Fachartikel · Ausschreibung und Kalkulation

Submission und Preisspiegel: Was sich rechnen lässt und was gewertet werden muss

Nach der Submission liegen mehrere Angebote vor, meist als GAEB-Datei X84. Der Preisspiegel daraus ist reine Rechenarbeit und lässt sich vollständig automatisieren: Positionen gegenüberstellen, Ausreißer nach oben und unten markieren, fehlende Positionen und rechnerische Fehler auflisten, Bieter gegen frühere Submissionen halten. Wer den Zuschlag bekommt, entscheiden die Vergabestelle und der Auftraggeber.

Stand:

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KI-generiertes Bild: Eine breite Glastafel mit leeren Zeilen, daneben ein Rechner, unten eine Kupferlinie als Summenstrich

Der Weg der Daten

Angebotsprüfung auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • GAEB-Angebotsdateien der Bieter werden eingelesen und dem Verzeichnis zugeordnet

    • Der Preisspiegel wird über alle Positionen gerechnet, inklusive Spannen

    • Rechenfehler, Lücken und Abweichungen vom Verzeichnis werden aufgelistet

    • Preise werden gegen frühere Submissionen des Hauses gehalten

    • Angebote, die nur als PDF vorliegen, werden mit Texterkennung erfasst und gekennzeichnet

    • Der Schriftverkehr zur Angebotsphase wird dem Vorgang zugeordnet

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Wir werten keine Angebote und empfehlen keinen Bieter.

    • Was das System liefert, sind Rechenergebnisse und Hinweise auf Auffälligkeiten, und ein Hinweis ist keine Feststellung.

    • Ob ein Preis unangemessen niedrig ist, ob eine Abweichung zum Ausschluss führt und wer geeignet ist, entscheiden die Verantwortlichen nach Vergaberecht.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

Am Tag nach der Submission sitzt in vielen Büros jemand mit fünf Angeboten und einer Tabelle da und überträgt Zahlen. Das dauert, es ist fehleranfällig, und es ist die Arbeit, die am wenigsten mit Fachwissen zu tun hat. Die eigentliche Leistung beginnt erst danach, nämlich bei der Frage, warum ein Bieter an einer bestimmten Stelle so weit abweicht.

Was der Rechner zuverlässig findet

Der mechanische Teil der Prüfung ist vollständig und schneller maschinell zu erledigen, und zwar über alle Positionen statt über Stichproben.

  • Rechnerische Richtigkeit, also Einheitspreis mal Menge und die Summenbildung
  • Fehlende oder nicht ausgepreiste Positionen in einem Angebot
  • Abweichungen vom ausgeschriebenen Verzeichnis, etwa geänderte Mengen oder Texte
  • Ausreißer nach oben und unten im Vergleich zu den übrigen Bietern
  • Auffällige Mischkalkulation, also sehr niedrige Preise bei Positionen mit Mengenrisiko
  • Vollständigkeit der geforderten Unterlagen, soweit sie digital vorliegen

Der Preisspiegel, der sich selbst erstellt

Werden die X84-Dateien der Bieter eingelesen, entsteht die Gegenüberstellung ohne Übertragungsarbeit. Jede Position steht mit den Preisen aller Bieter nebeneinander, samt Spanne und Abstand zum Mittel. Das ist kein neues Werkzeug, sondern dieselbe Tabelle wie bisher, nur ohne den halben Tag Tipparbeit davor.

Der Blick auf frühere Submissionen

Interessanter als der Vergleich der Bieter untereinander ist oft der Vergleich mit der eigenen Historie. Liegt der günstigste Preis deutlich unter dem, was dieselbe Leistung in den letzten Projekten gekostet hat, ist das ein Hinweis, keine Feststellung. Er gehört angesehen, bevor beauftragt wird, und genau dafür wird er angezeigt.

Was gewertet werden muss

Die Wertung eines Angebots ist ein rechtlich geregelter Vorgang mit Ermessensspielraum. Ob ein Preis unauskömmlich ist, ob ein Bieter geeignet ist, ob ein Ausschlussgrund vorliegt: Das entscheidet die Vergabestelle nach den geltenden Regeln, und der Auftraggeber erteilt den Zuschlag. Eine Maschine darf dabei zuarbeiten und nicht mitreden.

Wo die Grenze liegt

Wir werten keine Angebote und empfehlen keinen Bieter. Was das System liefert, sind Rechenergebnisse und Hinweise auf Auffälligkeiten, und ein Hinweis ist keine Feststellung. Ob ein Preis unangemessen niedrig ist, ob eine Abweichung zum Ausschluss führt und wer geeignet ist, entscheiden die Verantwortlichen nach Vergaberecht. Bei Angeboten, die nur als Papier oder schlechter Scan vorliegen, ist die Erfassung ungenauer, und das wird an der Zahl sichtbar gemacht, statt sie sauber aussehen zu lassen.

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Kalkulations-Assistent

Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.

Häufig gefragt

Dürfen wir das im öffentlichen Vergabeverfahren einsetzen?
Für die rechnerische Prüfung und den Preisspiegel spricht nichts dagegen, das ist Rechenarbeit wie mit einer Tabellenkalkulation. Die Wertung selbst bleibt beim Menschen und muss nachvollziehbar dokumentiert sein. Was in Ihrem Verfahren zulässig ist, klärt Ihre Vergabestelle, nicht wir.
Was passiert mit den Angebotsdaten der Bieter?
Sie werden wie alle Projektdaten behandelt und bleiben in dem Rahmen, den Sie festlegen. Beim lokalen Betrieb verlassen sie Ihr Haus nicht. Gerade in der Angebotsphase ist das kein Detail, sondern Voraussetzung.
Erkennt das System Absprachen zwischen Bietern?
Nein. Es kann auffällige Muster zeigen, etwa sehr ähnliche Preisstrukturen, und mehr ist es nicht. Ein Verdacht auf Absprache ist eine schwere Behauptung und gehört von Menschen geprüft, nicht von einer Auswertung ausgesprochen.
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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Der nächste Schritt

Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.

Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Im kostenlosen Analysegespräch, 30 Minuten, sehen wir uns Ihr Unternehmen an und sagen Ihnen, wo die Firmen-KI zuerst hilft. Wir denken langfristig. Der erste Schritt soll sich für Sie schnell rechnen, deshalb steht Ihr erster Baustein ab 2 Wochen. Danach wachsen wir mit Ihnen weiter: Wir suchen langfristige Partnerschaften, keine Einmalprojekte.

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