Fachartikel · Ausschreibung und Kalkulation

Aufmaß und Rechnungsprüfung: Vergleichen ist Maschinenarbeit, Freigeben nicht

Bei der Rechnungsprüfung wird verglichen: Aufmaß gegen Leistungsverzeichnis, Rechnung gegen Auftrag, Abschlagszahlung gegen das, was bisher geflossen ist. Das ist Rechen- und Buchführungsarbeit und lässt sich abnehmen, samt Hinweis auf Positionen ohne Deckung, auf doppelt abgerechnete Mengen und auf überschrittene Auftragssummen. Freigegeben wird eine Rechnung von dem, der sie verantwortet.

Stand:
KI-generiertes Bild: Eine breite Glastafel mit leeren Zeilen, daneben ein Rechner, unten eine Kupferlinie als Summenstrich

Der Weg der Daten

Aufmaß und Abrechnung auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • Digitale Aufmaße als GAEB-Datei werden eingelesen und den Positionen zugeordnet

    • Aufmaßblätter auf Papier werden mit Texterkennung erfasst und gekennzeichnet

    • Abgerechnete Mengen werden gegen Auftrag und Leistungsverzeichnis gehalten

    • Abschlagsrechnungen werden gegen die bisherigen Zahlungen und Einbehalte geprüft

    • Positionen ohne Deckung im Auftrag werden aufgelistet, nicht bewertet

    • Der Schriftverkehr zur Mengenbestätigung wird dem Vorgang zugeordnet

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Das System gibt keine Rechnung frei und kürzt keine.

    • Es zeigt, dass eine Menge über dem Auftrag liegt oder dass eine Position nicht gedeckt ist, und beides kann berechtigt sein.

    • Ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde, weiß nur, wer auf der Baustelle war, und diese Feststellung kann keine Auswertung ersetzen.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

Die Prüfung einer Abschlagsrechnung ist die unbeliebteste Arbeit in der Bauleitung und zugleich die, bei der Fehler am meisten kosten. Sie besteht fast vollständig aus Vergleichen, verteilt über Aufmaßblätter, Leistungsverzeichnis, Auftrag und die Liste der bisherigen Zahlungen. In unseren Audits sehen wir regelmäßig, dass genau deshalb nur stichprobenartig geprüft wird.

Was verglichen werden muss

Vier Quellen, die in den meisten Büros in vier verschiedenen Ablagen liegen und trotzdem zueinander passen müssen.

  • Das Aufmaß, digital als GAEB-Datei oder als Aufmaßblatt auf Papier
  • Das Leistungsverzeichnis mit den ausgeschriebenen Positionen und Mengen
  • Der Auftrag mit den vereinbarten Einheitspreisen und Nachträgen
  • Die bisherigen Abschlagszahlungen und einbehaltenen Sicherheiten
  • Der Schriftverkehr, in dem Mengen bestätigt oder bestritten wurden

Vollständig prüfen statt stichprobenartig

Der entscheidende Unterschied ist nicht die Geschwindigkeit, sondern die Abdeckung. Eine maschinelle Prüfung geht jede Position durch statt einer Stichprobe, und sie ermüdet nicht bei der vierzigsten Rechnung im Monat. Gefunden werden die stumpfen Dinge zuverlässig: Positionen, die nicht im Auftrag stehen, Mengen über der beauftragten Menge, doppelte Ansätze aus zwei Aufmaßblättern, Übertragungsfehler in der Summe.

Der Zahlungsstand, der immer aktuell ist

Wie viel ist an diese Firma bisher geflossen, wie viel ist noch offen, wie hoch ist der Einbehalt: Diese Frage kostet heute jedes Mal einen Gang in drei Dateien. Werden Aufträge, Rechnungen und Zahlungen gemeinsam geführt, steht der Stand je Auftragnehmer und je Projekt jederzeit bereit, mit Verweis auf die Belege dahinter.

Aufmaße auf Papier

Ein erheblicher Teil der Aufmaße kommt weiterhin als Blatt, als Foto oder als gescanntes PDF. Sie werden mit Texterkennung erfasst und den Positionen zugeordnet, soweit die Qualität es hergibt. Was nicht sicher erkannt wird, wird als unsicher gekennzeichnet und der Bauleitung vorgelegt. Geraten wird nicht, denn eine falsch erkannte Zahl ist schlimmer als eine fehlende.

Wo die Grenze liegt

Das System gibt keine Rechnung frei und kürzt keine. Es zeigt, dass eine Menge über dem Auftrag liegt oder dass eine Position nicht gedeckt ist, und beides kann berechtigt sein. Ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde, weiß nur, wer auf der Baustelle war, und diese Feststellung kann keine Auswertung ersetzen. Bei Aufmaßen auf schlechtem Papier ist die Erfassung ungenau, und das wird sichtbar gemacht. Die Freigabe trägt weiterhin die Person, die dafür unterschreibt.

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Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.

Häufig gefragt

Was passiert mit handschriftlichen Aufmaßblättern?
Sie werden erfasst, soweit die Schrift es hergibt, und das ist bei Handschrift deutlich unsicherer als bei Druck. Unsichere Werte werden markiert und vorgelegt. Für Firmen, die digital aufmessen, ist der Weg über GAEB spürbar genauer, und in der Beauftragung lässt sich das verlangen.
Kann das System eine Kürzung vorschlagen?
Es kann rechnerisch zeigen, welcher Teil einer Rechnung im Auftrag nicht gedeckt ist. Eine Kürzung ist eine vertragliche Erklärung mit Folgen, und die formuliert Ihre Bauleitung, nicht eine Auswertung.
Lohnt sich das bei wenigen Rechnungen im Monat?
Der Nutzen hängt an der Zahl der Positionen, nicht an der Zahl der Rechnungen. Ein einziges größeres Projekt mit vielen Gewerken bringt mehr Prüfarbeit mit sich als zwanzig kleine Rechnungen. Was sich bei Ihnen lohnt, sagen wir nach dem ersten Blick in Ihre Unterlagen.
Müssen wir unsere Software austauschen?
Nein. Wir setzen auf das auf, was Sie nutzen, und lesen daraus, was gebraucht wird. Ein Austausch bringt selten mehr Nutzen als Ärger, und er schiebt den Start um Monate. Die Oberflächen, in denen Ihre Leute arbeiten, bleiben dieselben.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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Der nächste Schritt

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