Fachartikel · Ausschreibung und Kalkulation

GAEB-Datenaustausch: Was X81 bis X89 bedeuten und wozu sie taugen

◆Kurz gesagt

GAEB ist das deutsche Austauschformat für Leistungsverzeichnisse, und die Dateiart sagt, an welcher Stelle im Ablauf die Datei steht. X81 trägt die Leistungsbeschreibung, X82 die Kostenermittlung, X83 die Angebotsaufforderung, X84 das Angebot des Bieters, X85 ein Nebenangebot, X86 die Auftragserteilung, X89 die Mengenermittlung. Weil Positionen, Texte und Mengen strukturiert vorliegen, ist das Format der beste Lesekanal.

Wer verstehen will, warum eine Anbindung in der Ausschreibung in einem Büro sofort trägt und im anderen zäh bleibt, muss nicht die KI ansehen, sondern die GAEB-Dateien. Sie sind der Flaschenhals und zugleich die Chance. Es lohnt sich also, kurz zu klären, was hinter den Kürzeln steckt, die jeder in der Betreffzeile hat und kaum jemand auseinanderhält.

Stand: September 2026

Eine breite Glastafel mit leeren Zeilen, daneben ein Rechner, unten eine Kupferlinie als Summenstrich

◆Der weg der daten

GAEB-Datenaustausch auf einer Tafel

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Was hereinkommt

Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

  • GAEB-Dateien werden aus Postfach und Projektablage eingelesen, ohne Zutun
  • Die Dateiart wird erkannt und der Phase im Projekt zugeordnet
  • X84-Dateien mehrerer Bieter werden zu einem Preisspiegel gegenübergestellt
  • Ausgeschriebene Mengen werden gegen die abgerechneten Mengen gehalten
  • Langtexte aller Projekte werden über ihren Inhalt durchsuchbar, mit Fundstelle
  • Ältere Dateien im D-Format werden mitgelesen, soweit sie tragen
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Was beim Menschen bleibt

Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

  • Aus einer GAEB-Datei lässt sich nicht mehr herausholen, als hineingeschrieben wurde.
  • Fehlende Angaben lassen sich nicht erraten, und ein Abgleich zwischen zwei Leistungsverzeichnissen ist nur so gut, wie die Texte vergleichbar formuliert sind.
  • Zwei Positionen können dieselbe Leistung meinen und trotzdem nicht zusammenfinden.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

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Die Dateiarten und ihre Phase

Die Nummer beschreibt nicht das Format, sondern den Schritt im Ablauf. Der Inhalt ist jeweils dieselbe Positionsstruktur, nur mit anderen ausgefüllten Feldern.

  • X81: die Leistungsbeschreibung, also das Leistungsverzeichnis mit Texten und Mengen, ohne Preise
  • X82: die Kostenermittlung, dieselbe Struktur mit angesetzten Preisen des Planers
  • X83: die Angebotsaufforderung, die Datei, die an die Bieter geht
  • X84: das Angebot des Bieters mit seinen Einheitspreisen, die Grundlage jedes Preisspiegels
  • X85 und X86: das Nebenangebot und die Auftragserteilung, also der Zuschlag
  • X89: die Mengenermittlung für die Abrechnung, das digitale Aufmaß
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Warum das Format für eine Anbindung entscheidend ist

GAEB ist dokumentiert, verbreitet und unabhängig vom erzeugenden Programm. Ein System, das GAEB liest, arbeitet mit Dateien aus ORCA, iTWO, NEVARIS oder California gleichermaßen, ohne für jedes Programm einen eigenen Weg. Genau deshalb setzen wir dort an und nicht an herstellereigenen Schnittstellen, die mit jeder Version wandern.

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Wo GAEB schwach ist

Das Format überträgt, was das ausgebende Programm hineinschreibt. Frei formulierte Langtexte sind für Menschen gedacht, nicht für einen Abgleich, und dieselbe Leistung heißt in zwei Büros unterschiedlich. Hinzu kommt die alte Welt: Viele Dateien laufen noch als D81 oder D83 im älteren Zeilenformat. Das ist lesbar, trägt aber weniger mit sich. Eine GAEB-Datei ist eine Abschrift, keine vollständige Projektakte.

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Was daraus im Alltag entsteht

Preisspiegel aus den X84-Dateien, ein Abgleich zwischen X81 und X89, also zwischen ausgeschriebener und abgerechneter Menge, eine Prüfung auf fehlende oder doppelte Positionen und eine Suche über die Langtexte aller Projekte. Alles Vergleichsarbeit, und genau die lohnt sich zu automatisieren.

◆Wo die Grenze liegt

Aus einer GAEB-Datei lässt sich nicht mehr herausholen, als hineingeschrieben wurde. Fehlende Angaben lassen sich nicht erraten, und ein Abgleich zwischen zwei Leistungsverzeichnissen ist nur so gut, wie die Texte vergleichbar formuliert sind. Zwei Positionen können dieselbe Leistung meinen und trotzdem nicht zusammenfinden. Wir sagen nach dem ersten Einlesen offen, was Ihre Dateien tatsächlich enthalten, bevor jemand über Auswertungen nachdenkt.

Häufig gefragt

Was ist der Unterschied zwischen D81 und X81?

Der Inhalt meint dasselbe, die Form unterscheidet sich. D-Dateien sind das ältere Zeilenformat, X-Dateien liegen als XML vor und tragen mehr Struktur. Beide lassen sich lesen, X-Dateien liefern die besseren Ergebnisse.

Was ist mit X87 und X88?

Die sind in der Praxis kaum anzutreffen, auch in Büros mit sauberem Ablauf nicht. Wir prüfen an Ihren eigenen Dateien, welche Arten bei Ihnen tatsächlich vorkommen, statt eine Vollständigkeit zu versprechen, die niemand braucht.

Brauchen unsere Bieter dafür etwas Besonderes?

Nein. Wer heute per GAEB anbietet, ändert nichts an seinem Ablauf. Wo Angebote nur als PDF kommen, werden sie mit Texterkennung erfasst, das ist ungenauer und wird entsprechend gekennzeichnet.

Müssen wir unsere Software austauschen?

Nein. Wir setzen auf das auf, was Sie nutzen, und lesen daraus, was gebraucht wird. Ein Austausch bringt selten mehr Nutzen als Ärger, und er schiebt den Start um Monate. Die Oberflächen, in denen Ihre Leute arbeiten, bleiben dieselben.

Wird so ein Vorhaben gefördert?

Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Erstgespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

◆Fachwörter aus diesem artikel

Sie wollen wissen, was sich bei Ihnen anbinden lässt?

Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Wir fragen nach Ihren Programmen und nach Zahlen, nicht nach Ihrem Interesse an KI.

Termin vereinbaren

◆Der nächste Schritt

Was kostet Sie das Suchen
im Monat?

Die wenigsten Büros haben das je ausgerechnet. Im Termin machen wir es zusammen: Stunden pro Woche, was eine Stunde bei Ihnen kostet, was im letzten Jahr deswegen schiefgegangen ist. Über uns reden wir erst danach.

  • Dreißig Minuten, per Video oder Telefon
  • Wir fragen nach Zahlen, nicht nach Ihrem Interesse an KI
  • Danach wissen Sie, ob sich das für Sie lohnt. Auch wenn die Antwort nein ist

Keine Folien, keine Verkaufsshow. Wenn es nicht passt, sagen wir das im Termin.