Fachartikel · Bürosoftware und Ablage
PROJEKT PRO anbinden: Projektdaten, Stunden und Honorare weiterverwenden
PROJEKT PRO ist Bürosoftware für Architektur- und Ingenieurbüros und führt Projekte, Stunden, Honorare und Kontakte an einer Stelle. Angebunden wird lesend, über Auswertungen, Berichte und die Datenbank. Daraus entsteht eine Übersicht, die Projektstand, Stunden und Schriftverkehr zusammenbringt, statt drei Fenster nebeneinander zu öffnen. Gepflegt wird weiter im Programm, und die Rechte aus der Software gelten unverändert weiter.
Der Weg der Daten
PROJEKT PRO auf einer Tafel
01
Was hereinkommt
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Projekte, Phasen und Beteiligte werden regelmäßig lesend übernommen
Gebuchte Stunden werden je Projekt und Phase ausgewertet
Honorarstände und offene Leistungen werden gegen die Stunden gehalten
Projektdaten werden mit Postfach, Ablage und Plänen gemeinsam durchsuchbar
Die Rechte aus der Software und aus der Ablage gelten unverändert weiter
02
Wovon dieser Artikel handelt
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
03
Was beim Menschen bleibt
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Es wird nichts zurückgeschrieben: keine Buchung, keine Projektanlage, keine Änderung an Honorarständen.
Was in der Software nicht gepflegt ist, kann auch nicht ausgewertet werden, und in vielen Büros sind die Stunden vollständiger als die Leistungsstände.
Für den Zugriff auf die Datenbank braucht es die Zustimmung des Herstellers oder Ihres Betreuers, das klären wir vorher und nicht nebenbei.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Büros, die PROJEKT PRO nutzen, haben die Grundlagenarbeit meist hinter sich: Projekte sind angelegt, Stunden werden gebucht, Honorare sind hinterlegt. Genau deshalb ist die Frage hier nicht, wie man Ordnung schafft, sondern wie man die vorhandene Ordnung mit dem verbindet, was daneben liegt. Und daneben liegt einiges, nämlich Postfach, Plandateien und Protokolle.
Was sich auslesen lässt
Die Software hält strukturierte Daten vor, und das macht den Abgleich belastbarer als bei einer reinen Dateiablage.
- Projekte mit Nummer, Bezeichnung, Leistungsphasen und Beteiligten
- Gebuchte Stunden je Person, Projekt und Phase
- Honorarstände, Nachträge und offene Leistungen
- Kontakte und Beteiligtenlisten je Vorhaben
- Termine, Fristen und hinterlegte Dokumente
Die Lücke zwischen Fachsoftware und Postfach
Der Projektstand steht in der Software, die Begründung dafür steht in einer Nachricht vom Dienstag. Wer beides braucht, öffnet heute zwei Programme und sucht in einem davon. Werden Projektdaten und Schriftverkehr gemeinsam erschlossen, beantwortet eine Frage beides: wie der Stand ist und worauf er beruht, mit Verweis auf die Stelle.
Stunden, die zum Honorar passen
Ob ein Vorhaben trägt, entscheidet sich selten am Ende, sondern in der Phase, in der niemand hinsieht. Ein Abgleich zwischen gebuchten Stunden und dem, was in der Honorarermittlung vorgesehen war, macht die Abweichung sichtbar, solange sie noch etwas kostet und nicht schon verloren ist. Bewertet wird sie von der Projektleitung, nicht von einem System.
Was sich für die Bearbeiter ändert
Nichts. Gebucht und gepflegt wird weiter in PROJEKT PRO, in derselben Maske wie bisher. Es kommt keine zweite Erfassung dazu, und niemand muss Daten doppelt eingeben. Wer eine zweite Pflegestelle einführt, hat nach einem halben Jahr zwei unvollständige Datenbestände, und das ist schlechter als vorher.
Wo die Grenze liegt
Es wird nichts zurückgeschrieben: keine Buchung, keine Projektanlage, keine Änderung an Honorarständen. Was in der Software nicht gepflegt ist, kann auch nicht ausgewertet werden, und in vielen Büros sind die Stunden vollständiger als die Leistungsstände. Für den Zugriff auf die Datenbank braucht es die Zustimmung des Herstellers oder Ihres Betreuers, das klären wir vorher und nicht nebenbei. Eine Auswertung ersetzt außerdem keine Entscheidung, sie zeigt nur, wo eine fällig wäre.
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Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.
Häufig gefragt
Müssen wir die Software wechseln oder erweitern?
Wie kommt das System an die Daten?
Sehen dann alle die Honorardaten?
Müssen wir unsere Software austauschen?
Wird so ein Vorhaben gefördert?
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Der nächste Schritt
Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.
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