Fachartikel · Bürosoftware und Ablage

think project anbinden: den Projektraum als Wissensquelle nutzen

think project wird lesend über Dokumente, Vorgänge und Protokolle angebunden. Daraus entsteht eine Suche über den Inhalt des Projektraums statt über seine Ordnerstruktur, dazu eine Fristenverfolgung und eine belastbare Zusammenstellung, wer wann was erhalten hat. Der Projektraum bleibt das führende System, und in ihn schreibt niemand hinein.

Stand:
KI-generiertes Bild: Ein Aktenschrank aus Silber, dessen Schubladen über Kupferlinien mit vier schwebenden Glaskacheln verbunden sind

Der Weg der Daten

think project auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • Dokumente und Vorgänge werden lesend eingelesen

    • Der Projektraum wird über seinen Inhalt durchsuchbar

    • Verteilungsprotokolle werden für Nachweise zusammengestellt

    • Fristen werden projektübergreifend geführt und gemeldet

    • Der Projektraum bleibt das führende System

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Kein Schreiben in den Projektraum, keine Freigabe, keine rechtliche Bewertung.

    • Eine Zusammenstellung ist eine Arbeitshilfe für den Menschen, der den Fall beurteilt.

    • Und was nie in den Projektraum gestellt wurde, existiert für ihn nicht; solche Lücken werden angezeigt und nicht aus anderen Quellen stillschweigend gefüllt.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

Ein Projektraum ist ein hervorragendes Beweismittel und ein schlechtes Nachschlagewerk. Er protokolliert zuverlässig, wer wann welche Unterlage erhalten hat, und macht es zugleich mühsam, eine inhaltliche Frage zu beantworten, weil die Struktur nach Ordnern gebaut ist und nicht nach Fragen.

Ein Beweismittel, das niemand liest

Der Wert des Projektraums liegt in seinem Protokoll. Der Aufwand liegt darin, aus tausenden Dokumenten das eine zu finden.

  • Dokumente mit Fassung, Datum und Ersteller
  • Verteilungs- und Leseprotokolle
  • Vorgänge mit Frist und Verantwortlichem
  • Protokolle und Korrespondenz aus dem Projekt

Über die Frage suchen statt über den Ordner

Die Frage lautet nie: Wo liegt der Ordner Ausführungsplanung. Sie lautet: Was wurde zur Fuge am Übergang vereinbart, und wer hat das freigegeben. Wer über den Inhalt suchen kann, beantwortet das in Minuten, mit Fundstelle.

Wer wann was bekommen hat

Im Streitfall ist genau diese Frage entscheidend, und der Projektraum kann sie beantworten. Was fehlt, ist die Zusammenstellung: alle Vorgänge zu einer Frage, in zeitlicher Ordnung. Das ist Aktenarbeit und lässt sich abnehmen.

Fristen, die im System stehen und trotzdem ablaufen

Ein Vorgang mit Frist ist gesetzt, solange jemand hineinsieht. Ein Radar, das Fristen über alle Projekte mitführt und rechtzeitig meldet, ersetzt das tägliche Hineinsehen, nicht die Entscheidung.

Status nach ISO 19650: Shared ist keine Freigabe

thinkproject führt Dokumente durch Workflows, die sich an ISO 19650 orientieren, mit Zuständen wie in Bearbeitung, geteilt, veröffentlicht und archiviert. Für die Anbindung ist der Status die wertvollste Metaangabe im ganzen System, und zugleich die am häufigsten missverstandene: Ein geteiltes Dokument ist zur Abstimmung da, nicht zur Ausführung. Eine Auskunft, die den Status mitliest, sagt nicht nur, welche Fassung es gibt, sondern welche gilt.

Wo die Grenze liegt

Kein Schreiben in den Projektraum, keine Freigabe, keine rechtliche Bewertung. Eine Zusammenstellung ist eine Arbeitshilfe für den Menschen, der den Fall beurteilt. Und was nie in den Projektraum gestellt wurde, existiert für ihn nicht; solche Lücken werden angezeigt und nicht aus anderen Quellen stillschweigend gefüllt.

Hauptseite zum Thema

Büro-Gedächtnis

Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.

Häufig gefragt

Ändert sich für unsere Projektpartner etwas?
Nein. Der Projektraum bleibt, wie er ist, mit denselben Zugängen und denselben Abläufen. Die Anbindung ist lesend und für die anderen Beteiligten unsichtbar.
Der Auftraggeber stellt den Projektraum. Dürfen wir das überhaupt?
Das hängt am Vertrag und ist vor dem Start zu klären. Häufig ist der lesende Zugriff für die eigenen Unterlagen unproblematisch; wo nicht, wird nur das erschlossen, was ohnehin in Ihrem Haus liegt.
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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Der nächste Schritt

Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.

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