◆Kurz gesagt
Zeiterfassung im Projektbüro scheitert selten am Werkzeug, sondern daran, dass niemand am Freitag noch weiß, was am Dienstag war. Lesend angebunden werden die Buchungen aus Ihrem vorhandenen System, dazu Projektstruktur und Leistungsphasen. Daraus entstehen Auswertungen, Hinweise auf fehlende Tage und ein Abgleich zwischen gebuchten Stunden und dem, was im Honorar vorgesehen war.
Über Zeiterfassung wird in Planungsbüros ungern gesprochen, und das aus zwei Richtungen. Die Geschäftsführung weiß, dass die Zahlen lückenhaft sind, und die Bearbeiter empfinden das Nachtragen als Misstrauen. Beides ist verständlich. Umso wichtiger ist, dass eine Anbindung hier nichts verschärft, sondern nur auswertet, was ohnehin gebucht wird.
Stand: September 2026
◆Der weg der daten
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Nicht aus Unwillen. Die Gründe sind in fast jedem Büro dieselben und haben mit dem Alltag zu tun.
Die vorhandenen Daten reichen für mehr, als die meisten Auswertungen zeigen. Stunden je Projekt und Phase, Verteilung über Personen, Verlauf über die Zeit, Vergleich zwischen ähnlichen Vorhaben. Und, oft am nützlichsten, der Hinweis auf Tage ohne Buchung, solange die Erinnerung noch reicht, statt am Monatsende in einer Sammelnachricht an alle.
Die eigentliche Frage lautet nicht, wie viel gearbeitet wurde, sondern ob es zum vereinbarten Honorar passt. Werden Buchungen gegen die Honorarermittlung gehalten, wird sichtbar, wo eine Phase längst überschritten ist, während noch drei weitere vor einem liegen. Was daraus folgt, entscheidet die Geschäftsführung, und das ist auch richtig so.
Keine Leistungsüberwachung einzelner Personen. Wir setzen keine Auswertungen um, die Mitarbeitende gegeneinander stellen, und raten auch davon ab. Nicht nur, weil die Mitbestimmung im Haus dabei mitzureden hat, sondern weil eine solche Auswertung zuverlässig dazu führt, dass ab dem nächsten Monat schöner gebucht wird statt ehrlicher.
◆Wo die Grenze liegt
Aus lückenhaften Buchungen wird keine vollständige Auswertung. Was nicht gebucht ist, lässt sich nicht rekonstruieren, und jedes System, das Stunden schätzt, erzeugt eine Zahl, die niemand verteidigen kann. Es wird nichts nachgetragen und nichts korrigiert, das bleibt bei den Personen und der Projektleitung. Auswertungen über einzelne Mitarbeitende berühren die Mitbestimmung im Haus und gehören vorher geklärt, nicht hinterher.
Nein. Wir lesen aus dem System, das Sie haben, und wenn es eine Tabelle ist, dann aus der Tabelle. Eine Umstellung der Erfassung ist ein eigenes Vorhaben mit eigenem Widerstand und sollte nicht an dieser Stelle mit hineingezogen werden.
Vorschlagen ja, buchen nein. Aus Kalender, Postfach und Dateizugriffen lässt sich ein Tagesvorschlag erstellen, den die Person bestätigt oder ändert. Eine Buchung, die ohne Zutun entsteht, ist im Zweifel falsch und wird trotzdem abgerechnet.
Das hängt davon ab, was ausgewertet wird. Vorhabensbezogene Auswertungen sind in der Regel unkritisch, personenbezogene nicht. Wir legen vorher offen, welche Auswertungen entstehen, damit die Mitbestimmung im Haus entscheiden kann, statt sich später überrumpelt zu fühlen.
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Erstgespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.
◆Fachwörter aus diesem artikel
Bürosoftware und Ablage
PROJEKT PRO
Projekte, Stunden und Honorarstände lesend mit dem Rest verbinden
Bürosoftware und Ablage
untermStrich
Projekte, Zeiten und Dokumente lesend mit dem Rest zusammenbringen
Bürosoftware und Ablage
Microsoft 365
Postfach, Ablage und Kalender lesend erschließen, ohne Umstellung
Sie wollen wissen, was sich bei Ihnen anbinden lässt?
Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Wir fragen nach Ihren Programmen und nach Zahlen, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
Termin vereinbaren◆Der nächste Schritt
Die wenigsten Büros haben das je ausgerechnet. Im Termin machen wir es zusammen: Stunden pro Woche, was eine Stunde bei Ihnen kostet, was im letzten Jahr deswegen schiefgegangen ist. Über uns reden wir erst danach.
Keine Folien, keine Verkaufsshow. Wenn es nicht passt, sagen wir das im Termin.