Fachartikel · Bürosoftware und Ablage
untermStrich anbinden: Bürosoftware für Planungsbüros weiterdenken
untermStrich ist Bürosoftware für Planungsbüros und deckt Projekte, Zeiten, Honorarermittlung, Adressen und Dokumente ab. Für eine Anbindung wird lesend auf Auswertungen, Exporte und die Datenbank zugegriffen. Der Nutzen liegt nicht darin, die Software zu ersetzen, sondern ihre Daten mit Postfach, Ablage und Plänen zusammenzuführen, sodass eine Frage eine Antwort ergibt statt vier Suchvorgänge in vier Programmen.
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Der Weg der Daten
untermStrich auf einer Tafel
01
Was hereinkommt
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Projekte, Phasen und Beteiligte werden lesend übernommen
Zeiten und Honorarstände werden regelmäßig ausgewertet
Am Projekt hängende Dokumente werden mit erfasst
Nachrichten, Plandateien und Protokolle werden derselben Projektnummer zugeordnet
Rechte aus Software und Ablage gelten unverändert weiter
02
Wovon dieser Artikel handelt
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
03
Was beim Menschen bleibt
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Es wird nichts in die Software zurückgeschrieben.
Keine Zeiten, keine Projekte, keine Rechnungspositionen.
Wo Projektnummern uneinheitlich vergeben wurden, ist die Zuordnung entsprechend ungenau, und das lässt sich nicht durch Raten ausgleichen, sondern nur durch eine Regel für neue Vorhaben.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
In Büros mit untermStrich hören wir selten, dass die Software fehle. Wir hören, dass sie ein Teil des Bildes zeigt und der Rest woanders liegt. Der Projektstand ist gepflegt, die Vorgeschichte steht im Postfach, der aktuelle Plan liegt auf dem Server, und das Protokoll dazu hat jemand als Anhang verschickt. Genau diese Verteilung ist das Thema.
Was die Software an Struktur mitbringt
Der große Vorteil einer gepflegten Bürosoftware ist, dass Zuordnungen bereits gemacht sind. Diese Zuordnungen sind wertvoller als die einzelnen Werte.
- Projekte mit Nummer, Bauherr, Phasen und Zuständigkeiten
- Zeiten je Person, Projekt und Leistungsbild
- Honorarermittlung und Rechnungsstände
- Adressen und Beteiligte mit ihrer Rolle im Vorhaben
- Dokumente, die in der Software am Projekt hängen
Die Zuordnung als Anker für alles andere
Wenn die Projektnummer in der Software sauber geführt ist, lässt sich alles andere daran hängen: Nachrichten, Plandateien, Protokolle, Rechnungen. Das ist der unspektakuläre Kern einer Anbindung. Nicht die klügste Antwort zählt, sondern dass das Verstreute derselben Sache zugeordnet wird und beim Suchen zusammen auftaucht.
Auswertungen, nach denen sonst niemand fragt
Wie stehen die Zeiten gegen das ermittelte Honorar, welche Vorhaben laufen seit Wochen ohne Buchung, wo ist die Schlussrechnung fällig. Solche Fragen beantwortet die Software, wenn jemand sie stellt. Der Unterschied liegt darin, dass ein Hinweis von selbst kommt, statt auf jemanden zu warten, der am Monatsende Zeit dafür findet.
Ihre Leute arbeiten weiter wie bisher
Es wird nichts umgestellt und keine zweite Erfassung eingeführt. Wer heute Zeiten in untermStrich bucht, bucht sie morgen genauso. Die Anbindung ist unsichtbar, und das ist Absicht: Jede Veränderung an der täglichen Arbeitsweise kostet Zustimmung, die man an anderer Stelle dringender braucht.
Wo die Grenze liegt
Es wird nichts in die Software zurückgeschrieben. Keine Zeiten, keine Projekte, keine Rechnungspositionen. Wo Projektnummern uneinheitlich vergeben wurden, ist die Zuordnung entsprechend ungenau, und das lässt sich nicht durch Raten ausgleichen, sondern nur durch eine Regel für neue Vorhaben. Für den lesenden Datenbankzugriff braucht es die Freigabe Ihres Betreuers, und ohne die bleibt der Weg über Exporte, der funktioniert, aber weniger aktuell ist.
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Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.
Häufig gefragt
Was, wenn unsere Projektnummern uneinheitlich sind?
Wie aktuell sind die Daten?
Sehen Mitarbeitende dann Zeiten von Kollegen?
Müssen wir unsere Software austauschen?
Wird so ein Vorhaben gefördert?
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DMS einführen
Vorhandenes System anbinden, oder ohne starten und später entscheiden
Der nächste Schritt
Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.
Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Im kostenlosen Analysegespräch, 30 Minuten, sehen wir uns Ihr Unternehmen an und sagen Ihnen, wo die Firmen-KI zuerst hilft. Wir denken langfristig. Der erste Schritt soll sich für Sie schnell rechnen, deshalb steht Ihr erster Baustein ab 2 Wochen. Danach wachsen wir mit Ihnen weiter: Wir suchen langfristige Partnerschaften, keine Einmalprojekte.
- Festpreis je Schritt
- Stopp-Punkt mit Zwischenabnahme
- Eigener Code, der Ihnen gehört