Fachartikel · CAD und BIM

Planverwaltung: Wer hat welchen Stand, und seit wann

Planverwaltung heißt, jederzeit sagen zu können, welcher Plan in welchem Index an wen gegangen ist. Automatisieren lässt sich das, indem Plankopf und Versand aus dem Postfach gemeinsam gelesen werden. Daraus entsteht die Liste von selbst, samt Hinweis, wenn ein Empfänger auf einem überholten Stand sitzt. Der Versand selbst bleibt in der Hand des Büros.

Stand:
KI-generiertes Bild: Ein Gebäudemodell aus Glas mit leuchtenden Kupferkanten, die Geschosse leicht auseinandergezogen

Der Weg der Daten

Planverwaltung auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • Plankopf und Schriftfeld werden aus CAD-Exporten und PDF gelesen

    • Der Postausgang wird mitgelesen, Anhänge werden dem Plan zugeordnet

    • Die Planliste entsteht daraus und wird laufend fortgeschrieben

    • Empfänger auf veralteten Ständen werden gemeldet

    • Der Versandnachweis lässt sich je Plan und Empfänger ausgeben

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Was außerhalb der erfassten Wege übergeben wird, taucht nicht auf.

    • Ein Plan, der auf der Baustelle aus dem Auto gereicht wird, steht in keinem Postausgang.

    • Dafür gibt es die Protokollnotiz, die jemand sprechen muss.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

Es gibt im Planungsbüro wenige Tätigkeiten, die so wenig Fachwissen verlangen und so viel Schaden anrichten können. Eine Planliste ist reine Buchführung. Und wenn sie nicht stimmt, baut ein Gewerk nach einem Stand, den es nicht mehr geben dürfte.

Warum die Liste veraltet

Nicht aus Nachlässigkeit. Sie veraltet, weil ihre Pflege immer nach der eigentlichen Arbeit kommt und weil sie oft einer Person gehört. Ist diese Person im Urlaub, entsteht eine Lücke, die niemand bemerkt, bis sie gebraucht wird.

Woraus sich die Liste ergibt

Alles, was in der Liste stehen soll, steht bereits woanders. Es steht nur verstreut.

  • Plankopf oder Schriftfeld: Planinhalt, Index, Datum, Bearbeiter
  • Postausgang: wer hat wann welchen Anhang bekommen
  • Projektablage: welche Datei ist der aktuelle Stand
  • Protokolle: wem wurde ein Stand im Termin übergeben

Der Hinweis, der sich rechnet

Der eigentliche Gewinn ist nicht die Liste, sondern die Warnung. Wenn ein Empfänger den Index drei hat und inzwischen Index fünf gilt, erscheint ein Hinweis. Ein Gewerk, das nach einem überholten Stand baut, kostet ein Vielfaches dessen, was die gesamte Verwaltung im Jahr kostet.

Der Nachweis im Streitfall

Wenn später bestritten wird, dass ein Stand übergeben wurde, zählt der Nachweis. Aus dem Postausgang ergibt er sich mit Datum, Empfänger und Anhang. Das ist kein neues Dokument, sondern eine Zusammenstellung dessen, was ohnehin existiert.

Wo die Grenze liegt

Was außerhalb der erfassten Wege übergeben wird, taucht nicht auf. Ein Plan, der auf der Baustelle aus dem Auto gereicht wird, steht in keinem Postausgang. Dafür gibt es die Protokollnotiz, die jemand sprechen muss. Und das System versendet nichts von allein: Welcher Stand wann rausgeht, ist eine fachliche Entscheidung.

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KI im Architektur- und Ingenieurbüro

Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.

Häufig gefragt

Ersetzt das unsere Planserver-Software?
Nein, wo eine vorhanden ist, wird sie gelesen. Der Nutzen entsteht dort, wo Planserver und Postfach nicht zusammenkommen, und das ist fast überall der Fall.
Was ist mit Plänen über ein Projektportal?
Wo das Portal Benachrichtigungen per Mail schickt, wird das erfasst. Wo es still arbeitet, bleibt ein Blick ins Portal nötig. Das sagen wir vorher, statt einen Automatismus zu versprechen, der nicht hält.
Wie lange dauert die Einführung?
Dieser Baustein ist einer der schnellsten, weil er Lesezugriff braucht und sonst nichts. Entscheidend ist nicht die Technik, sondern dass Planköpfe einer Regel folgen. Wo sie das nicht tun, führen wir sie für laufende Projekte ein.
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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Der nächste Schritt

Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.

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