Fachartikel · Bürosoftware und Ablage
Die gewachsene Dateiablage auf dem Server: lesen statt aufräumen
Die gewachsene Dateiablage auf dem Server wird gelesen, wie sie ist. Kein Aufräumprojekt vorher, keine neue Ordnerstruktur, keine Umbenennung. Erfasst werden Dateien, Ordnerpfade, Änderungsdaten und die Freigaben, die dort gelten. Die Suche läuft danach über den Inhalt, nicht über den Dateinamen. Unordnung kostet Trefferqualität, sie verhindert den Start nicht.
Der Weg der Daten
Dateiablage auf einer Tafel
01
Was hereinkommt
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Der Bestand wird regelmäßig eingelesen, neue Dateien kommen von selbst dazu
Texte, Tabellen und PDF werden inhaltlich erfasst, Scans über Texterkennung
Ordnerpfade und Dateinamen werden als zusätzliche Merkmale genutzt
Freigaben aus dem Verzeichnisdienst werden übernommen und angewendet
Doppelte Ablagen werden erkannt und als solche gekennzeichnet
Jede Antwort nennt Pfad und Fundstelle
02
Wovon dieser Artikel handelt
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
03
Was beim Menschen bleibt
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Es wird nichts verschoben, umbenannt oder gelöscht, auch nicht die dritte Kopie derselben Datei.
Alte Scans in schlechter Qualität liefern wenig bis nichts, und was nicht sicher erkannt wird, gilt als unsicher und wird nicht geraten.
Passwortgeschützte Dateien bleiben verschlossen, das ist so gewollt.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Jedes Büro hat dieses Laufwerk. Eine Struktur von damals, eine Struktur von heute, dazwischen ein Ordner namens Alt und ein Ordner namens Alt neu. Der Bestand ist wertvoll und praktisch unbenutzbar, weil Suchen länger dauert als Neuerstellen. Und weil das so ist, wird jedes Jahr aufs Neue ein Aufräumprojekt beschlossen, das nach zwei Wochen liegen bleibt.
Warum Aufräumen der falsche erste Schritt ist
Ein Aufräumprojekt für zwanzig Jahre Bestand hat keinen Termin, keinen Verantwortlichen mit Zeit und keinen sichtbaren Nutzen, bevor es fertig ist. Deshalb wird es nie fertig. Umgekehrt herum funktioniert es: erst den Bestand erschließen, dann sehen, welche Ordner überhaupt jemand braucht, und nur dort Ordnung herstellen, wo sie sich lohnt.
Was aus einer Ablage gelesen wird
Auch ohne gepflegte Benennung trägt jede Datei Merkmale mit sich, die sich auswerten lassen.
- Der Inhalt selbst, bei Texten, Tabellen, Präsentationen und PDF
- Gescannte Unterlagen über Texterkennung, soweit die Qualität es hergibt
- Ordnerpfad und Dateiname, aus denen sich oft Projekt und Phase ableiten lassen
- Datum der Erstellung und der letzten Änderung
- Freigaben und Berechtigungen aus dem Verzeichnisdienst
- Doppelte Ablagen derselben Datei an mehreren Stellen
Die Berechtigungen gelten weiter
Ihre Freigaben werden mitgelesen und bei jeder Frage angewendet. Wer keinen Zugriff auf den Ordner mit den Verträgen hat, bekommt daraus keine Antwort und erfährt auch nicht, dass es ihn gibt. Dieser Punkt wird oft als Nebensache behandelt, ist aber die Grundlage: Eine Suche, die Rechte erst nachträglich prüft, ist eine Suche, bei der man sich auf nichts verlassen kann.
Was danach anders ist
Gefragt wird in normalem Deutsch, geantwortet wird mit Verweis auf Datei und Pfad. Die Ordnerstruktur bleibt, wie sie ist, und wer lieber weiter durch Ordner klickt, kann das tun. Es kommt nichts weg und nichts dazu, es wird nur auffindbar, was vorher da war und niemand mehr erreicht hat.
Wo die Grenze liegt
Es wird nichts verschoben, umbenannt oder gelöscht, auch nicht die dritte Kopie derselben Datei. Alte Scans in schlechter Qualität liefern wenig bis nichts, und was nicht sicher erkannt wird, gilt als unsicher und wird nicht geraten. Passwortgeschützte Dateien bleiben verschlossen, das ist so gewollt. Und wo Freigaben im Haus falsch gesetzt sind, wird die Suche diesen Fehler übernehmen, denn sie hält sich an Ihre Regeln und erfindet keine eigenen.
Hauptseite zum Thema
Büro-Gedächtnis
Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.
Häufig gefragt
Müssen wir vorher aufräumen?
Wie groß darf der Bestand sein?
Was ist mit Dateiformaten alter Programme?
Müssen wir unsere Software austauschen?
Wird so ein Vorhaben gefördert?
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Vorhandenes System anbinden, oder ohne starten und später entscheiden
Der nächste Schritt
Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.
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