Fachartikel · Planen und Bauen

123erfasst anbinden: Zeiten, Leistung und Abrechnung verbinden

123erfasst wird über Zeit- und Leistungsdaten sowie die Projektablage angebunden. Daraus entstehen eine Vorbereitung der Abrechnung, Nachweise für Nachträge aus erfassten Zeiten und Fotos sowie eine Auswertung, wie Aufwand und Ansatz auseinandergehen. Gerechnet, gestellt und verantwortet wird weiter von den Verantwortlichen.

Stand:
KI-generiertes Bild: Eine Lageplanplatte aus Glas mit einem Gebäude und einem schlanken Kran, die Grundstücksgrenze in Kupfer

Der Weg der Daten

123erfasst auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • Zeit- und Leistungsdaten werden regelmäßig eingelesen

    • Zeiten, Fotos und vertragliche Grundlage werden verknüpft

    • Abweichungen zwischen Aufwand und Ansatz werden gezeigt

    • Nachweise für Nachträge werden als Zusammenstellung vorbereitet

    • Die Daten bleiben in Ihrem System und in Ihrem Haus

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Keine Abrechnung, keine Bewertung von Leistung und keine Aussage über die Berechtigung eines Nachtrags.

    • Eine Zusammenstellung ist eine Arbeitshilfe; ob sie rechtlich trägt, beurteilen die Verantwortlichen und im Zweifel ein Anwalt.

    • Personenbezogene Zeitdaten werden nur so verarbeitet, wie es die Mitbestimmung und der Datenschutz zulassen.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

Zeiterfassung liefert Zahlen, und Zahlen allein belegen nichts. Der Nachweis entsteht erst, wenn erfasste Zeit, Ort, Foto und die vertragliche Grundlage zusammenkommen. In der Praxis liegen diese vier Dinge in vier Systemen.

Vier Quellen für einen Nachweis

Ein belastbarer Nachweis braucht mehr als die Stundenzahl. Er braucht den Ort, den Tag, das Bild und die Anordnung, auf die hin gearbeitet wurde. Fehlt eines davon, ist die Zahl im Streitfall wenig wert.

  • Erfasste Zeiten je Mitarbeitendem und Vorgang
  • Leistungsmeldungen und Fotos vom Tag
  • Vertragliche Grundlage und Leistungsverzeichnis
  • Korrespondenz zu Anordnungen und Änderungen

Aufwand gegen Ansatz

Wo der tatsächliche Aufwand regelmäßig über dem Ansatz liegt, steckt entweder ein Kalkulationsfehler oder eine Leistung, die nicht beauftragt war. Ein Abgleich trennt beides nicht, aber er zeigt, wo jemand hinsehen sollte.

Nachweise, die tragen

Für einen Nachtrag zählt, was wann von wem und auf welche Anordnung hin geleistet wurde. Sind Zeit, Foto und Korrespondenz verknüpft, ist dieser Nachweis in Minuten zusammengestellt statt in einem halben Tag.

Auswertung für die nächste Kalkulation

Abgerechnete Projekte sind die beste Quelle für die nächste Kalkulation, und sie werden am seltensten ausgewertet. Über die eigenen Daten erschlossen, sind sie eine Auskunft, die kein Kennwert ersetzt.

Wo die Grenze liegt

Keine Abrechnung, keine Bewertung von Leistung und keine Aussage über die Berechtigung eines Nachtrags. Eine Zusammenstellung ist eine Arbeitshilfe; ob sie rechtlich trägt, beurteilen die Verantwortlichen und im Zweifel ein Anwalt. Personenbezogene Zeitdaten werden nur so verarbeitet, wie es die Mitbestimmung und der Datenschutz zulassen.

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Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.

Häufig gefragt

Zeitdaten sind personenbezogen. Wie wird damit umgegangen?
Streng. Was mit Zeitdaten geschieht, ist eine Frage des Datenschutzes und häufig der Mitbestimmung. Der Zugriff wird eng gefasst, und Auswertungen auf einzelne Personen sind nicht der Zweck. Das wird vor dem Start schriftlich festgelegt.
Bringt das etwas, wenn wir nur wenige eigene Gewerke haben?
Auch dann, weil derselbe Nachweis für Planungsleistungen gebraucht wird. Die Frage, wofür Stunden angefallen sind und ob sie beauftragt waren, stellt sich im Planungsbüro genauso.
Müssen wir unsere Software austauschen?
Nein. Wir setzen auf das auf, was Sie nutzen, und lesen daraus, was gebraucht wird. Ein Austausch bringt selten mehr Nutzen als Ärger, und er schiebt den Start um Monate. Die Oberflächen, in denen Ihre Leute arbeiten, bleiben dieselben.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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    Aufmaß gegen Auftrag, Rechnung gegen Zahlungsstand, Lücken sichtbar machen

Der nächste Schritt

Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.

Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Wie das geht, zeigen wir im Webinar: live mit Ronja, Eric und Max, mit echten Fragen aus Planungsbüros, gezeigt an einem Beispiel-Archiv. 60 Minuten, online, kostenlos. Nur für Planungs-, Ingenieur- und Architekturbüros.

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