◆Kurz gesagt
California.pro wird über seine GAEB-Ausgaben, Exporte und Berichte gelesen. Angebunden werden Leistungsverzeichnisse, Preisspiegel, Aufmaße und Zahlungsstände. Der Nutzen liegt selten im Programm selbst, sondern daneben: in der Verbindung zu Postfach, Ablage und Projektordner, wo Nachträge angekündigt, Angebote nachgereicht und Aufmaße bestätigt werden. Die fachliche Wertung bleibt beim Bearbeiter.
California.pro ist in Architektur- und Ingenieurbüros verbreitet und deckt Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung ab. In unseren Audits sehen wir regelmäßig dasselbe Bild: Das Programm ist gepflegt, aber die Hälfte der Projektwahrheit steht im Postfach der Projektleitung und in einem Ordner auf dem Server. Genau diese Lücke ist der Ansatzpunkt, nicht das Programm.
Stand: September 2026
◆Der weg der daten
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Was im Programm steht, ist das Ergebnis. Wie es zustande kam, steht woanders, und genau danach wird später gesucht.
Der Weg führt über die Ausgaben, die das Programm ohnehin erzeugt: GAEB-Dateien in allen Phasen, Preisspiegel aus der Submission, Aufmaße und die Zahlungsstände je Auftragnehmer. Das reicht, um Positionen, Bieter und Beträge sauber zu erkennen und mit dem Schriftverkehr zu verbinden. Ein Eingriff in das Programm ist dafür nicht nötig.
Wird zu einer Position später eine Frage gestellt, sind heute drei Quellen zu durchsuchen. Sind Programmdaten, Postfach und Ablage gemeinsam erschlossen, steht der Vorgang auf einer Seite: die Position, der Bieter, die Mail, in der etwas angeordnet wurde, das Protokoll dazu. Jeder Punkt mit Verweis auf die Fundstelle, damit er nachprüfbar bleibt.
Aus derselben Erschließung fallen die Listen ab, die sonst jemand pflegt: offene Nachträge, überfällige Rückfragen, Positionen ohne Deckung im Auftrag, Bieter, von denen eine Unterlage fehlt. Das ist Buchführung über Vorgänge, keine Bewertung. Bewertet wird von der Projektleitung.
◆Wo die Grenze liegt
Aus dem Schriftverkehr lässt sich nicht sicher ableiten, ob eine Anordnung rechtlich eine Anordnung war. Das System erkennt, dass etwas nach einer Anordnung aussieht, und legt es der Projektleitung vor. Diese Unterscheidung ist der ganze Unterschied, und wir verwischen sie nicht. Hinzu kommt: Was über Telefon vereinbart und nie aufgeschrieben wurde, ist für kein System auffindbar. Wo Ihre Leute nichts dokumentieren, ändert eine Anbindung daran nichts.
Es wird lesend auf die Projektpostfächer zugegriffen, und zwar auf die, die Sie freigeben. Private Ordner bleiben außen vor. Welche Postfächer einbezogen werden, legen Sie fest, nicht wir.
Die werden genauso gelesen. Für Vergleichswerte sind sie sogar das Wertvollste, was ein Büro hat. Wo die Ablage der alten Projekte unordentlich ist, kostet das Trefferqualität, es blockiert nichts.
Nein. Es stellt zusammen, vergleicht und erinnert. Wer den Zuschlag erhält, entscheiden Auftraggeber und Vergabestelle nach den geltenden Regeln, und daran ändert sich nichts.
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Erstgespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.
Ausschreibung und Kalkulation
ORCA AVA
Positionstexte, Preisspiegel und Mengen aus alten Projekten nutzbar machen
Ausschreibung und Kalkulation
GAEB-Datenaustausch
Das Austauschformat, aus dem sich Positionen, Mengen und Preise lesen lassen
Ausschreibung und Kalkulation
Aufmaß und Abrechnung
Aufmaß gegen Auftrag, Rechnung gegen Zahlungsstand, Lücken sichtbar machen
Sie wollen wissen, was sich bei Ihnen anbinden lässt?
Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Wir fragen nach Ihren Programmen und nach Zahlen, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
Termin vereinbaren◆Der nächste Schritt
Die wenigsten Büros haben das je ausgerechnet. Im Termin machen wir es zusammen: Stunden pro Woche, was eine Stunde bei Ihnen kostet, was im letzten Jahr deswegen schiefgegangen ist. Über uns reden wir erst danach.
Keine Folien, keine Verkaufsshow. Wenn es nicht passt, sagen wir das im Termin.