Ein Ingenieurbüro, mit dem wir gearbeitet haben, bekommt zwölf bis zwanzig Anfragen im Monat. Mehrfach pro Woche wird abgelehnt, weil niemand frei ist. Und trotzdem: Jede Kalkulation, die geschrieben wird, bindet die Geschäftsführung einen Tag.
Das ist die Zahl, an der sich das Gespräch meistens dreht. Nicht die Größe der Projekte, nicht die Auslastung. Ein Tag pro Angebot, bei jemandem, dessen Zeit im Büro die teuerste ist.
Wo der Tag wirklich hingeht
Wenn man die Stunden aufschlüsselt, sieht das Bild in fast jedem Büro ähnlich aus:
- Anfrage verstehen und abgrenzen. Was genau ist beauftragt, welche Leistungsphasen, welche Besonderen Leistungen, was ist ausdrücklich nicht dabei. Dazu die Rückfragen, die sich erst beim Lesen ergeben.
- Vergleichbare Projekte suchen. Haben wir so etwas schon gemacht? Wo liegt es? Was haben wir damals angesetzt? Wie ist es ausgegangen? Das ist der Teil, der sich über den ganzen Tag verteilt und in keiner Zeiterfassung auftaucht.
- Anrechenbare Kosten und Honorarzone. Die eigentliche Ermittlung nach HOAI. Fachlich anspruchsvoll, aber zeitlich der kleinere Teil.
- Leistungsbeschreibung formulieren. Textbausteine aus drei alten Angeboten zusammenziehen, anpassen, auf Widersprüche prüfen.
- Abstimmung und Freigabe. Wer zeichnet mit, wer prüft, wer korrigiert.
Der Punkt, um den es geht, ist der zweite. Nicht die Kalkulation kostet den Tag. Es kostet das Suchen nach dem Projekt, das man schon einmal gerechnet hat.
Warum das Suchen so teuer ist
Weil der Bestand da ist, aber nicht zugänglich. In den Audits sehen wir dasselbe Muster immer wieder: zwei Jahrzehnte Auslegungswissen in einer gewachsenen Ordnerstruktur, ohne Volltextsuche, Scans ohne Texterkennung, vier Fassungen desselben Stundennachweises mit zwei verschiedenen Stundensätzen.
Ein Satz aus einem dieser Gespräche beschreibt es besser als jede Analyse:
„Wer den Pfad kennt, findet alles. Wer neu ist, findet nichts."
Das ist der Grund, warum die Kalkulation bei der Geschäftsführung landet und nicht bei jemandem, der günstiger ist. Nicht wegen der Verantwortung, sondern weil nur sie weiß, wo die Vergleichsprojekte liegen.
Was ein Assistent davon übernimmt
Kein Chatbot, sondern eine Wissensbasis über Ihren eigenen Unterlagen, mit vier konkreten Aufgaben:
Die Anfrage strukturieren. Lastenheft, Ausschreibungsunterlagen oder Mail werden gelesen und als geordnete Liste ausgegeben: Leistungsbild, Randbedingungen, Fristen, offene Punkte. Was sonst beim Durchlesen im Kopf sortiert wird, liegt danach geschrieben vor.
Vergleichbare Projekte finden. Die drei bis fünf ähnlichsten aus Ihrem Bestand, auch wenn die Begriffe damals andere waren. Mit der Antwort kommt die Fundstelle, nicht nur ein Dateiname.
Die eigenen Ansätze danebenstellen. Was wurde damals angesetzt, wie viel Zeit ist tatsächlich geflossen, wie ist die Schlussrechnung ausgegangen. Das ist der Unterschied zwischen einer Schätzung und einem belegten Wert.
Den Entwurf formulieren. In Ihrer Gliederung, mit Ihren Abgrenzungen, auf Basis der gefundenen Projekte.
Was er ausdrücklich nicht übernimmt: die Honorarermittlung selbst und jede Freigabe. Wer unterschreibt, haftet für die Herleitung, und deshalb steht bei jeder Antwort die Quelle daneben. Aus einer Stunde Suchen wird eine Minute Nachschlagen, nicht null.
Der unterschätzte Hebel: die Anfragen, die Sie ablehnen
Zwölf bis zwanzig Anfragen im Monat, mehrfach pro Woche eine Absage. Rechnen Sie einmal nach, wie viel Prüfzeit in den Absagen steckt, bevor die Absage feststeht.
Ein Assistent, der eine neue Anfrage sofort gegen die eigenen Referenzen und die Auslastung hält, beantwortet die Frage früher: Passt das überhaupt zu uns, haben wir so etwas schon gemacht, ist jemand frei. Das spart mehr Zeit als jede Beschleunigung der Angebote, die Sie am Ende tatsächlich schreiben.
Und es hat einen zweiten Effekt. In demselben Audit fiel auf, dass Absagegründe gar nicht erfasst wurden, Vorprojektstunden in „Büro allgemein" verschwanden und es kein Signal dafür gab, wann die nächste Abschlagsrechnung fällig ist. Bei diesem Büro standen deutlich mehr aufgelaufene Kosten als gestellte Rechnungen. Ein erheblicher Teil der erbrachten Leistung war schlicht nicht abgerechnet.
Das ist keine Kalkulationsfrage mehr. Das ist die Frage, ob das Büro weiß, was es tut.
Womit man anfängt
Nicht mit dem Angebot. Mit dem Bestand, aus dem das Angebot entsteht.
Der erste Schritt ist immer derselbe: die Ablage lesen, Scans lesbar machen, die Rechte aus dem vorhandenen Verzeichnisdienst übernehmen. Danach ist zum ersten Mal durchsuchbar, was ohnehin schon da ist. Erst darauf setzt alles Weitere auf.
Wie viel das in Ihrem Büro ausmacht, lässt sich nicht raten. Deshalb steht am Anfang das Audit: Wir messen die Suchzeit in Ihren Abteilungen, mit Ihren Stundensätzen, und schreiben das Ergebnis in den Plan.