Nachträge erfassen und belegen: Die Akte stellt sich zusammen, die Wertung bleibt

Wo ein Nachtrag entsteht

Nicht im Nachtragsformular. Der Vorgang beginnt viel früher, verteilt über Kanäle, die nicht zusammenlaufen.

• Eine Mail des Bauherrn, in der beiläufig eine Änderung gewünscht wird
• Ein Satz im Besprechungsprotokoll, der eine Ausführungsart festlegt
• Eine Planänderung mit neuem Index, die eine Leistung erweitert
• Eine Anordnung der Bauleitung vor Ort, später per Mail bestätigt
• Eine Behördenauflage, die eine zusätzliche Leistung erzwingt
• Ein Anruf, von dem nur eine Notiz existiert

Was sich maschinell sammeln lässt

Wird der projektbezogene Schriftverkehr gemeinsam mit Plandaten und Protokollen erschlossen, lassen sich Stellen finden, die nach einer Anordnung oder einer Änderung aussehen. Sie werden dem Projekt und, wo möglich, der Position zugeordnet und der Bauleitung vorgelegt. Sie ist es, die entscheidet, ob daraus ein Nachtrag wird.

Fristen, die nicht auffallen, bis sie weg sind

Die meisten Verträge sehen Anzeigefristen vor, und sie laufen ab dem Ereignis, nicht ab dem Zeitpunkt, an dem jemand daran denkt. Werden Vorgänge mit Datum mitgeführt, erscheint in der Wochenübersicht, was offen ist und seit wann. Das ist Buchführung, keine Rechtsberatung, aber es verhindert den teuersten aller Nachtragsfehler.

Die Akte, wenn es ernst wird

Kommt es zum Streit, entscheidet nicht die Meinung, sondern der Belegstapel. Sind die Unterlagen erschlossen, lässt sich zu einem Vorgang zusammenstellen, was es an Mails, Protokollauszügen, Planständen und Notizen gibt, jeweils mit Verweis auf die Fundstelle. Was daraus vorgetragen wird, bestimmen Ihre Projektleitung und, wo nötig, Ihr Anwalt.