Fachartikel · Ausschreibung und Kalkulation
Nachträge erfassen und belegen: Die Akte stellt sich zusammen, die Wertung bleibt
Nachträge scheitern selten an der Berechnung, sondern an der Beweisführung. Automatisieren lässt sich das Sammeln: Anordnungen aus Mails und Protokollen erkennen, sie dem Vorgang zuordnen, Fristen mitführen und den Belegstapel zusammenstellen. Was daraus ein berechtigter Nachtrag wird und wie er bewertet ist, entscheidet die Bauleitung. Das System liefert die Akte, nicht das Urteil.
Der Weg der Daten
Nachtragsmanagement auf einer Tafel
01
Was hereinkommt
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Projektbezogener Schriftverkehr wird erschlossen und dem Vorgang zugeordnet
Protokolle und Notizen werden mit erfasst, auch als Scan
Planstände mit neuem Index werden dem betroffenen Gewerk zugeordnet
Offene Vorgänge werden mit Datum und Frist nachgehalten
Zu jedem Vorgang wird der Belegstapel mit Fundstellen zusammengestellt
02
Wovon dieser Artikel handelt
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
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Was beim Menschen bleibt
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Ob eine Äußerung juristisch eine Anordnung ist, kann kein System entscheiden, und wir behaupten es nicht.
Erkannt wird, dass eine Stelle danach aussieht, und sie wird der Bauleitung vorgelegt.
Genauso wenig bewerten wir die Höhe eines Nachtrags, denn das ist eine Frage des Vertrags und der Kalkulation und damit Sache des Menschen, der dafür geradesteht.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Ein Nachtrag geht selten deshalb verloren, weil jemand falsch gerechnet hat. Er geht verloren, weil die Mail von damals nicht mehr auffindbar ist, weil die Frist gelaufen ist oder weil niemand mehr weiß, wer die Änderung eigentlich angeordnet hat. Das ist kein fachliches Problem, es ist ein Ablageproblem, und genau deshalb lässt sich daran etwas ändern.
Wo ein Nachtrag entsteht
Nicht im Nachtragsformular. Der Vorgang beginnt viel früher, verteilt über Kanäle, die nicht zusammenlaufen.
- Eine Mail des Bauherrn, in der beiläufig eine Änderung gewünscht wird
- Ein Satz im Besprechungsprotokoll, der eine Ausführungsart festlegt
- Eine Planänderung mit neuem Index, die eine Leistung erweitert
- Eine Anordnung der Bauleitung vor Ort, später per Mail bestätigt
- Eine Behördenauflage, die eine zusätzliche Leistung erzwingt
- Ein Anruf, von dem nur eine Notiz existiert
Was sich maschinell sammeln lässt
Wird der projektbezogene Schriftverkehr gemeinsam mit Plandaten und Protokollen erschlossen, lassen sich Stellen finden, die nach einer Anordnung oder einer Änderung aussehen. Sie werden dem Projekt und, wo möglich, der Position zugeordnet und der Bauleitung vorgelegt. Sie ist es, die entscheidet, ob daraus ein Nachtrag wird.
Fristen, die nicht auffallen, bis sie weg sind
Die meisten Verträge sehen Anzeigefristen vor, und sie laufen ab dem Ereignis, nicht ab dem Zeitpunkt, an dem jemand daran denkt. Werden Vorgänge mit Datum mitgeführt, erscheint in der Wochenübersicht, was offen ist und seit wann. Das ist Buchführung, keine Rechtsberatung, aber es verhindert den teuersten aller Nachtragsfehler.
Die Akte, wenn es ernst wird
Kommt es zum Streit, entscheidet nicht die Meinung, sondern der Belegstapel. Sind die Unterlagen erschlossen, lässt sich zu einem Vorgang zusammenstellen, was es an Mails, Protokollauszügen, Planständen und Notizen gibt, jeweils mit Verweis auf die Fundstelle. Was daraus vorgetragen wird, bestimmen Ihre Projektleitung und, wo nötig, Ihr Anwalt.
Wo die Grenze liegt
Ob eine Äußerung juristisch eine Anordnung ist, kann kein System entscheiden, und wir behaupten es nicht. Erkannt wird, dass eine Stelle danach aussieht, und sie wird der Bauleitung vorgelegt. Genauso wenig bewerten wir die Höhe eines Nachtrags, denn das ist eine Frage des Vertrags und der Kalkulation und damit Sache des Menschen, der dafür geradesteht. Und was nie aufgeschrieben wurde, bleibt unauffindbar: Wo mündlich angeordnet und nichts notiert wird, ändert eine Anbindung daran nichts.
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Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.
Häufig gefragt
Erkennt das System wirklich jede Anordnung?
Formuliert das System den Nachtrag?
Funktioniert das auch bei laufenden Projekten?
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Wird so ein Vorhaben gefördert?
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