Wie lange dauert die Übernahme eines gewachsenen Bestands?
Das reine Einlesen läuft im Hintergrund und ist meist eine Frage von Tagen bis wenigen Wochen. Die Abstimmung der Zuordnungsregeln dauert länger, weil sie Termine mit Ihren Leuten braucht. Die erste nutzbare Schicht steht üblicherweise, bevor der gesamte Bestand fertig ist.
Können wir Teile des Bestands ausklammern?
Ja, und das ist häufig sinnvoll. Personalakten, private Ordner und alles, was arbeitsrechtlich heikel ist, klammern wir bewusst aus. Diese Abgrenzung schreiben wir vor dem Einlesen fest und nicht danach.
Was passiert mit Daten, die später hinzukommen?
Die laufen über dieselben Anbindungen wie der Rest. Der Altbestand ist ein einmaliger Vorgang, der laufende Zugang ist Dauerbetrieb. Beides gehört technisch getrennt, damit ein Fehler im einen nicht den anderen stoppt.
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Erstgespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.
