◆Kurz gesagt
Wer ein Dokument heute nicht öffnen darf, darf auch keine Antwort daraus bekommen. Deshalb wird die Rechtestruktur aus Ihrem Verzeichnisdienst und Ihrer Ablage übernommen, nicht neu erfunden. Die Prüfung geschieht bei jeder Frage: Zuerst wird ermittelt, was diese Person sehen darf, und nur daraus wird geantwortet. Fundstellen, die gesperrt sind, tauchen nicht als Hinweis auf, sonst verrät schon die Quellenangabe zu viel.
Diese Frage entscheidet in vielen Häusern über das ganze Vorhaben, und sie wird oft zu spät gestellt. Ein System, das jedem alles beantwortet, ist in wenigen Wochen eingerichtet und nach dem ersten Vorfall abgeschaltet. Ein System, das Rechte sauber abbildet, ist aufwendiger in der Einrichtung und das einzige, das im Haus Bestand hat. Der Aufwand liegt dabei selten in der Technik.
Stand: September 2026
◆Der weg der daten
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Der naive Weg wäre, alles zu erfassen und die Antwort hinterher zu filtern. Das ist gefährlich, weil bereits die Formulierung der Antwort Inhalte verrät, die nicht gezeigt werden dürfen. Deshalb wird umgekehrt vorgegangen: Erst wird ermittelt, welche Dokumente diese Person sehen darf, dann wird ausschließlich daraus geantwortet. Alles andere existiert für diese Anfrage schlicht nicht.
Sie werden nicht neu vergeben, sondern aus dem übernommen, was bei Ihnen bereits gilt. Das hält die Pflege an einer Stelle und verhindert, dass ein Austritt in fünf Systemen nachgezogen werden muss.
Die meisten Probleme entstehen nicht im KI-System, sondern werden dort nur sichtbar. Ein Ordner, den vor Jahren jemand für alle freigegeben hat. Eine Gruppe, in der noch ausgeschiedene Kollegen stehen. Eine Ablage, die an der Rechtestruktur vorbei gewachsen ist. Wir liefern diese Funde als Liste, bevor das System in Betrieb geht. Aufräumen muss sie Ihre IT, das ist nicht unsere Entscheidung.
Jede Anfrage wird mit Zeitpunkt, Person und den genutzten Quellen protokolliert. Damit lässt sich im Zweifel belegen, wer wann worauf zugegriffen hat, und das ist nicht nur bei einem Vorfall wichtig, sondern auch gegenüber dem Betriebsrat. Wie lange diese Protokolle vorgehalten werden und wer sie einsehen darf, legen Sie fest, nicht wir.
◆Wo die Grenze liegt
Ein KI-System kann Rechte abbilden, es kann sie nicht besser machen. Wenn ein Ordner in Ihrem Haus für alle offen steht, dann steht er auch hier für alle offen. Genau deshalb ist eine Sichtung der Rechtelage vor der Einführung Pflicht und keine Kür. Außerdem lässt sich Wissen nicht vollständig einsperren: Wer viele erlaubte Einzelinformationen zusammensetzt, kann Rückschlüsse ziehen, die niemand vorgesehen hat. Dagegen hilft nur, wirklich sensible Bereiche ganz auszuklammern.
Nicht vollständig, aber die groben Löcher sollten geschlossen sein. Wir liefern dafür eine Liste der Auffälligkeiten aus Ihrem eigenen Bestand. Erfahrungsgemäß ist das für viele Häuser der nützlichste Nebeneffekt des ganzen Vorhabens.
Die werden wie jede andere Rolle abgebildet. Ein weitreichendes Recht ist möglich, es sollte aber bewusst vergeben und protokolliert sein. Ein stilles Vollzugriffskonto für alle Fälle ist genau das Muster, das später Ärger macht.
Nur wenn Sie das so festlegen, und dann gehört der Betriebsrat an den Tisch. Technisch ist beides möglich. Wir empfehlen, Auswertungen ohne Personenbezug zu führen, weil eine Leistungskontrolle das Vertrauen in das System schneller zerstört als jede schlechte Antwort.
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Erstgespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.
Sie wollen wissen, was sich bei Ihnen anbinden lässt?
Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Wir fragen nach Ihren Programmen und nach Zahlen, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
Termin vereinbaren◆Der nächste Schritt
Die wenigsten Büros haben das je ausgerechnet. Im Termin machen wir es zusammen: Stunden pro Woche, was eine Stunde bei Ihnen kostet, was im letzten Jahr deswegen schiefgegangen ist. Über uns reden wir erst danach.
Keine Folien, keine Verkaufsshow. Wenn es nicht passt, sagen wir das im Termin.