Fachartikel · Bürosoftware und Ablage
Microsoft Teams, Gruppenchats und Sprachnachrichten als Quelle
Microsoft Teams und Gruppenchats enthalten viele Absprachen, die sonst nirgends stehen. Lesend angebunden werden Kanäle, geteilte Dateien und Besprechungsnotizen, immer mit den Rechten des jeweiligen Teams. Sprachnachrichten und Mitschnitte von Besprechungen sind ein eigener Fall: Sie brauchen eine ausgesprochene Einwilligung aller Beteiligten. Stillschweigend gilt sie nicht, und ohne sie wird nichts ausgewertet.
Der Weg der Daten
Teams und Chat auf einer Tafel
01
Was hereinkommt
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Kanäle und Gruppenchats werden lesend erfasst, mit Mitgliederkreis und Datum
In Teams geteilte Dateien werden gemeinsam mit der Ablage durchsuchbar
Offene Punkte aus Kanälen werden je Vorhaben zusammengestellt
Sprachnachrichten und Mitschnitte nur nach ausgesprochener Einwilligung
Protokollentwürfe aus Besprechungen gehen an einen Menschen zur Freigabe
Antworten nennen Kanal, Zeitpunkt und Fundstelle
02
Wovon dieser Artikel handelt
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
03
Was beim Menschen bleibt
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Ohne ausgesprochene Einwilligung wird kein Gespräch mitgeschnitten und keine Sprachnachricht ausgewertet, auch nicht versuchsweise.
Private Einzelchats bleiben außen vor.
Aus einem Chatverlauf lässt sich nicht sicher ablesen, was verbindlich gemeint war und was Gedankenspiel, deshalb bleiben Zusammenfassungen Vorschläge und ersetzen kein Protokoll.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Seit die Besprechung im Chat stattfindet, steht dort auch das Ergebnis. Nur eben verteilt über sechzig Nachrichten, zwei Kanäle und eine Sprachnachricht von vier Minuten. Das ist die Realität in vielen Büros, und sie ist weder gut noch schlecht. Sie ist nur schlecht dokumentiert, und genau dort lässt sich etwas verbessern.
Was in Kanälen und Chats liegt
Der Chat hat übernommen, was früher über kurze Zurufe lief. Der Unterschied ist, dass er nachlesbar wäre, wenn jemand es täte.
- Kurzfristige Absprachen und Zwischenstände zwischen zwei Terminen
- Geteilte Dateien, oft in einer Fassung, die es nicht in die Ablage geschafft hat
- Entscheidungen, die im Verlauf getroffen und nie protokolliert wurden
- Besprechungsnotizen und Termine mit Teilnehmerkreis
- Sprachnachrichten, die niemand zweimal anhört
Die Rechte des Teams sind die Grenze
Jeder Kanal hat einen Mitgliederkreis, und dieser Kreis gilt weiter. Wer nicht Mitglied eines privaten Kanals ist, bekommt daraus keine Antwort, keinen Auszug und keinen Hinweis. Das ist keine Einstellung, die man vergessen könnte, sondern die Grundlage des Aufbaus. Private Einzelchats bleiben ohnehin außen vor, solange die Beteiligten sie nicht ausdrücklich freigeben.
Sprachnachrichten und Mitschnitte brauchen Einwilligung
Hier ist besondere Sorgfalt geboten, und sie ist nicht verhandelbar. Wer eine Besprechung mitschneiden oder Sprachnachrichten auswerten will, braucht die Einwilligung aller Beteiligten, und zwar ausgesprochen. Stillschweigend gilt sie nicht, auch dann nicht, wenn ein Hinweis irgendwo in einer Richtlinie steht. Bei Externen gilt das genauso, und in vielen Fällen ist die Mitbestimmung im Haus zusätzlich zu beteiligen.
Was daraus entsteht, wenn die Grundlage stimmt
Aus freigegebenen Kanälen entsteht eine Zusammenfassung offener Punkte je Vorhaben, und geteilte Dateien werden auffindbar wie alles andere auch. Aus einer freigegebenen Besprechung entsteht ein Entwurf für ein Protokoll, den ein Mensch prüft und freigibt. Das ist der Punkt, an dem aus verstreuten Nachrichten wieder eine nachvollziehbare Vorgangsgeschichte wird.
Wo die Grenze liegt
Ohne ausgesprochene Einwilligung wird kein Gespräch mitgeschnitten und keine Sprachnachricht ausgewertet, auch nicht versuchsweise. Private Einzelchats bleiben außen vor. Aus einem Chatverlauf lässt sich nicht sicher ablesen, was verbindlich gemeint war und was Gedankenspiel, deshalb bleiben Zusammenfassungen Vorschläge und ersetzen kein Protokoll. Und die Erkennung von Sprache ist bei Dialekt, Nebengeräuschen und mehreren gleichzeitig Sprechenden fehleranfällig, was nicht sicher erkannt wird, wird als unsicher gekennzeichnet.
Hauptseite zum Thema
Büro-Gedächtnis
Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.
Häufig gefragt
Werden alle Chats im Haus mitgelesen?
Wie holen wir die Einwilligung für Mitschnitte ein?
Was passiert mit einer Aufnahme nach der Auswertung?
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Wird so ein Vorhaben gefördert?
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Der nächste Schritt
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