Fachartikel · Bürosoftware und Ablage
DocuWare anbinden: das Archiv über seinen Inhalt erschließen
DocuWare wird lesend über Archivinhalte und Indexdaten angebunden. Daraus entsteht eine Suche über den Inhalt der Dokumente statt über Indexfelder allein, mit Fundstelle zu jeder Antwort. Das Archiv bleibt das führende System, die Aufbewahrung bleibt unverändert, und geschrieben wird dort weiter von Menschen.
Der Weg der Daten
DocuWare auf einer Tafel
01
Was hereinkommt
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Archivinhalte und Indexdaten werden lesend erschlossen
Volltexte werden durchsuchbar, auch bei gescannten Dokumenten
Berechtigungen des Archivs werden übernommen
Jede Antwort nennt das Dokument, aus dem sie stammt
Aufbewahrung und Revisionssicherheit bleiben unberührt
02
Wovon dieser Artikel handelt
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
03
Was beim Menschen bleibt
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Kein Schreiben ins Archiv, keine Änderung an Aufbewahrungsfristen und keine Umgehung von Berechtigungen.
Was nicht archiviert wurde, kann auch nicht gefunden werden.
Und eine Auskunft aus Dokumenten ist eine Auskunft über das, was dort steht, keine rechtliche Bewertung dessen, was daraus folgt.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Ein Dokumentenmanagement löst die Aufbewahrung und die Revisionssicherheit. Es löst nicht die Frage, was in den Dokumenten steht. Wer nach einem Indexfeld sucht, findet, was jemand beim Ablegen gedacht hat, und nicht, was im Text steht.
Index ist nicht Inhalt
Die Qualität eines Archivs hängt an dem, was beim Ablegen eingetragen wurde. Der Inhalt steht unabhängig davon im Dokument.
- Archivierte Dokumente samt Volltext
- Indexfelder und Ablagestruktur
- Verknüpfungen zwischen Vorgängen
- Aufbewahrungsfristen und Berechtigungen
Fragen statt Suchbegriffe
Die Frage lautet nicht: Zeig mir alles mit dem Stichwort Abnahme. Sie lautet: Wurde bei diesem Bauteil eine Abnahme unter Vorbehalt erklärt, und wenn ja, mit welcher Begründung. Wer den Inhalt erschließt, beantwortet das mit Fundstelle.
Berechtigungen bleiben, wie sie sind
Ein Archiv trägt Berechtigungen aus gutem Grund. Die Anbindung übernimmt sie, statt sie zu unterlaufen: Wer ein Dokument nicht sehen darf, bekommt es auch in einer Antwort nicht zu sehen.
Der Bestand ist das Kapital
In einem gewachsenen Archiv liegen Jahrzehnte Arbeit. Erschlossen wird daraus eine Auskunftsfähigkeit, die kein neues System liefern kann, weil ihm die Vergangenheit fehlt.
Indexierung beim Ablegen: der Moment, der über alles entscheidet
DocuWare setzt beim Ablegen auf Indexierung, teils automatisch aus dem Dokument gelesen, und darauf beruhen Ablagestruktur und Workflows, etwa die Rechnungsfreigabe. Das funktioniert gut für das, was beim Ablegen bekannt war, und schlecht für die Frage, die zwei Jahre später jemand stellt. Eine inhaltliche Erschließung ersetzt die Indexierung nicht; sie holt nach, was beim Ablegen niemand ahnen konnte.
Wo die Grenze liegt
Kein Schreiben ins Archiv, keine Änderung an Aufbewahrungsfristen und keine Umgehung von Berechtigungen. Was nicht archiviert wurde, kann auch nicht gefunden werden. Und eine Auskunft aus Dokumenten ist eine Auskunft über das, was dort steht, keine rechtliche Bewertung dessen, was daraus folgt.
Hauptseite zum Thema
Büro-Gedächtnis
Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.
Häufig gefragt
Wird unsere Revisionssicherheit berührt?
Funktioniert das auch mit gescannten Altakten?
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Wird so ein Vorhaben gefördert?
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Bibliotheken über den Inhalt erschließen, Berechtigungen bleiben wie sie sind
Der nächste Schritt
Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.
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