Fachartikel · Bürosoftware und Ablage

Ein Dokumentenmanagementsystem einführen oder das vorhandene nutzen

Ein Dokumentenmanagementsystem muss nicht sein, damit eine KI-Infrastruktur funktioniert. Haben Sie eines, wird es lesend angebunden, samt Aktenplan, Schlagworten, Versionsständen und Rechten. Haben Sie keines, wird zuerst die vorhandene Ablage erschlossen, und die Frage nach einem System stellt sich später aus der Erfahrung heraus. Wir empfehlen keine Einführung, deren Nutzen sich erst in Jahren zeigt.

Stand:
KI-generiertes Bild: Ein Aktenschrank aus Silber, dessen Schubladen über Kupferlinien mit vier schwebenden Glaskacheln verbunden sind

Der Weg der Daten

DMS einführen auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • Ein vorhandenes System wird lesend angebunden, über Schnittstelle oder Exporte

    • Aktenplan, Schlagworte und Versionsstände werden als Merkmale übernommen

    • Das Rechtemodell des Systems gilt unverändert weiter

    • Der Altbestand außerhalb des Systems wird parallel erschlossen

    • Antworten nennen Vorgang, Dokument und Fundstelle

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Eine Anbindung ersetzt keine revisionssichere Aufbewahrung, und sie erfüllt keine steuerlichen Aufbewahrungspflichten.

    • Wer das braucht, braucht ein System dafür, daran führt kein Weg vorbei.

    • Umgekehrt macht ein System eine Ablage nicht automatisch auffindbar: Ein schlecht gepflegter Aktenplan ist genauso unbrauchbar wie ein schlecht benannter Ordner.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

Die Frage kommt in fast jedem zweiten Gespräch: Brauchen wir erst ein ordentliches System, bevor so etwas Sinn ergibt. Die ehrliche Antwort ist unbequem für alle, die gerade ein solches Vorhaben planen. Nein, und in vielen Fällen ist die umgekehrte Reihenfolge die bessere, weil Sie dann wissen, was Sie eigentlich brauchen.

Was ein vorhandenes System beisteuert

Wer bereits eines nutzt, hat Vorarbeit geleistet, die sich unmittelbar auszahlt.

  • Ein Aktenplan, der Dokumente eindeutig einem Vorgang zuordnet
  • Schlagworte und Merkmale, die von Menschen vergeben wurden
  • Versionsstände mit nachvollziehbarer Historie
  • Ablagefristen und Kennzeichnungen für aufbewahrungspflichtige Unterlagen
  • Ein Rechtemodell, das sich unverändert übernehmen lässt

Warum eine Einführung oft an der falschen Stelle beginnt

Eine Einführung verlangt zuerst eine Entscheidung darüber, wie künftig abgelegt wird, und diese Entscheidung trifft ein Projektteam am grünen Tisch. Sechs Monate später zeigt sich, dass die Praxis anders fragt als der Aktenplan sortiert. Wer den Bestand vorher erschließt, sieht an echten Fragen, welche Ordnung tatsächlich gebraucht wird, und spart sich zwei Korrekturschleifen.

Was ohne System funktioniert und was nicht

Suche, Zuordnung und Wiederfinden funktionieren auch über eine gewachsene Ablage. Was nicht ohne System geht, ist revisionssichere Aufbewahrung mit nachweisbarer Unveränderbarkeit, und das ist für steuerlich relevante Unterlagen keine Kleinigkeit. Wer diese Anforderung hat, braucht ein System, und zwar unabhängig von jeder KI-Frage.

Wie beides zusammengeht

Wenn Sie sich für eine Einführung entscheiden, wird das System angebunden wie jede andere Ablage auch: lesend, mit Übernahme der Rechte. Der bereits erschlossene Altbestand bleibt daneben erhalten, denn niemand überführt zwanzig Jahre Ablage in ein neues System, und die Suche muss trotzdem beide erreichen.

Wo die Grenze liegt

Eine Anbindung ersetzt keine revisionssichere Aufbewahrung, und sie erfüllt keine steuerlichen Aufbewahrungspflichten. Wer das braucht, braucht ein System dafür, daran führt kein Weg vorbei. Umgekehrt macht ein System eine Ablage nicht automatisch auffindbar: Ein schlecht gepflegter Aktenplan ist genauso unbrauchbar wie ein schlecht benannter Ordner. Und die Einführung selbst begleiten wir nicht als Selbstzweck, sondern nur dort, wo eine echte Anforderung dahintersteht.

Hauptseite zum Thema

Büro-Gedächtnis

Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.

Häufig gefragt

Womit fängt man an, wenn wir noch kein System haben?
Mit dem Erschließen der vorhandenen Ablage. Das greift nicht in die Arbeitsweise ein, braucht nur Lesezugriff und zeigt innerhalb weniger Wochen, welche Unterlagen tatsächlich gesucht werden. Diese Erfahrung ist die beste Grundlage für eine spätere Entscheidung.
Verlieren wir Arbeit, wenn wir später doch ein System einführen?
Nein. Die Anbindung richtet sich auf Quellen, und ein neues System ist einfach eine weitere Quelle. Der erschlossene Altbestand bleibt erhalten, was ohnehin nötig ist, weil niemand zwanzig Jahre Ablage nachträglich überführt.
Erledigt die KI die Verschlagwortung?
Sie kann Vorschläge machen, und bei großen Beständen ist das eine erhebliche Erleichterung. Verbindlich wird ein Schlagwort erst durch die Bestätigung eines Menschen, denn ein falsch abgelegter Vertrag ist schlimmer als ein gar nicht abgelegter.
Müssen wir unsere Software austauschen?
Nein. Wir setzen auf das auf, was Sie nutzen, und lesen daraus, was gebraucht wird. Ein Austausch bringt selten mehr Nutzen als Ärger, und er schiebt den Start um Monate. Die Oberflächen, in denen Ihre Leute arbeiten, bleiben dieselben.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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Der nächste Schritt

Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.

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