Fachartikel · ERP, PLM und Verwaltung

DATEV in Kanzlei und Buchhaltung: Was sich lesend anbinden lässt

DATEV wird lesend angebunden. Ausgelesen werden Belegdaten, Buchungsstapel, Mandantenstammdaten und die Dokumente aus DATEV Unternehmen online, soweit die Kanzlei den Zugriff freigibt. Daraus entsteht eine Suche über Mandanten, Vorgänge und Fristen sowie ein Abgleich fehlender Belege. Gebucht wird nicht. Steuerdaten sind besonders schutzbedürftig, deshalb ist der Betrieb auf einem Server im eigenen Haus hier der naheliegende Weg.

Stand:
KI-generiertes Bild: Drei ineinandergreifende Zahnräder aus Glas und Silber auf einer gemeinsamen Kupferwelle

Der Weg der Daten

DATEV auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • Belegdaten und Belegbilder werden aus der digitalen Ablage eingelesen

    • Mandantenstammdaten und Zuordnungen werden übernommen, nicht neu gepflegt

    • Auswertungen und Buchungsstapel werden als Tabelle gelesen

    • Kanzleiablage und Schriftverkehr werden gemeinsam mit den Belegen durchsuchbar

    • Fehlende Belege werden gegen die erwarteten Vorgänge gehalten und gemeldet

    • Der Betrieb läuft auf einem Server in der Kanzlei, ohne Cloud-Dienst im Datenpfad

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Es wird nicht gebucht.

    • Kein Buchungssatz, keine Kontenzuordnung, keine Änderung an einem Stapel.

    • Ebenso wenig geben wir steuerliche Auskünfte oder bewerten einen Sachverhalt, das ist Berufsträgerarbeit und bleibt es.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

In einer Kanzlei liegt das meiste Wissen nicht in der Buchhaltung, sondern drumherum: in Mandantenakten, in Mailverläufen, in Notizen zu einem Sachverhalt, den vor zwei Jahren jemand geklärt hat. DATEV verwaltet die Zahlen zuverlässig. Was es nicht leistet, ist die Antwort auf eine Frage, die jemand in normalen Worten stellt. Genau da setzen wir an, und zwar ausschließlich lesend.

Warum hier zuerst über den Ort gesprochen wird

Steuer- und Buchhaltungsdaten gehören zu den schutzbedürftigsten Beständen, die ein Betrieb hat. Sie fallen unter das Berufsgeheimnis, und ein Mandant hat einen Anspruch darauf, dass seine Zahlen nicht durch fremde Rechenzentren laufen. Deshalb steht bei DATEV am Anfang nicht die Frage, was möglich ist, sondern wo das System läuft. Der lokale Betrieb auf einem Server in der Kanzlei ist hier das naheliegende Vorgehen, nicht der Sonderfall.

Was gelesen wird

Der Zugriff erfolgt über die Wege, die DATEV selbst vorsieht, und über die Ablage, in der die Kanzlei ohnehin arbeitet.

  • Mandantenstammdaten mit Zuordnung zu Sachbearbeitern und Fristen
  • Buchungsstapel und Kontenbewegungen als Auswertung, nicht als Eingriff
  • Belegbilder und Belegdaten aus der digitalen Belegablage
  • Schriftverkehr und Notizen zum Mandanten aus der Kanzleiablage
  • Fristenlisten und Wiedervorlagen, soweit sie gepflegt werden

Was daraus im Alltag entsteht

Die häufigste Entlastung ist die Suche über den gesamten Mandantenbestand: Was haben wir zu diesem Sachverhalt schon einmal geprüft, und wo steht das. Daneben der Abgleich fehlender Belege, der heute meist in Listen und Rückrufen besteht. Und die Vorbereitung eines Mandantengesprächs, für die sonst jemand drei Ablagen durchgeht.

Wo die Verantwortung bleibt

Ein Buchungsvorschlag ist eine fachliche Aussage. Ein System, das ihn erzeugt und selbst verbucht, nimmt der Kanzlei eine Verantwortung ab, die sie nicht abgeben kann. Wir setzen deshalb keinen schreibenden Zugriff auf DATEV um. Wenn überhaupt etwas in Richtung Vorbereitung geht, dann als Hinweis auf dem Bildschirm, den ein Mitarbeiter prüft und selbst einträgt.

Wo die Grenze liegt

Es wird nicht gebucht. Kein Buchungssatz, keine Kontenzuordnung, keine Änderung an einem Stapel. Ebenso wenig geben wir steuerliche Auskünfte oder bewerten einen Sachverhalt, das ist Berufsträgerarbeit und bleibt es. Was die Kanzlei bekommt, ist Fundstelle und Überblick, nicht Urteil. Und ohne die Zustimmung der Berufsträger zum Lesezugriff wird gar nichts angebunden, auch nicht testweise.

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Häufig gefragt

Verstößt das gegen unsere Verschwiegenheitspflicht?
Beim lokalen Betrieb verlassen die Daten Ihr Haus nicht, damit stellt sich die Frage der Weitergabe nicht. Die Rechte aus der Kanzlei werden übernommen, ein Sachbearbeiter sieht also nur, was er ohnehin sehen darf. Die Ausgestaltung stimmen wir vor der Umsetzung mit Ihnen und, wenn Sie möchten, mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
Kann das System Belege selbst kontieren?
Es könnte Vorschläge erzeugen, wir setzen das nicht als automatische Buchung um. Ein Vorschlag, den niemand geprüft hat, wird im Zweifel übernommen, und dann haftet die Kanzlei für eine Maschine. Sinnvoll ist der umgekehrte Weg: Belege sortieren und fehlende melden, buchen tut ein Mensch.
Was ist mit DATEV Unternehmen online beim Mandanten?
Die dort abgelegten Belege lassen sich einbeziehen, wenn der Mandant das freigibt. Das ist eine eigene Vereinbarung und keine Selbstverständlichkeit. Ohne diese Freigabe bleibt es bei dem, was in der Kanzlei liegt.
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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Der nächste Schritt

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