Fachartikel · Ausschreibung und Kalkulation
California.pro anbinden: Was neben dem Programm liegt und trotzdem dazugehört
California.pro wird über seine GAEB-Ausgaben, Exporte und Berichte gelesen. Angebunden werden Leistungsverzeichnisse, Preisspiegel, Aufmaße und Zahlungsstände. Der Nutzen liegt selten im Programm selbst, sondern daneben: in der Verbindung zu Postfach, Ablage und Projektordner, wo Nachträge angekündigt, Angebote nachgereicht und Aufmaße bestätigt werden. Die fachliche Wertung bleibt beim Bearbeiter.
Der Weg der Daten
California.pro auf einer Tafel
01
Was hereinkommt
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
GAEB-Ausgaben, Preisspiegel und Berichte werden regelmäßig eingelesen
Projektbezogener Schriftverkehr aus dem Postfach wird Positionen und Bietern zugeordnet
Dateien aus der Projektablage werden mit erfasst, auch Scans und Protokolle
Offene Vorgänge werden nachgehalten und mit Fundstelle angezeigt
Positionstexte aller Projekte werden über ihren Inhalt durchsuchbar
02
Wovon dieser Artikel handelt
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
03
Was beim Menschen bleibt
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Aus dem Schriftverkehr lässt sich nicht sicher ableiten, ob eine Anordnung rechtlich eine Anordnung war.
Das System erkennt, dass etwas nach einer Anordnung aussieht, und legt es der Projektleitung vor.
Diese Unterscheidung ist der ganze Unterschied, und wir verwischen sie nicht.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
California.pro ist in Architektur- und Ingenieurbüros verbreitet und deckt Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung ab. In unseren Audits sehen wir regelmäßig dasselbe Bild: Das Programm ist gepflegt, aber die Hälfte der Projektwahrheit steht im Postfach der Projektleitung und in einem Ordner auf dem Server. Genau diese Lücke ist der Ansatzpunkt, nicht das Programm.
Die Lücke zwischen Programm und Alltag
Was im Programm steht, ist das Ergebnis. Wie es zustande kam, steht woanders, und genau danach wird später gesucht.
- Rückfragen von Bietern während der Angebotsfrist, meist per Mail
- Angekündigte Nachträge, lange bevor sie als Vorgang erfasst sind
- Freigaben und Anordnungen des Bauherrn, oft in einem einzigen Satz
- Aufmaßbestätigungen und Notizen aus der Bauleitung
- Protokolle, in denen Mengen und Ausführungsarten festgelegt wurden
Was aus California.pro gelesen wird
Der Weg führt über die Ausgaben, die das Programm ohnehin erzeugt: GAEB-Dateien in allen Phasen, Preisspiegel aus der Submission, Aufmaße und die Zahlungsstände je Auftragnehmer. Das reicht, um Positionen, Bieter und Beträge sauber zu erkennen und mit dem Schriftverkehr zu verbinden. Ein Eingriff in das Programm ist dafür nicht nötig.
Der Vorgang, der sich selbst zusammenstellt
Wird zu einer Position später eine Frage gestellt, sind heute drei Quellen zu durchsuchen. Sind Programmdaten, Postfach und Ablage gemeinsam erschlossen, steht der Vorgang auf einer Seite: die Position, der Bieter, die Mail, in der etwas angeordnet wurde, das Protokoll dazu. Jeder Punkt mit Verweis auf die Fundstelle, damit er nachprüfbar bleibt.
Was daraus an Übersicht entsteht
Aus derselben Erschließung fallen die Listen ab, die sonst jemand pflegt: offene Nachträge, überfällige Rückfragen, Positionen ohne Deckung im Auftrag, Bieter, von denen eine Unterlage fehlt. Das ist Buchführung über Vorgänge, keine Bewertung. Bewertet wird von der Projektleitung.
Wo die Grenze liegt
Aus dem Schriftverkehr lässt sich nicht sicher ableiten, ob eine Anordnung rechtlich eine Anordnung war. Das System erkennt, dass etwas nach einer Anordnung aussieht, und legt es der Projektleitung vor. Diese Unterscheidung ist der ganze Unterschied, und wir verwischen sie nicht. Hinzu kommt: Was über Telefon vereinbart und nie aufgeschrieben wurde, ist für kein System auffindbar. Wo Ihre Leute nichts dokumentieren, ändert eine Anbindung daran nichts.
Hauptseite zum Thema
Kalkulations-Assistent
Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.
Häufig gefragt
Müssen wir dafür unser Postfach öffnen?
Was ist mit Altprojekten in California.pro?
Greift das System in die Vergabe ein?
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Wird so ein Vorhaben gefördert?
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Der nächste Schritt
Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.
Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Wie das geht, zeigen wir im Webinar: live mit Ronja, Eric und Max, mit echten Fragen aus Planungsbüros, gezeigt an einem Beispiel-Archiv. 60 Minuten, online, kostenlos. Nur für Planungs-, Ingenieur- und Architekturbüros.