◆Kurz gesagt
Planverwaltung heißt, jederzeit sagen zu können, welcher Plan in welchem Index an wen gegangen ist. Automatisieren lässt sich das, indem Plankopf und Versand aus dem Postfach gemeinsam gelesen werden. Daraus entsteht die Liste von selbst, samt Hinweis, wenn ein Empfänger auf einem überholten Stand sitzt. Der Versand selbst bleibt in der Hand des Büros.
Es gibt im Planungsbüro wenige Tätigkeiten, die so wenig Fachwissen verlangen und so viel Schaden anrichten können. Eine Planliste ist reine Buchführung. Und wenn sie nicht stimmt, baut ein Gewerk nach einem Stand, den es nicht mehr geben dürfte.
Stand: September 2026
◆Der weg der daten
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Nicht aus Nachlässigkeit. Sie veraltet, weil ihre Pflege immer nach der eigentlichen Arbeit kommt und weil sie oft einer Person gehört. Ist diese Person im Urlaub, entsteht eine Lücke, die niemand bemerkt, bis sie gebraucht wird.
Alles, was in der Liste stehen soll, steht bereits woanders. Es steht nur verstreut.
Der eigentliche Gewinn ist nicht die Liste, sondern die Warnung. Wenn ein Empfänger den Index drei hat und inzwischen Index fünf gilt, erscheint ein Hinweis. Ein Gewerk, das nach einem überholten Stand baut, kostet ein Vielfaches dessen, was die gesamte Verwaltung im Jahr kostet.
Wenn später bestritten wird, dass ein Stand übergeben wurde, zählt der Nachweis. Aus dem Postausgang ergibt er sich mit Datum, Empfänger und Anhang. Das ist kein neues Dokument, sondern eine Zusammenstellung dessen, was ohnehin existiert.
◆Wo die Grenze liegt
Was außerhalb der erfassten Wege übergeben wird, taucht nicht auf. Ein Plan, der auf der Baustelle aus dem Auto gereicht wird, steht in keinem Postausgang. Dafür gibt es die Protokollnotiz, die jemand sprechen muss. Und das System versendet nichts von allein: Welcher Stand wann rausgeht, ist eine fachliche Entscheidung.
Nein, wo eine vorhanden ist, wird sie gelesen. Der Nutzen entsteht dort, wo Planserver und Postfach nicht zusammenkommen, und das ist fast überall der Fall.
Wo das Portal Benachrichtigungen per Mail schickt, wird das erfasst. Wo es still arbeitet, bleibt ein Blick ins Portal nötig. Das sagen wir vorher, statt einen Automatismus zu versprechen, der nicht hält.
Dieser Baustein ist einer der schnellsten, weil er Lesezugriff braucht und sonst nichts. Entscheidend ist nicht die Technik, sondern dass Planköpfe einer Regel folgen. Wo sie das nicht tun, führen wir sie für laufende Projekte ein.
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Erstgespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.
Sie wollen wissen, was sich bei Ihnen anbinden lässt?
Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Wir fragen nach Ihren Programmen und nach Zahlen, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
Termin vereinbaren◆Der nächste Schritt
Die wenigsten Büros haben das je ausgerechnet. Im Termin machen wir es zusammen: Stunden pro Woche, was eine Stunde bei Ihnen kostet, was im letzten Jahr deswegen schiefgegangen ist. Über uns reden wir erst danach.
Keine Folien, keine Verkaufsshow. Wenn es nicht passt, sagen wir das im Termin.