◆Kurz gesagt
Bei der Rechnungsprüfung wird verglichen: Aufmaß gegen Leistungsverzeichnis, Rechnung gegen Auftrag, Abschlagszahlung gegen das, was bisher geflossen ist. Das ist Rechen- und Buchführungsarbeit und lässt sich abnehmen, samt Hinweis auf Positionen ohne Deckung, auf doppelt abgerechnete Mengen und auf überschrittene Auftragssummen. Freigegeben wird eine Rechnung von dem, der sie verantwortet.
Die Prüfung einer Abschlagsrechnung ist die unbeliebteste Arbeit in der Bauleitung und zugleich die, bei der Fehler am meisten kosten. Sie besteht fast vollständig aus Vergleichen, verteilt über Aufmaßblätter, Leistungsverzeichnis, Auftrag und die Liste der bisherigen Zahlungen. In unseren Audits sehen wir regelmäßig, dass genau deshalb nur stichprobenartig geprüft wird.
Stand: September 2026
◆Der weg der daten
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Vier Quellen, die in den meisten Büros in vier verschiedenen Ablagen liegen und trotzdem zueinander passen müssen.
Der entscheidende Unterschied ist nicht die Geschwindigkeit, sondern die Abdeckung. Eine maschinelle Prüfung geht jede Position durch statt einer Stichprobe, und sie ermüdet nicht bei der vierzigsten Rechnung im Monat. Gefunden werden die stumpfen Dinge zuverlässig: Positionen, die nicht im Auftrag stehen, Mengen über der beauftragten Menge, doppelte Ansätze aus zwei Aufmaßblättern, Übertragungsfehler in der Summe.
Wie viel ist an diese Firma bisher geflossen, wie viel ist noch offen, wie hoch ist der Einbehalt: Diese Frage kostet heute jedes Mal einen Gang in drei Dateien. Werden Aufträge, Rechnungen und Zahlungen gemeinsam geführt, steht der Stand je Auftragnehmer und je Projekt jederzeit bereit, mit Verweis auf die Belege dahinter.
Ein erheblicher Teil der Aufmaße kommt weiterhin als Blatt, als Foto oder als gescanntes PDF. Sie werden mit Texterkennung erfasst und den Positionen zugeordnet, soweit die Qualität es hergibt. Was nicht sicher erkannt wird, wird als unsicher gekennzeichnet und der Bauleitung vorgelegt. Geraten wird nicht, denn eine falsch erkannte Zahl ist schlimmer als eine fehlende.
◆Wo die Grenze liegt
Das System gibt keine Rechnung frei und kürzt keine. Es zeigt, dass eine Menge über dem Auftrag liegt oder dass eine Position nicht gedeckt ist, und beides kann berechtigt sein. Ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde, weiß nur, wer auf der Baustelle war, und diese Feststellung kann keine Auswertung ersetzen. Bei Aufmaßen auf schlechtem Papier ist die Erfassung ungenau, und das wird sichtbar gemacht. Die Freigabe trägt weiterhin die Person, die dafür unterschreibt.
Sie werden erfasst, soweit die Schrift es hergibt, und das ist bei Handschrift deutlich unsicherer als bei Druck. Unsichere Werte werden markiert und vorgelegt. Für Firmen, die digital aufmessen, ist der Weg über GAEB spürbar genauer, und in der Beauftragung lässt sich das verlangen.
Es kann rechnerisch zeigen, welcher Teil einer Rechnung im Auftrag nicht gedeckt ist. Eine Kürzung ist eine vertragliche Erklärung mit Folgen, und die formuliert Ihre Bauleitung, nicht eine Auswertung.
Der Nutzen hängt an der Zahl der Positionen, nicht an der Zahl der Rechnungen. Ein einziges größeres Projekt mit vielen Gewerken bringt mehr Prüfarbeit mit sich als zwanzig kleine Rechnungen. Was sich bei Ihnen lohnt, sagen wir nach dem ersten Blick in Ihre Unterlagen.
Nein. Wir setzen auf das auf, was Sie nutzen, und lesen daraus, was gebraucht wird. Ein Austausch bringt selten mehr Nutzen als Ärger, und er schiebt den Start um Monate. Die Oberflächen, in denen Ihre Leute arbeiten, bleiben dieselben.
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Erstgespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.
◆Fachwörter aus diesem artikel
Ausschreibung und Kalkulation
Nachtragsmanagement
Anordnungen erkennen, Belege sammeln, Fristen nachhalten
Ausschreibung und Kalkulation
NEVARIS Build
Einen durchgängigen Strang von Ausschreibung bis Abrechnung auswertbar machen
Ausschreibung und Kalkulation
GAEB-Datenaustausch
Das Austauschformat, aus dem sich Positionen, Mengen und Preise lesen lassen
Sie wollen wissen, was sich bei Ihnen anbinden lässt?
Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Wir fragen nach Ihren Programmen und nach Zahlen, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
Termin vereinbaren◆Der nächste Schritt
Die wenigsten Büros haben das je ausgerechnet. Im Termin machen wir es zusammen: Stunden pro Woche, was eine Stunde bei Ihnen kostet, was im letzten Jahr deswegen schiefgegangen ist. Über uns reden wir erst danach.
Keine Folien, keine Verkaufsshow. Wenn es nicht passt, sagen wir das im Termin.