Wer darf welche Antwort sehen?
Wer ein Dokument heute nicht öffnen darf, darf auch keine Antwort daraus bekommen. Deshalb wird die Rechtestruktur aus Ihrem Verzeichnisdienst und Ihrer Ablage übernommen, nicht neu erfunden. Die Prüfung geschieht bei jeder Frage: Zuerst wird ermittelt, was diese Person sehen darf, und nur daraus wird geantwortet. Fundstellen, die gesperrt sind, tauchen nicht als Hinweis auf, sonst verrät schon die Quellenangabe zu viel.
Der Weg der Daten
Rechteverwaltung auf einer Tafel
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Was hereinkommt
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Benutzer und Gruppen werden aus dem vorhandenen Verzeichnisdienst übernommen, ohne zweite Pflege
Ordner- und Ablagerechte werden samt Vererbung ausgewertet und auf die Dokumente abgebildet
Die Prüfung erfolgt bei jeder Anfrage vor der Antwort, nicht als Filter danach
Gesperrte Inhalte erscheinen auch nicht als Quellenhinweis oder Trefferzahl
Jede Anfrage wird mit Person, Zeitpunkt und Quellen protokolliert
Sensible Bereiche werden auf Wunsch vollständig ausgeklammert, nicht nur eingeschränkt
02
Wovon dieser Artikel handelt
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
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Was beim Menschen bleibt
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Ein KI-System kann Rechte abbilden, es kann sie nicht besser machen.
Wenn ein Ordner in Ihrem Haus für alle offen steht, dann steht er auch hier für alle offen.
Genau deshalb ist eine Sichtung der Rechtelage vor der Einführung Pflicht und keine Kür.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Diese Frage entscheidet in vielen Häusern über das ganze Vorhaben, und sie wird oft zu spät gestellt. Ein System, das jedem alles beantwortet, ist in wenigen Wochen eingerichtet und nach dem ersten Vorfall abgeschaltet. Ein System, das Rechte sauber abbildet, ist aufwendiger in der Einrichtung und das einzige, das im Haus Bestand hat. Der Aufwand liegt dabei selten in der Technik.
Warum die Prüfung bei jeder Frage stattfinden muss
Der naive Weg wäre, alles zu erfassen und die Antwort hinterher zu filtern. Das ist gefährlich, weil bereits die Formulierung der Antwort Inhalte verrät, die nicht gezeigt werden dürfen. Deshalb wird umgekehrt vorgegangen: Erst wird ermittelt, welche Dokumente diese Person sehen darf, dann wird ausschließlich daraus geantwortet. Alles andere existiert für diese Anfrage schlicht nicht.
Wo die Rechte eigentlich herkommen
Sie werden nicht neu vergeben, sondern aus dem übernommen, was bei Ihnen bereits gilt. Das hält die Pflege an einer Stelle und verhindert, dass ein Austritt in fünf Systemen nachgezogen werden muss.
- Der Verzeichnisdienst mit Benutzern, Gruppen und deren Zugehörigkeit
- Die Ordnerrechte auf dem Dateiserver, einschließlich der geerbten
- Projekt- und Mandantszuordnungen aus der Fachsoftware
- Postfächer und geteilte Ordner mit ihren jeweils eigenen Freigaben
- Ausdrücklich ausgeklammerte Bereiche wie Personalakten und private Ablagen
Die typischen Löcher
Die meisten Probleme entstehen nicht im KI-System, sondern werden dort nur sichtbar. Ein Ordner, den vor Jahren jemand für alle freigegeben hat. Eine Gruppe, in der noch ausgeschiedene Kollegen stehen. Eine Ablage, die an der Rechtestruktur vorbei gewachsen ist. Wir liefern diese Funde als Liste, bevor das System in Betrieb geht. Aufräumen muss sie Ihre IT, das ist nicht unsere Entscheidung.
Nachvollziehbarkeit im Nachhinein
Jede Anfrage wird mit Zeitpunkt, Person und den genutzten Quellen protokolliert. Damit lässt sich im Zweifel belegen, wer wann worauf zugegriffen hat, und das ist nicht nur bei einem Vorfall wichtig, sondern auch gegenüber dem Betriebsrat. Wie lange diese Protokolle vorgehalten werden und wer sie einsehen darf, legen Sie fest, nicht wir.
Wo die Grenze liegt
Ein KI-System kann Rechte abbilden, es kann sie nicht besser machen. Wenn ein Ordner in Ihrem Haus für alle offen steht, dann steht er auch hier für alle offen. Genau deshalb ist eine Sichtung der Rechtelage vor der Einführung Pflicht und keine Kür. Außerdem lässt sich Wissen nicht vollständig einsperren: Wer viele erlaubte Einzelinformationen zusammensetzt, kann Rückschlüsse ziehen, die niemand vorgesehen hat. Dagegen hilft nur, wirklich sensible Bereiche ganz auszuklammern.
Hauptseite zum Thema
Sicherheit und Prüfung
Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.
Häufig gefragt
Müssen wir unsere Rechte vorher neu ordnen?
Was ist mit Geschäftsführung und Sonderrechten?
Sieht die Geschäftsführung, was einzelne Mitarbeiter fragen?
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Wird so ein Vorhaben gefördert?
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Der nächste Schritt
Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.
Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Wie das geht, zeigen wir im Webinar: live mit Ronja, Eric und Max, mit echten Fragen aus Planungsbüros, gezeigt an einem Beispiel-Archiv. 60 Minuten, online, kostenlos. Nur für Planungs-, Ingenieur- und Architekturbüros.