Fachartikel · Bürosoftware und Ablage

Newforma anbinden: Projektkorrespondenz als Nachweis nutzen

Newforma wird lesend über Projektkorrespondenz, Übermittlungen und die Projektablage angebunden, nicht schreibend. Daraus entstehen eine inhaltliche Suche über die gesamte Projektkommunikation, zeitlich geordnete Zusammenstellungen für Nachweise mit Fundstelle zu jedem Schritt und eine Verfolgung der Fristen, die in Mails stecken. Das System bleibt führend, und geschrieben wird dort weiter von Menschen.

Stand:
KI-generiertes Bild: Ein Aktenschrank aus Silber, dessen Schubladen über Kupferlinien mit vier schwebenden Glaskacheln verbunden sind

Der Weg der Daten

Newforma auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • Projektkorrespondenz und Übermittlungen werden lesend erschlossen

    • Die Vorgeschichte einer Frage wird zeitlich zusammengestellt

    • Übermittlungsprotokolle werden für Nachweise ausgewertet

    • Fristen aus der Korrespondenz werden mitgeführt

    • Das führende System bleibt unverändert

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Kein Schreiben in das System, keine Freigabe, keine rechtliche Bewertung.

    • Eine zeitliche Zusammenstellung zeigt, was dokumentiert wurde; ob daraus ein Anspruch folgt, beurteilen die Verantwortlichen und im Zweifel ein Anwalt.

    • Was nie abgelegt wurde, existiert für die Akte nicht.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

Ein großer Teil der Projektwahrheit steht in Mails. Newforma nimmt sie aus dem Postfach und legt sie beim Projekt ab, und genau das macht sie erst brauchbar. Was danach fehlt, ist der Zugriff über die Frage statt über den Ordner.

Die Mail ist das Protokoll, das niemand geschrieben hat

Zusagen, Rückfragen, Freigaben und Änderungswünsche stehen in Mails. Zusammen ergeben sie den Verlauf eines Vorgangs, und einzeln sind sie wertlos.

  • Projektkorrespondenz mit Absender, Datum und Bezug
  • Übermittlungen von Plänen und Unterlagen
  • Vorgänge mit Frist und Verantwortlichem
  • Die übrige Projektablage mit Verträgen und Plänen

Die Vorgeschichte einer Frage

Jede strittige Frage hat eine Vorgeschichte aus mehreren Vorgängen über Monate. Sie in zeitlicher Ordnung zusammenzustellen ist reine Aktenarbeit und kostet Stunden. Genau das lässt sich abnehmen, mit Fundstelle zu jedem Schritt.

Wer wann was erhalten hat

Übermittlungsprotokolle sind im Streitfall das belastbarste Dokument. Was fehlt, ist die Zusammenstellung für eine konkrete Frage. Sie entsteht als Arbeitshilfe und ersetzt die Beurteilung nicht.

Fristen, die in Mails stecken

Viele Fristen entstehen in einer Mail und landen nie in einem Kalender. Ein Radar, das sie erkennt und mitführt, nimmt der Projektleitung die Buchführung ab, nicht die Entscheidung.

Wo die Grenze liegt

Kein Schreiben in das System, keine Freigabe, keine rechtliche Bewertung. Eine zeitliche Zusammenstellung zeigt, was dokumentiert wurde; ob daraus ein Anspruch folgt, beurteilen die Verantwortlichen und im Zweifel ein Anwalt. Was nie abgelegt wurde, existiert für die Akte nicht.

Hauptseite zum Thema

Post-Lotse

Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.

Häufig gefragt

Unsere Mails liegen teils noch in persönlichen Postfächern. Geht das?
Das ist der Normalfall und zugleich das eigentliche Risiko: Wissen, das an einer Person hängt, verschwindet mit ihr. Was im Projektsystem liegt, wird erschlossen; wo Lücken sind, werden sie sichtbar.
Wie wird mit vertraulicher Korrespondenz umgegangen?
Über Berechtigungen. Wer etwas nicht sehen darf, bekommt es auch in einer Antwort nicht zu sehen. Was der Zugriff darf, wird vor dem Start festgelegt und ist nachvollziehbar.
Müssen wir unsere Software austauschen?
Nein. Wir setzen auf das auf, was Sie nutzen, und lesen daraus, was gebraucht wird. Ein Austausch bringt selten mehr Nutzen als Ärger, und er schiebt den Start um Monate. Die Oberflächen, in denen Ihre Leute arbeiten, bleiben dieselben.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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    Jedes Schreiben im Verfahren, jede Auflage mit Frist in einer Übersicht

Der nächste Schritt

Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.

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