Wie erschließt man Jahre an Altbestand, ohne sich zu verheben?
Altdaten übernimmt man nicht am Stück, sondern in Schichten. Zuerst kommt der Bestand, der heute nachgefragt wird, meist die letzten Jahre und die abgeschlossenen Projekte mit Nachwirkung. Danach folgt, was selten gebraucht wird. Der Aufwand liegt nicht im Einlesen, sondern im Zuordnen: Welcher Stand gilt, wer gehört zu welchem Vorgang, welche Datei ist eine Kopie. Genau das entscheidet den Nutzen.
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Der Weg der Daten
Altdaten übernehmen auf einer Tafel
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Was hereinkommt
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Der Bestand wird in Schichten eingelesen, beginnend bei dem, was heute nachgefragt wird
Vorgänge werden über Nummern, Namen und Datumsangaben einander zugeordnet
Doppelte Fassungen werden erkannt, der gültige Stand wird nach Ihrer Regel bestimmt
Scans und Bilddateien werden mit Texterkennung erschlossen, soweit die Vorlage es hergibt
Interne Vorlagen und Standards werden bewusst zuerst erfasst, weil sie in fast jede Antwort einfließen
Was nicht erschlossen wurde, steht auf einer Liste, damit niemand von Vollständigkeit ausgeht
02
Wovon dieser Artikel handelt
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
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Was beim Menschen bleibt
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Ein erschlossener Altbestand ist kein Archiv mit Beweiskraft.
Wo eine rechtssichere Aufbewahrung verlangt ist, bleibt das führende System das, was Sie heute dafür nutzen.
Außerdem lässt sich fehlender Zusammenhang nicht erfinden: Wenn nie aufgeschrieben wurde, warum eine Entscheidung so fiel, steht das auch nach der Übernahme nirgends.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Der Altbestand ist in den meisten Häusern das wertvollste und am schlechtesten genutzte Gut. Zwanzig Jahre Projekte liegen auf dem Server, und wenn jemand eine frühere Lösung sucht, dauert das Suchen länger als das Neumachen. Dieser Bestand ist erschließbar, aber nur, wenn man ihn in der richtigen Reihenfolge angeht und ehrlich sagt, wo die Grenze des Sinnvollen liegt.
Die Reihenfolge, die sich bewährt hat
Aus über 15 erfolgreich umgesetzten Implementierungen hat sich dieselbe Abfolge herausgeschält. Sie richtet sich danach, was tatsächlich nachgefragt wird, nicht danach, was am ordentlichsten abgelegt ist.
- Laufende Vorgänge: alles, woran heute jemand arbeitet, unabhängig vom Ablageort
- Abgeschlossene Vorgänge mit Nachwirkung, also Gewährleistung, Wartung, offene Forderungen
- Die letzten Jahrgänge als geschlossener Block, weil dort die meisten Rückfragen landen
- Die eigenen Vorlagen, Standards und internen Regeln, weil sie in jede zweite Antwort einfließen
- Der ältere Bestand als Hintergrundmaterial, ohne Anspruch auf Vollständigkeit
Woran der Aufwand wirklich hängt
Nicht an der Menge. Eine Million Dateien einzulesen ist eine Frage von Rechenzeit, nicht von Arbeitszeit. Aufwand entsteht beim Zuordnen: Welche der vier Fassungen eines Angebots ist die verschickte, gehört dieser Ordner zu diesem Projekt, ist der Scan im Postfach dieselbe Rechnung wie die im Ablagesystem. Diese Fragen beantwortet ein System nur, wenn ihm jemand einmal die Regeln des Hauses erklärt hat.
Wo Nacherfassen sich nicht mehr lohnt
Papierakten aus der Zeit vor der Digitalisierung sind der klassische Fall. Sie zu scannen und mit Texterkennung zu erschließen, ist möglich und teuer. Wir empfehlen es nur, wenn die Akten regelmäßig gebraucht werden, etwa bei langen Gewährleistungsfristen. Für Bestände, die seit Jahren niemand geöffnet hat, gilt eine einfache Regel: erst erschließen, wenn jemand danach fragt.
Was der erschlossene Bestand tatsächlich bringt
Der Nutzen zeigt sich nicht im Suchen, sondern im Nichtwiederholen. Eine frühere Lösung, ein schon einmal geschriebener Absatz, eine Antwort, die vor drei Jahren mit demselben Amt geklärt wurde. Häuser berichten uns vor allem von neuen Mitarbeitern, die deutlich schneller selbständig arbeiten, weil sie nicht mehr für jede Frage jemanden unterbrechen müssen.
Wo die Grenze liegt
Ein erschlossener Altbestand ist kein Archiv mit Beweiskraft. Wo eine rechtssichere Aufbewahrung verlangt ist, bleibt das führende System das, was Sie heute dafür nutzen. Außerdem lässt sich fehlender Zusammenhang nicht erfinden: Wenn nie aufgeschrieben wurde, warum eine Entscheidung so fiel, steht das auch nach der Übernahme nirgends. Und Papier, das niemand scannt, bleibt unsichtbar, unabhängig davon, wie gut das System ist.
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Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.
Häufig gefragt
Wie lange dauert die Übernahme eines gewachsenen Bestands?
Können wir Teile des Bestands ausklammern?
Was passiert mit Daten, die später hinzukommen?
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Wird so ein Vorhaben gefördert?
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