Fachartikel · Planen und Bauen
Projektcontrolling im Planungsbüro: Stunden, Leistungsstand und was daraus folgt
Projektcontrolling heißt, drei Zahlen nebeneinander zu legen: geplanter Aufwand, gebuchte Stunden und tatsächlicher Leistungsstand. Automatisieren lässt sich das Zusammentragen und der wöchentliche Abgleich, dazu ein Hinweis, wenn Stunden und Leistungsstand auseinanderlaufen. Widersprüche zwischen Zeiterfassung und Projektstand werden markiert und nicht geglättet. Was daraus folgt, also nachverhandeln, umsteuern oder Leistung anzeigen, entscheidet die Projektleitung.
Der Weg der Daten
Projektcontrolling auf einer Tafel
01
Was hereinkommt
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Zeiterfassung wird gelesen, in dem System, das Sie nutzen
Planstände, Freigaben und Meilensteine werden als Spuren des Leistungsstands zusammengeführt
Der wöchentliche Abgleich entsteht automatisch, ohne dass jemand Zahlen zusammensucht
Auffälligkeiten werden gemeldet, mit Verweis auf die Stellen, die dazu geführt haben
Leistungen ohne erkennbare Beauftragung werden als Hinweis mit Fundstelle ausgewiesen
Widersprüche zwischen Zeiterfassung und Projektstand bleiben als Widerspruch sichtbar
02
Wovon dieser Artikel handelt
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
03
Was beim Menschen bleibt
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Ein Leistungsstand aus Spuren ist eine Annäherung, keine Messung.
Wo wenig dokumentiert wird, wird die Annäherung schlechter, und sie ist als Annäherung gekennzeichnet.
Das System bewertet weder Mitarbeiter noch Projektleitung: Wer aus Stundenzahlen eine Leistungsbeurteilung macht, bekommt zuerst eine schlechtere Zeiterfassung und dann gar keine.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Fast jedes Büro führt eine Zeiterfassung, und fast jedes wertet sie zu selten aus. Nicht weil die Zahlen fehlen, sondern weil ihr Zusammentragen einen halben Tag kostet und damit immer wieder verschoben wird. Ausgewertet wird dann am Projektende, wenn die Erkenntnis nur noch Ärger ist und keine Entscheidung mehr.
Die dritte Zahl fehlt fast immer
Geplanter Aufwand und gebuchte Stunden liegen vor. Was fehlt, ist der Leistungsstand, also die ehrliche Einschätzung, welcher Teil der Leistung erbracht ist. Ohne diese dritte Zahl sagt ein Stundenstand nichts: Viele Stunden bei viel Leistung sind unauffällig, viele Stunden bei wenig Leistung sind ein Warnsignal.
Woraus sich der Stand ablesen lässt
Der Leistungsstand muss nicht allein geschätzt werden, wenn im Projekt genug Spuren vorliegen. Jede davon ist für sich unvollständig, zusammen ergeben sie ein brauchbares Bild.
- Zeiterfassung, gebucht auf Projekt und Leistungsphase
- Ausgegebene Planstände und ihr Index, aus der Planverwaltung
- Freigaben und abgeschlossene Prüfläufe
- Protokolle und Schriftverkehr, aus denen Meilensteine hervorgehen
- Beauftragte Zusatzleistungen, die im ursprünglichen Ansatz nicht enthalten waren
Der Hinweis, der etwas ändert
Nützlich ist nicht der Monatsbericht, sondern die Meldung, dass ein Projekt in vier Wochen mehr Stunden gezogen hat als in den zwölf davor, ohne dass ein Planstand rausgegangen ist. Das ist kein Urteil, sondern ein Anlass hinzusehen. Was dahintersteckt, weiß nur der Projektleiter.
Zusatzleistungen, die niemand aufgeschrieben hat
Der häufigste stille Verlust im Planungsbüro sind Leistungen, die auf Zuruf erbracht und nie beauftragt wurden. Werden Schriftverkehr und Protokolle gegen den ursprünglichen Leistungsumfang gehalten, erscheinen solche Punkte als Hinweis mit Fundstelle. Ob daraus eine Anzeige wird, entscheidet Ihr Haus, und zwar rechtzeitig statt im Rückblick.
Wo die Grenze liegt
Ein Leistungsstand aus Spuren ist eine Annäherung, keine Messung. Wo wenig dokumentiert wird, wird die Annäherung schlechter, und sie ist als Annäherung gekennzeichnet. Das System bewertet weder Mitarbeiter noch Projektleitung: Wer aus Stundenzahlen eine Leistungsbeurteilung macht, bekommt zuerst eine schlechtere Zeiterfassung und dann gar keine. Ob ein Projekt nachzuverhandeln ist, entscheidet sich am Vertrag und an der Beziehung zum Auftraggeber, nicht an einer Kennzahl. Und eine erkannte Zusatzleistung ist noch kein Anspruch.
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KI-Audit und Einführung
Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.
Häufig gefragt
Müssen wir unsere Zeiterfassung wechseln?
Sehen Mitarbeiter ihre eigenen Zahlen?
Wie oft sollte ausgewertet werden?
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Wird so ein Vorhaben gefördert?
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