Fachartikel · Planen und Bauen

Microsoft Project anbinden: Terminplan und Wirklichkeit verbinden

Microsoft Project wird über Vorgänge, Termine und die Projektablage angebunden, nicht über die Planung. Daraus entstehen ein Abgleich zwischen Terminplan und dokumentiertem Sachstand, ein früher Hinweis auf Abweichungen und ein Entwurf für den Bericht an die Bauherrschaft. Geplant, beurteilt und entschieden wird weiter von Menschen.

Stand:
KI-generiertes Bild: Eine Lageplanplatte aus Glas mit einem Gebäude und einem schlanken Kran, die Grundstücksgrenze in Kupfer

Der Weg der Daten

Microsoft Project auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • Vorgänge und Termine werden regelmäßig eingelesen

    • Der Plan wird gegen den dokumentierten Sachstand gehalten

    • Behörden- und Vertragsfristen werden mitgeführt

    • Berichte an die Bauherrschaft entstehen als Entwurf

    • Jede Antwort verweist auf den Vorgang im Plan und die Unterlage in der Akte

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Keine Terminplanung, keine Bewertung eines Verzugs und keine Aussage über die Berechtigung eines Anspruchs.

    • Ein Hinweis auf eine Abweichung ist ein Hinweis; ob daraus eine Anzeige oder ein Nachtrag folgt, entscheidet die Projektleitung und im Zweifel ein Anwalt.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

Ein Terminplan ist eine Behauptung über die Zukunft, und er wird in vielen Projekten seltener gepflegt, als er zitiert wird. Das eigentliche Problem ist nicht die Pflege, sondern die Trennung: Der Plan lebt in einem Programm, der Sachstand in Protokollen, Mails und Fotos.

Zwei Quellen, die nicht miteinander sprechen

Der Plan kennt Vorgänge und Abhängigkeiten. Die Akte kennt, was tatsächlich geschehen ist. Zusammengeführt werden beide von jemandem, der beides im Kopf hat.

  • Vorgänge mit Terminen und Abhängigkeiten
  • Meilensteine und vertraglich zugesagte Termine
  • Protokolle, Mails und Fotos aus dem Projekt
  • Fristen aus Genehmigungen und Verträgen

Abweichung melden, solange sie klein ist

Ein Verzug von drei Tagen in einem Vorgang ist eine Information für heute. Ein Hinweis, sobald er in der Akte sichtbar wird, gibt die Möglichkeit zu reagieren, solange es noch etwas zu reagieren gibt.

Behördenfristen gehören in denselben Plan

Auflage, Einsprachefrist, Genehmigungsfrist: Diese Termine bestimmen den Ablauf stärker als die meisten Vorgänge und stehen selten im Terminplan, weil sie keine Arbeit erzeugen. Wer sie mitführt, plant mit der richtigen Kurve.

Der Bericht, der zum letzten passt

Aus Plan, Sachstand und Protokollen entsteht ein Entwurf, der den vorherigen Bericht kennt. Die Projektleitung liest, ergänzt und gibt frei. Gespart wird das Zusammensuchen, nicht das Urteil.

Wo die Grenze liegt

Keine Terminplanung, keine Bewertung eines Verzugs und keine Aussage über die Berechtigung eines Anspruchs. Ein Hinweis auf eine Abweichung ist ein Hinweis; ob daraus eine Anzeige oder ein Nachtrag folgt, entscheidet die Projektleitung und im Zweifel ein Anwalt.

Hauptseite zum Thema

Projekt- und Fristen-Radar

Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.

Häufig gefragt

Unser Terminplan ist nicht immer aktuell. Ist das ein Problem?
Es ist der Normalfall, und genau das wird sichtbar: Wo der Plan älter ist als die Akte, steht ein Hinweis statt einer erfundenen Aussage. Oft ist das die nützlichere Information.
Ersetzt das unsere Terminplanung?
Nein. Das Programm bleibt das führende System. Was dazukommt, ist die Verbindung zu dem, was nicht darin steht.
Müssen wir unsere Software austauschen?
Nein. Wir setzen auf das auf, was Sie nutzen, und lesen daraus, was gebraucht wird. Ein Austausch bringt selten mehr Nutzen als Ärger, und er schiebt den Start um Monate. Die Oberflächen, in denen Ihre Leute arbeiten, bleiben dieselben.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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Der nächste Schritt

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