◆Kurz gesagt
Projektcontrolling heißt, drei Zahlen nebeneinander zu legen: geplanter Aufwand, gebuchte Stunden und tatsächlicher Leistungsstand. Automatisieren lässt sich das Zusammentragen und der wöchentliche Abgleich, dazu ein Hinweis, wenn Stunden und Leistungsstand auseinanderlaufen. Widersprüche zwischen Zeiterfassung und Projektstand werden markiert und nicht geglättet. Was daraus folgt, also nachverhandeln, umsteuern oder Leistung anzeigen, entscheidet die Projektleitung.
Fast jedes Büro führt eine Zeiterfassung, und fast jedes wertet sie zu selten aus. Nicht weil die Zahlen fehlen, sondern weil ihr Zusammentragen einen halben Tag kostet und damit immer wieder verschoben wird. Ausgewertet wird dann am Projektende, wenn die Erkenntnis nur noch Ärger ist und keine Entscheidung mehr.
Stand: September 2026
◆Der weg der daten
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Geplanter Aufwand und gebuchte Stunden liegen vor. Was fehlt, ist der Leistungsstand, also die ehrliche Einschätzung, welcher Teil der Leistung erbracht ist. Ohne diese dritte Zahl sagt ein Stundenstand nichts: Viele Stunden bei viel Leistung sind unauffällig, viele Stunden bei wenig Leistung sind ein Warnsignal.
Der Leistungsstand muss nicht allein geschätzt werden, wenn im Projekt genug Spuren vorliegen. Jede davon ist für sich unvollständig, zusammen ergeben sie ein brauchbares Bild.
Nützlich ist nicht der Monatsbericht, sondern die Meldung, dass ein Projekt in vier Wochen mehr Stunden gezogen hat als in den zwölf davor, ohne dass ein Planstand rausgegangen ist. Das ist kein Urteil, sondern ein Anlass hinzusehen. Was dahintersteckt, weiß nur der Projektleiter.
Der häufigste stille Verlust im Planungsbüro sind Leistungen, die auf Zuruf erbracht und nie beauftragt wurden. Werden Schriftverkehr und Protokolle gegen den ursprünglichen Leistungsumfang gehalten, erscheinen solche Punkte als Hinweis mit Fundstelle. Ob daraus eine Anzeige wird, entscheidet Ihr Haus, und zwar rechtzeitig statt im Rückblick.
◆Wo die Grenze liegt
Ein Leistungsstand aus Spuren ist eine Annäherung, keine Messung. Wo wenig dokumentiert wird, wird die Annäherung schlechter, und sie ist als Annäherung gekennzeichnet. Das System bewertet weder Mitarbeiter noch Projektleitung: Wer aus Stundenzahlen eine Leistungsbeurteilung macht, bekommt zuerst eine schlechtere Zeiterfassung und dann gar keine. Ob ein Projekt nachzuverhandeln ist, entscheidet sich am Vertrag und an der Beziehung zum Auftraggeber, nicht an einer Kennzahl. Und eine erkannte Zusatzleistung ist noch kein Anspruch.
Nein. Wir lesen die, die Sie haben, auch wenn sie Teil Ihrer Bürosoftware ist. Wichtiger als das System ist, dass auf Projekt und Phase gebucht wird, denn ohne diese Zuordnung ist jede Auswertung grob.
Das entscheiden Sie, und die Entscheidung ist wichtiger als sie aussieht. Wir empfehlen, auf Projektebene auszuwerten und nicht auf Personenebene. Sobald die Auswertung als Kontrolle empfunden wird, wird schlechter gebucht, und dann taugt sie für nichts.
Wöchentlich, und zwar automatisch. Ein Monatsbericht kommt zu spät, um noch zu steuern. Der Aufwand dafür ist gleich null, wenn das Zusammentragen nicht mehr von Hand passiert.
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Erstgespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.
Sie wollen wissen, was sich bei Ihnen anbinden lässt?
Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Wir fragen nach Ihren Programmen und nach Zahlen, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
Termin vereinbaren◆Der nächste Schritt
Die wenigsten Büros haben das je ausgerechnet. Im Termin machen wir es zusammen: Stunden pro Woche, was eine Stunde bei Ihnen kostet, was im letzten Jahr deswegen schiefgegangen ist. Über uns reden wir erst danach.
Keine Folien, keine Verkaufsshow. Wenn es nicht passt, sagen wir das im Termin.