Fachartikel · Bürosoftware und Ablage

Zeiterfassung im Projektbüro: Buchungen auswerten, statt sie zu verwalten

Zeiterfassung im Projektbüro scheitert selten am Werkzeug, sondern daran, dass niemand am Freitag noch weiß, was am Dienstag war. Lesend angebunden werden die Buchungen aus Ihrem vorhandenen System, dazu Projektstruktur und Leistungsphasen. Daraus entstehen Auswertungen, Hinweise auf fehlende Tage und ein Abgleich zwischen gebuchten Stunden und dem, was im Honorar vorgesehen war.

Stand:

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KI-generiertes Bild: Ein Aktenschrank aus Silber, dessen Schubladen über Kupferlinien mit vier schwebenden Glaskacheln verbunden sind

Der Weg der Daten

Zeiterfassung auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • Buchungen werden aus dem vorhandenen System lesend übernommen

    • Projektstruktur und Leistungsphasen kommen aus der Bürosoftware dazu

    • Fehlende Tage werden zeitnah gemeldet, nicht erst zum Monatsende

    • Gebuchte Stunden werden gegen die Honorarermittlung gehalten

    • Auswertungen bleiben auf Vorhaben bezogen, nicht auf einzelne Personen

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Aus lückenhaften Buchungen wird keine vollständige Auswertung.

    • Was nicht gebucht ist, lässt sich nicht rekonstruieren, und jedes System, das Stunden schätzt, erzeugt eine Zahl, die niemand verteidigen kann.

    • Es wird nichts nachgetragen und nichts korrigiert, das bleibt bei den Personen und der Projektleitung.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

Über Zeiterfassung wird in Planungsbüros ungern gesprochen, und das aus zwei Richtungen. Die Geschäftsführung weiß, dass die Zahlen lückenhaft sind, und die Bearbeiter empfinden das Nachtragen als Misstrauen. Beides ist verständlich. Umso wichtiger ist, dass eine Anbindung hier nichts verschärft, sondern nur auswertet, was ohnehin gebucht wird.

Warum Buchungen lückenhaft sind

Nicht aus Unwillen. Die Gründe sind in fast jedem Büro dieselben und haben mit dem Alltag zu tun.

  • Gebucht wird am Ende der Woche, wenn der Dienstag verblasst ist
  • Kurze Unterbrechungen für ein anderes Vorhaben werden nicht erfasst
  • Nebenleistungen haben keine passende Position, also landen sie irgendwo
  • Wer viel unterwegs ist, trägt nach oder eben nicht
  • Bei Urlaub und Krankheit fällt die Lücke erst Wochen später auf

Was sich aus den Buchungen lesen lässt

Die vorhandenen Daten reichen für mehr, als die meisten Auswertungen zeigen. Stunden je Projekt und Phase, Verteilung über Personen, Verlauf über die Zeit, Vergleich zwischen ähnlichen Vorhaben. Und, oft am nützlichsten, der Hinweis auf Tage ohne Buchung, solange die Erinnerung noch reicht, statt am Monatsende in einer Sammelnachricht an alle.

Der Abgleich mit dem Honorar

Die eigentliche Frage lautet nicht, wie viel gearbeitet wurde, sondern ob es zum vereinbarten Honorar passt. Werden Buchungen gegen die Honorarermittlung gehalten, wird sichtbar, wo eine Phase längst überschritten ist, während noch drei weitere vor einem liegen. Was daraus folgt, entscheidet die Geschäftsführung, und das ist auch richtig so.

Was das ausdrücklich nicht ist

Keine Leistungsüberwachung einzelner Personen. Wir setzen keine Auswertungen um, die Mitarbeitende gegeneinander stellen, und raten auch davon ab. Nicht nur, weil die Mitbestimmung im Haus dabei mitzureden hat, sondern weil eine solche Auswertung zuverlässig dazu führt, dass ab dem nächsten Monat schöner gebucht wird statt ehrlicher.

Wo die Grenze liegt

Aus lückenhaften Buchungen wird keine vollständige Auswertung. Was nicht gebucht ist, lässt sich nicht rekonstruieren, und jedes System, das Stunden schätzt, erzeugt eine Zahl, die niemand verteidigen kann. Es wird nichts nachgetragen und nichts korrigiert, das bleibt bei den Personen und der Projektleitung. Auswertungen über einzelne Mitarbeitende berühren die Mitbestimmung im Haus und gehören vorher geklärt, nicht hinterher.

Hauptseite zum Thema

KI im Architektur- und Ingenieurbüro

Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.

Häufig gefragt

Müssen wir ein neues Zeiterfassungssystem einführen?
Nein. Wir lesen aus dem System, das Sie haben, und wenn es eine Tabelle ist, dann aus der Tabelle. Eine Umstellung der Erfassung ist ein eigenes Vorhaben mit eigenem Widerstand und sollte nicht an dieser Stelle mit hineingezogen werden.
Kann die KI Stunden automatisch buchen?
Vorschlagen ja, buchen nein. Aus Kalender, Postfach und Dateizugriffen lässt sich ein Tagesvorschlag erstellen, den die Person bestätigt oder ändert. Eine Buchung, die ohne Zutun entsteht, ist im Zweifel falsch und wird trotzdem abgerechnet.
Was sagt der Betriebsrat dazu?
Das hängt davon ab, was ausgewertet wird. Vorhabensbezogene Auswertungen sind in der Regel unkritisch, personenbezogene nicht. Wir legen vorher offen, welche Auswertungen entstehen, damit die Mitbestimmung im Haus entscheiden kann, statt sich später überrumpelt zu fühlen.
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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