Bekommt das System Zugriff auf alle Postfächer?
Nur auf die, die Ihre Administration freigibt, und nur lesend. In der Praxis fängt man mit den Projektpostfächern und den Funktionsadressen an. Persönliche Postfächer kommen erst dazu, wenn die Beteiligten es wollen und die Mitbestimmung im Haus geklärt ist.
Brauchen wir dafür einen bestimmten Plan von Microsoft?
Die Schnittstelle steht in den gängigen Geschäftsplänen zur Verfügung. Unterschiede gibt es bei Zusatzfunktionen und bei der Protokollierung, nicht beim Lesezugriff selbst. Was in Ihrem Mandanten verfügbar ist, prüfen wir in der Konzeptionierung, bevor irgendjemand etwas umstellt.
Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Dann greifen dieselben Regeln wie heute. Wird das Konto gesperrt, verschwinden seine privaten Inhalte auch aus der Suche. Was in gemeinsamen Bibliotheken und Projektpostfächern liegt, bleibt erhalten, und genau das ist der Grund, dort abzulegen statt im persönlichen Ordner.
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Erstgespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.
