Fachartikel · ERP, PLM und Verwaltung

Lexware und ähnliche Buchhaltungsprogramme im kleinen Betrieb anbinden

Lexware und vergleichbare Buchhaltungsprogramme werden über ihre Exporte gelesen: Rechnungsausgang, Offene Posten, Artikel- und Kundenstammdaten, meist als Tabelle oder DATEV-Ausgabe. Daraus entstehen eine Suche über Vorgänge, eine Übersicht offener Forderungen und ein Abgleich mit dem Postfach. Geschrieben wird nicht. Weil Buchhaltungsdaten besonders schutzbedürftig sind, läuft so etwas im kleinen Betrieb am besten auf einem Rechner im Haus.

Stand:

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Der Weg der Daten

Lexware auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • Rechnungs- und Offene-Posten-Exporte werden regelmäßig eingelesen

    • Kunden-, Lieferanten- und Artikelstammdaten werden übernommen

    • Rechnungen werden mit Angeboten, Lieferscheinen und Schriftverkehr verknüpft

    • Offene Forderungen werden gegen Zahlungseingang und Nachfassen gehalten

    • Der Betrieb läuft auf einem Rechner im Haus, ohne Cloud-Dienst im Datenpfad

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Wir schreiben nicht in die Buchhaltung.

    • Keine Rechnung wird erzeugt, keine Buchung gesetzt, keine Mahnstufe verändert.

    • Steuerliche Fragen beantworten wir nicht, dafür gibt es Ihren Steuerberater.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

Im kleinen Betrieb ist die Buchhaltung selten ein eigener Bereich. Sie ist etwas, das die Inhaberin abends macht oder eine Halbtagskraft an zwei Tagen in der Woche. Das Programm tut, was es soll, aber alles, was darüber hinausgeht, kostet Suchzeit: Welche Rechnung gehört zu welchem Auftrag, wer hat noch nicht bezahlt, was haben wir diesem Kunden zuletzt berechnet. Genau dieser Teil lässt sich abnehmen.

Was so ein Programm hergibt

Buchhaltungsprogramme dieser Klasse haben selten eine offene Schnittstelle, dafür aber verlässliche Exporte. Das reicht vollkommen.

  • Rechnungsausgang mit Kunde, Position, Datum und Betrag als Tabelle
  • Offene Posten mit Fälligkeit und Mahnstufe
  • Kunden- und Lieferantenstammdaten
  • Artikelstamm, soweit im Programm gepflegt
  • Der Export für den Steuerberater, der ohnehin monatlich erzeugt wird

Der Nutzen liegt in der Verbindung

Eine Rechnung allein sagt wenig. Interessant wird sie zusammen mit dem Angebot, dem Mailverlauf und dem Lieferschein. Werden diese Bestände gemeinsam durchsuchbar, beantwortet eine Frage in normalem Deutsch, was sonst drei Programme und einen Ordner braucht. Das ist der eigentliche Hebel im kleinen Betrieb, nicht die Buchhaltung selbst.

Forderungen, ohne dass jemand daran denkt

Offene Posten werden in vielen Betrieben dann angesehen, wenn Geld fehlt. Ein regelmäßiger Abgleich zwischen Offenen Posten, Zahlungseingang und Schriftverkehr meldet früher, wo etwas hängt und ob schon einmal nachgefasst wurde. Gemahnt wird trotzdem von Hand, weil eine Mahnung eine Geschäftsentscheidung ist.

Lokal betreiben ist hier die einfachere Antwort

Buchhaltungsdaten umfassen Umsätze, Kunden, Margen und Zahlungsverhalten, also fast alles, was ein Wettbewerber gerne wüsste. Im kleinen Betrieb reicht ein Rechner im Haus, um Suche und Modell lokal zu betreiben. Das ist kein Verzicht, sondern der kürzere Weg durch alle Datenschutzfragen, die sonst am Anfang stehen.

Wo die Grenze liegt

Wir schreiben nicht in die Buchhaltung. Keine Rechnung wird erzeugt, keine Buchung gesetzt, keine Mahnstufe verändert. Steuerliche Fragen beantworten wir nicht, dafür gibt es Ihren Steuerberater. Außerdem hängt die Qualität an den Exporten: Wo Positionen nur als Sammelzeile ausgegeben werden, kann auch nur die Sammelzeile ausgewertet werden. Was im Programm nicht gepflegt ist, taucht nirgends auf.

Hauptseite zum Thema

Lokale KI im eigenen Haus

Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.

Häufig gefragt

Wir nutzen gar nicht Lexware, sondern etwas anderes. Geht das trotzdem?
In aller Regel ja. Die gängigen Programme für kleine Betriebe geben ähnliche Tabellen aus, oft zusätzlich einen Export für den Steuerberater. Wir prüfen in der Konzeptionierung an Ihren eigenen Dateien, was ankommt, bevor irgendetwas umgesetzt wird.
Kann das System Rechnungen schreiben?
Wir setzen das nicht um. Eine Rechnung ist eine Forderung mit rechtlicher Wirkung, und die soll kein System selbstständig erzeugen. Was möglich ist: den Entwurf vorbereiten, damit ein Mensch ihn prüft und im Programm auslöst.
Wie oft werden die Daten aktualisiert?
So oft, wie Sie exportieren. Bei den meisten kleinen Betrieben reicht täglich, in manchen Fällen wöchentlich. Der Stand wird immer mit ausgewiesen, damit niemand mit einer veralteten Zahl arbeitet, ohne es zu merken.
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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Der nächste Schritt

Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.

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