Fachartikel · Planen und Bauen
Mängelverfolgung: Erfassen, Frist setzen, nachhalten bis zur Beseitigung
Mängelverfolgung ist Buchführung mit Fristen: erfassen, zuordnen, Frist setzen, nachhalten, abnehmen. Automatisieren lässt sich alles außer der Bewertung. Aus Notiz, Foto und Protokoll entsteht ein Eintrag mit Gewerk, Ort und Frist, ein Entwurf der Anzeige liegt bereit, und ablaufende Fristen melden sich von selbst. Ob ein Mangel vorliegt, entscheidet die Bauleitung, und sie gibt frei.
Der Weg der Daten
Mängelverfolgung auf einer Tafel
01
Was hereinkommt
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Fotos, Diktate und Notizen von der Begehung werden zu Einträgen zusammengeführt
Gewerkezuordnung wird aus Vergabeunterlagen und Leistungsverzeichnis abgeleitet
Fristen werden geführt, ablaufende Fristen melden sich vor dem Ablauf
Anzeigen und Nachfassschreiben entstehen als Entwurf zur Freigabe
Der Schriftverkehr zum Vorgang wird mitgelesen und dem Eintrag zugeordnet
Beseitigung und Abnahme werden mit Datum und Nachweis festgehalten
02
Wovon dieser Artikel handelt
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
03
Was beim Menschen bleibt
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Ob ein Mangel vorliegt, ist eine fachliche und oft eine juristische Frage.
Die entscheidet kein System, sondern die Bauleitung, und bei Streit der Sachverständige.
Eine automatisch erzeugte Mängelanzeige ist nicht deshalb rechtssicher, weil sie schnell entstanden ist: Es zählen Inhalt, Zustellung und Freigabe.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Auf der Begehung ist die Erfassung nie das Problem. Das Problem beginnt danach: Der Punkt muss einem Gewerk zugeordnet, angezeigt, mit einer Frist versehen und dann nachgehalten werden, über Wochen, neben dem laufenden Betrieb. Dieser zweite Teil ist es, der in Büros regelmäßig reißt, und er verlangt kein Fachwissen, sondern Beharrlichkeit.
Der Punkt, an dem Nachverfolgung reißt
Nicht bei der Erfassung, sondern bei der zweiten Erinnerung. Die erste Anzeige schreibt jeder. Die Nachfrage nach drei Wochen schreibt niemand, weil sie eine Liste voraussetzt, die stimmt, und weil sie in keinem Kalender steht. Genau diese Wiedervorlage ist Maschinenarbeit.
Was aus der Begehung übernommen wird
Ein Eintrag braucht wenige Angaben, um brauchbar zu sein, und alle entstehen ohnehin unterwegs.
- Foto mit Aufnahmezeit und Ort, daraus Bauteil und Geschoss
- Diktierte oder notierte Beschreibung dessen, was beanstandet wird
- Zuordnung zum Gewerk, aus Vergabe und Leistungsverzeichnis abgeleitet
- Frist, wie sie im Termin genannt oder aus dem Vertrag übernommen wird
- Verweis auf das Protokoll, in dem der Punkt besprochen wurde
Die Anzeige als Entwurf
Aus dem Eintrag entsteht das Anschreiben an das Gewerk, mit Beschreibung, Foto, Ort und Frist. Es ist ein Entwurf. Ob ein Sachverhalt ein Mangel, eine Restleistung oder eine Änderung ist, entscheidet die Bauleitung, und sie unterschreibt. Erst danach geht etwas raus.
Der Stand, den jeder sehen kann
Eine geführte Liste beantwortet die Fragen, die sonst Telefonate kosten: Was ist offen, was ist angezeigt, was ist beseitigt und abgenommen, was läuft heute ab. Vor der Abnahme ist das der Unterschied zwischen einer belastbaren Restpunkteliste und einem Nachmittag Aktendurchsicht.
Wo die Grenze liegt
Ob ein Mangel vorliegt, ist eine fachliche und oft eine juristische Frage. Die entscheidet kein System, sondern die Bauleitung, und bei Streit der Sachverständige. Eine automatisch erzeugte Mängelanzeige ist nicht deshalb rechtssicher, weil sie schnell entstanden ist: Es zählen Inhalt, Zustellung und Freigabe. Widersprüchliche Angaben, etwa zwei unterschiedliche Fristen zum selben Punkt, werden angezeigt und nicht stillschweigend vereinheitlicht. Und was nie erfasst wurde, taucht auch nicht auf.
Hauptseite zum Thema
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Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.
Häufig gefragt
Ersetzt das unsere Mängelsoftware?
Woher weiß das System, welches Gewerk zuständig ist?
Was passiert, wenn eine Frist abläuft?
Müssen wir unsere Software austauschen?
Wird so ein Vorhaben gefördert?
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