Fachartikel · KI und IT

Was passiert, wenn die Ausgangsdaten unsauber sind?

Unsaubere Ausgangsdaten machen Antworten unsicher und manchmal falsch. Doppelte Stände, leere Felder und drei Schreibweisen derselben Sache kosten Trefferqualität, weil das System nicht entscheiden kann, welcher Eintrag gilt. Die Lösung ist selten ein großes Aufräumprojekt. Wir messen zuerst, wo die Qualität wirklich weh tut, und räumen genau dort auf, bevor etwas in Betrieb geht.

Stand:
KI-generiertes Bild: Ein offener Serverschrank mit leuchtendem Glaskern, von dem Kupferleitungen zu vier Endpunkten führen

Der Weg der Daten

Datenqualität auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • Eine Probe aus Ihrem echten Bestand wird gegen echte Fragen geprüft, bevor etwas eingerichtet wird

    • Doppelte und widersprechende Stände werden erkannt und in einer Liste ausgegeben

    • Schreibweisen für Firmen, Projekte und Bauteile werden zusammengeführt, ohne die Quelle zu ändern

    • Scans ohne Textebene werden mit Texterkennung erschlossen, soweit die Vorlage es hergibt

    • Unsichere Treffer werden als unsicher gekennzeichnet, statt geglättet zu werden

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Ein System kann Unordnung sichtbar machen, es kann sie nicht auflösen.

    • Welcher von zwei widersprechenden Ständen gilt, entscheidet ein Mensch mit Fachkenntnis, nicht ein Algorithmus mit einem Datumsfeld.

    • Wo Wissen ausschließlich in Köpfen steckt und nie aufgeschrieben wurde, findet auch die beste Suche nichts.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

Fast jedes Haus entschuldigt sich im ersten Termin für seine Daten. Das ist überflüssig, denn sauber sind sie nirgends. Interessant ist nicht, ob Ihre Ablage Unordnung enthält, sondern welche Art von Unordnung es ist. Manche Unordnung stört überhaupt nicht, andere zerstört jede Antwort. Diese Unterscheidung ist der ganze Punkt.

Welche Unordnung wirklich schadet

Wir unterscheiden harmlose von teurer Unordnung. Teuer ist alles, was das System zwingt, zwischen zwei gleichwertigen Wahrheiten zu wählen.

  • Mehrere Stände derselben Sache ohne erkennbares Datum: Das System kann nicht wissen, welcher gilt
  • Dieselbe Firma, dasselbe Bauteil oder derselbe Vorgang unter drei Schreibweisen
  • Leere Pflichtfelder, die im Programm gefüllt aussehen, weil ein Platzhalter darin steht
  • Kopien in privaten Ordnern, die vom offiziellen Stand abweichen
  • Scans ohne Texterkennung, die für eine Suche schlicht unsichtbar sind

Was harmlos ist

Eine gewachsene Ordnerstruktur mit drei Systematiken aus zwanzig Jahren stört nicht, weil eine inhaltliche Suche ohnehin nicht nach Ordnern geht. Uneinheitliche Dateinamen stören ebenfalls kaum. Auch Dokumente in mehreren Sprachen sind kein Problem. Wer hier aufräumt, verbrennt Monate und gewinnt nichts, was ein Anwender merkt.

Erst messen, dann aufräumen

Bevor jemand eine Datei anfasst, ziehen wir eine Probe aus Ihrem Bestand und sehen an echten Fragen nach, wo die Antworten kippen. Daraus entsteht eine kurze Liste der Stellen, an denen Aufräumen tatsächlich Wirkung hat. Das ist meist ein kleiner Teil des Bestands, und es ist fast nie der Teil, den das Haus selbst vermutet hätte.

Was das System mit Unsicherheit macht

Ein gutes System gibt zu, wenn es unsicher ist. Es nennt die Fundstelle, es weist auf widersprechende Stände hin und es sagt, wenn es zu einer Frage nichts Belastbares findet. Eine glatte Antwort auf dünner Grundlage ist gefährlicher als gar keine, weil sie niemand nachprüft. Diese Zurückhaltung legen wir bewusst fest, sie kostet Eleganz und rettet Entscheidungen.

Wo die Grenze liegt

Ein System kann Unordnung sichtbar machen, es kann sie nicht auflösen. Welcher von zwei widersprechenden Ständen gilt, entscheidet ein Mensch mit Fachkenntnis, nicht ein Algorithmus mit einem Datumsfeld. Wo Wissen ausschließlich in Köpfen steckt und nie aufgeschrieben wurde, findet auch die beste Suche nichts. Und Vorlagen in wirklich schlechter Scanqualität liefern manchmal gar nichts, dann bleibt nur das Nacherfassen von Hand.

Hauptseite zum Thema

Büro-Gedächtnis

Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.

Häufig gefragt

Müssen wir vorher aufräumen?
Nein, und wir raten aktiv davon ab. Ein Aufräumprojekt für einen gewachsenen Bestand wird nie fertig und schiebt den Start um Quartale. Wir lesen den Bestand, wie er ist, und räumen gezielt dort auf, wo die Messung zeigt, dass es sich lohnt.
Woran merken wir, dass die Daten besser werden?
An derselben Messung. Wir fahren die Fragen aus dem Testsatz vor und nach dem Aufräumen und vergleichen die Treffer. Ohne diesen Vergleich ist jede Aussage über bessere Daten ein Gefühl.
Verschlechtert sich die Qualität im Betrieb wieder?
Ja, wenn niemand hinsieht. Neue Ablagen entstehen, Vorlagen ändern sich, jemand führt eine eigene Systematik ein. Deshalb gehören wiederkehrende Messungen in den laufenden Betrieb und nicht nur in die Abnahme.
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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