Fachartikel · Bürosoftware und Ablage
Aconex anbinden: Großprojekte und ihre Korrespondenz erschließen
Aconex wird lesend über Dokumente, Vorgänge und Übermittlungsprotokolle angebunden, nicht schreibend. Daraus entstehen eine inhaltliche Suche über die Projektkommunikation, eine Fristenverfolgung über alle offenen Vorgänge und Zusammenstellungen für Nachweise, jeweils mit Fundstelle. Der Projektraum bleibt das führende System, und eingestellt wird dort weiter von Menschen.
Der Weg der Daten
Oracle Aconex auf einer Tafel
01
Was hereinkommt
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Dokumente und Vorgänge werden lesend eingelesen
Die Vorgeschichte einer Frage wird zeitlich zusammengestellt
Übermittlungsprotokolle werden für Nachweise ausgewertet
Fristen werden über alle offenen Vorgänge geführt
Der Projektraum bleibt das führende System
02
Wovon dieser Artikel handelt
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
03
Was beim Menschen bleibt
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Kein Schreiben in den Projektraum, keine Freigabe und keine rechtliche Bewertung.
Eine Zusammenstellung zeigt, was dokumentiert wurde; ob daraus ein Anspruch folgt, beurteilen die Verantwortlichen und im Zweifel ein Anwalt.
Wo der Zugriff vertraglich begrenzt ist, wird nur erschlossen, was ohnehin in Ihrem Haus liegt.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
In Großprojekten sammelt ein Projektraum sechsstellige Dokumentenmengen und lückenlose Übermittlungsprotokolle. Das ist im Streitfall unbezahlbar und im Alltag unbenutzbar: Die Antwort existiert, nur weiß niemand, in welchem der vierzigtausend Vorgänge sie steht.
Vollständigkeit als Problem
Anders als in kleineren Projekten fehlt hier nichts. Genau deshalb ist die Suche das Nadelöhr, und sie kostet bei Ansprüchen und Nachträgen die meiste Zeit.
- Dokumente mit Fassung, Status und Freigabe
- Übermittlungsprotokolle mit Empfänger und Zeitpunkt
- Vorgänge mit Frist, Adressat und Status
- Korrespondenz über die gesamte Projektlaufzeit
Die Vorgeschichte eines Anspruchs
Ein strittiger Punkt in einem Großprojekt hat eine Vorgeschichte aus Dutzenden Vorgängen über Jahre. Sie in zeitlicher Ordnung zusammenzustellen ist reine Aktenarbeit und kostet Tage. Genau das lässt sich abnehmen, mit Fundstelle zu jedem Schritt.
Wer wann was erhalten hat
Das Übermittlungsprotokoll ist das belastbarste Dokument im ganzen Projekt. Was fehlt, ist die Zusammenstellung für eine konkrete Frage. Sie entsteht als Arbeitshilfe für den Menschen, der den Fall beurteilt, und sie ersetzt seine Beurteilung nicht.
Fristen, die im System stehen
Ein Vorgang mit Frist ist gesetzt, solange jemand hineinsieht. Bei mehreren hundert offenen Vorgängen sieht niemand vollständig hinein. Ein Radar, das Fristen mitführt und rechtzeitig meldet, ersetzt das tägliche Durchsehen, nicht die Entscheidung.
Korrespondenz mit Nummer: die Mail ist ein Vorgang
Aconex führt Korrespondenz nicht als E-Mail im Postfach, sondern als eigene Vorgänge mit Nummer, Typ und Status, ob Anfrage, Anweisung oder Übermittlung. Damit hat jede Rückfrage ein Aktenzeichen, und die Vorgeschichte einer Frage lässt sich über Vorgangsnummern zusammenstellen statt über Betreffzeilen. Für die Anbindung ist das ein Geschenk: Die Kette ist im System schon da, sie ist nur nach Nummer geordnet und nicht nach Frage.
Wo die Grenze liegt
Kein Schreiben in den Projektraum, keine Freigabe und keine rechtliche Bewertung. Eine Zusammenstellung zeigt, was dokumentiert wurde; ob daraus ein Anspruch folgt, beurteilen die Verantwortlichen und im Zweifel ein Anwalt. Wo der Zugriff vertraglich begrenzt ist, wird nur erschlossen, was ohnehin in Ihrem Haus liegt.
Hauptseite zum Thema
Post-Lotse
Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.
Häufig gefragt
Der Auftraggeber stellt den Projektraum. Dürfen wir das?
Ändert sich für die anderen Beteiligten etwas?
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Weiterlesen
Passt dazu
Bürosoftware und Ablage
think project
Den Projektraum über seinen Inhalt durchsuchbar machen
Bürosoftware und Ablage
AWARO
Aus dem Projektraum wird eine Auskunft, nicht nur ein Archiv
Planen und Bauen
Planlauf und Freigaben
Prüfläufe sichtbar machen, bevor der Termin daran hängt
Der nächste Schritt
Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.
Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Wie das geht, zeigen wir im Webinar: live mit Ronja, Eric und Max, mit echten Fragen aus Planungsbüros, gezeigt an einem Beispiel-Archiv. 60 Minuten, online, kostenlos. Nur für Planungs-, Ingenieur- und Architekturbüros.