Outlook: Das Postfach als eigentliche Quelle für Vorgänge

Was im Postfach steht, das sonst nirgends steht

Der Schriftverkehr enthält die Zwischenstände, die es in keine Akte schaffen, weil sie niemand für endgültig hält.

• Zusagen und Fristen, die in einem Nebensatz stehen und niemand notiert hat
• Anhänge mit Planständen, Angeboten und Protokollen in der jeweils versandten Fassung
• Wer wann worauf geantwortet hat, und wer eben nicht geantwortet hat
• Rückfragen, die zweimal gestellt wurden, weil die erste unterging
• Verteiler, aus denen hervorgeht, wer zu einem Vorhaben gehört

Die Übersicht der offenen Vorgänge

Aus gelesenen Nachrichten lässt sich erkennen, wo eine Frage gestellt und nicht beantwortet wurde. Daraus entsteht eine Liste offener Punkte je Vorhaben, mit Datum und Verweis auf die Nachricht. Das ersetzt keine Entscheidung, es verhindert nur, dass etwas drei Wochen liegt, weil derjenige, der es gelesen hat, gerade im Urlaub war.

Anhänge, die auffindbar werden

Die versandte Fassung eines Dokuments ist oft die einzige, die noch vorhanden ist. Werden Anhänge miterfasst und mit Texterkennung aufbereitet, ist auch ein gescanntes Protokoll aus dem vorletzten Jahr über seinen Inhalt auffindbar, nicht nur über den Absender und das ungefähre Datum.

Was bewusst nicht automatisch passiert

Es wird nichts beantwortet und nichts verschickt. Wo wir Entwürfe vorbereiten, gehen sie in den Entwurfsordner und warten dort auf einen Menschen. Eine Nachricht, die ohne Freigabe hinausgeht, kostet mehr Vertrauen, als jede Zeitersparnis zurückholt, und wir setzen so etwas deshalb nicht um.