gesprächspartner. Dann erinnert sich später doch jemand.
Liest die KI unsere gesamte Korrespondenz?
Sie liest, was sie zuordnen soll, und speichert die Zuordnung. Bauherrendaten bleiben in Ihren Ordnern. Sie können Postfächer und Ordner ausnehmen.
Was kostet Sie das Suchen im Monat?
Die wenigsten Büros haben das je ausgerechnet. Im Termin machen wir es zusammen: Stunden pro Woche, was eine Stunde bei Ihnen kostet, was im letzten Jahr deswegen schiefgegangen ist. Über uns reden wir erst danach.
- Dreißig Minuten, per Video oder Telefon
- Wir fragen nach Zahlen, nicht nach Ihrem Interesse an KI
- Danach wissen Sie, ob sich das für Sie lohnt. Auch wenn die Antwort nein ist
Keine Folien, keine Verkaufsshow. Wenn es nicht passt, sagen wir das im Termin.