Lösung · Wissen und Überblick
Post-Lotse. Jede Mail beim richtigen Projekt.
Post-Lotse von PhoenixOne AI: Eingehende Nachrichten und Anhänge landen beim richtigen Projekt, Termine werden erkannt. Nach Ihrer Ordnung, nicht nach einer neuen.
- Bei Ihnen: Posteingang
- Eigener Code
- Ihre Programme bleiben
Heute und danach
Was sich ändert.
4von 4 erledigt
Heute
Im Ausgang ist immer am wenigsten drin, weil das jeder zweite vergisst
Anfragen kommen per Mail, meistens zuerst in der Geschäftsführung, zwischen fünfzig anderen. Mails zum Projekt abzulegen klappt nicht. Telefonabsprachen hat am Ende niemand mehr im Kopf.
- 47 bis 70
- Mails am Tag in der Geschäftsführung
- 2
- Sekretariate, die erst nachsehen mussten, ob sie eine Mail weitergeleitet hatten
- 0
- Felder für den Absagegrund. Es steht: einfach abgesagt
Danach
Jede Mail beim richtigen Projekt.
- Jede Mail und jeder Anhang beim richtigen Projekt, auch die aus dem Ausgang
- Termine und Fristen aus Mails als Vorschlag im Kalender
- Neue Anfragen werden Vorgänge, nicht Postfachleichen
- Telefonnotizen per Sprachnotiz, im richtigen Projekt abgelegt
So läuft es
So läuft eine Mail durch den Post-Lotsen.
Post-Lotse
5von 5 Schritten
- Ihre Programme
Schritt 1: Eine Mail kommt an, mit drei Anhängen und einem Terminvorschlag im dritten Absatz.
- Büro-Gedächtnis
Schritt 2: Der Lotse erkennt Projekt, Absender und Vorgang, aus Betreff, Projektnummer oder Inhalt.
- Ihr Format
Schritt 3: Er legt Mail und Anhänge in den Projektordner, den Sie ohnehin haben, und schlägt den Termin vor.
- Ihr Format
Schritt 4: Ist es eine neue Anfrage, entsteht ein Vorgang mit Vorprojektnummer, und der Machbarkeits-Radar bekommt Bescheid.
- Sie entscheiden
Schritt 5: Sie sehen im Cockpit, was neu ist und was liegt. Unklares fragt der Lotse, statt zu raten.
Aus dem Betrieb
Was das in einem laufenden Posteingang bedeutet
Gemessen in einem Haus, das Abgasanlagen verkauft und fertigt. Sein Posteingang stellt dieselbe Aufgabe: Jede Nachricht wird zugeordnet und an den richtigen Vorgang gehängt. Was dort die Sendungsnummer ist, ist bei Ihnen der Termin der Behörde.
- 8
- Arten, in die jede Nachricht fällt. Keine ohne
- 16
- getrennte Verarbeitungsketten mit zusammen 147 Schritten
- 4
- Regeln, an die jeder vorbereitete Entwurf gebunden ist
- 0
- erfundene Angaben in den geprüften Entwürfen
Geprüft am 16.09.2026 gegen die laufende Datenbank · Sportauspuff-Direkt, Chemnitz · Grundmenge: alle vorbereiteten Entwürfe. Zahlen aus dem Posteingang des Hauses bleiben beim Haus
Wo es andockt
Ihre Programme bleiben.
Ihre Programme
Arbeitet mit Outlook oder Microsoft 365 und Ihrer Ordnerstruktur. Legt nichts um, ändert keine Ordnung.
Ihre Daten
Der Lotse liest Ihr Postfach mit einem Dienstkonto, das Sie jederzeit sperren können. Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Server in der EU, kein Training.
Häufig gefragt
Fragen zum Baustein.
Müssen wir unsere Ordner umstellen?
Was macht er mit Mails, die zu keinem Projekt passen?
Was ist mit Anrufen?
Liest die KI unsere gesamte Korrespondenz?
Passt dazu
Hängt eng zusammen.
Bei Ihnen: Ihr CRM plus Intelligenz plus Projektstand
Cockpit
Eine Ansicht statt sieben Fenster.
Bei Ihnen: Anfragen prüfen
Machbarkeits-Radar
Geprüft, bevor Planungszeit hineinfließt.
Bei Ihnen: Projektstand und Rechnungen
Projekt- und Fristen-Radar
Der Stand, ohne nachzufragen.
Programme, die er anbindet
Der nächste Schritt
Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.
Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Wie das geht, zeigen wir im Webinar: live mit Ronja, Eric und Max, mit echten Fragen aus Planungsbüros, gezeigt an einem Beispiel-Archiv. 60 Minuten, online, kostenlos. Nur für Planungs-, Ingenieur- und Architekturbüros.