◆Kurz gesagt
123erfasst wird über Zeit- und Leistungsdaten sowie die Projektablage angebunden. Daraus entstehen eine Vorbereitung der Abrechnung, Nachweise für Nachträge aus erfassten Zeiten und Fotos sowie eine Auswertung, wie Aufwand und Ansatz auseinandergehen. Gerechnet, gestellt und verantwortet wird weiter von den Verantwortlichen.
Zeiterfassung liefert Zahlen, und Zahlen allein belegen nichts. Der Nachweis entsteht erst, wenn erfasste Zeit, Ort, Foto und die vertragliche Grundlage zusammenkommen. In der Praxis liegen diese vier Dinge in vier Systemen.
Stand: September 2026
◆Der weg der daten
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Ein belastbarer Nachweis braucht mehr als die Stundenzahl. Er braucht den Ort, den Tag, das Bild und die Anordnung, auf die hin gearbeitet wurde. Fehlt eines davon, ist die Zahl im Streitfall wenig wert.
Wo der tatsächliche Aufwand regelmäßig über dem Ansatz liegt, steckt entweder ein Kalkulationsfehler oder eine Leistung, die nicht beauftragt war. Ein Abgleich trennt beides nicht, aber er zeigt, wo jemand hinsehen sollte.
Für einen Nachtrag zählt, was wann von wem und auf welche Anordnung hin geleistet wurde. Sind Zeit, Foto und Korrespondenz verknüpft, ist dieser Nachweis in Minuten zusammengestellt statt in einem halben Tag.
Abgerechnete Projekte sind die beste Quelle für die nächste Kalkulation, und sie werden am seltensten ausgewertet. Über die eigenen Daten erschlossen, sind sie eine Auskunft, die kein Kennwert ersetzt.
◆Wo die Grenze liegt
Keine Abrechnung, keine Bewertung von Leistung und keine Aussage über die Berechtigung eines Nachtrags. Eine Zusammenstellung ist eine Arbeitshilfe; ob sie rechtlich trägt, beurteilen die Verantwortlichen und im Zweifel ein Anwalt. Personenbezogene Zeitdaten werden nur so verarbeitet, wie es die Mitbestimmung und der Datenschutz zulassen.
Streng. Was mit Zeitdaten geschieht, ist eine Frage des Datenschutzes und häufig der Mitbestimmung. Der Zugriff wird eng gefasst, und Auswertungen auf einzelne Personen sind nicht der Zweck. Das wird vor dem Start schriftlich festgelegt.
Auch dann, weil derselbe Nachweis für Planungsleistungen gebraucht wird. Die Frage, wofür Stunden angefallen sind und ob sie beauftragt waren, stellt sich im Planungsbüro genauso.
Nein. Wir setzen auf das auf, was Sie nutzen, und lesen daraus, was gebraucht wird. Ein Austausch bringt selten mehr Nutzen als Ärger, und er schiebt den Start um Monate. Die Oberflächen, in denen Ihre Leute arbeiten, bleiben dieselben.
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Erstgespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.
◆Fachwörter aus diesem artikel
Bürosoftware und Ablage
Zeiterfassung
Buchungen auswerten und gegen das Honorar halten, ohne neues System
Ausschreibung und Kalkulation
Nachtragsmanagement
Anordnungen erkennen, Belege sammeln, Fristen nachhalten
Ausschreibung und Kalkulation
Aufmaß und Abrechnung
Aufmaß gegen Auftrag, Rechnung gegen Zahlungsstand, Lücken sichtbar machen
Sie wollen wissen, was sich bei Ihnen anbinden lässt?
Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Wir fragen nach Ihren Programmen und nach Zahlen, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
Termin vereinbaren◆Der nächste Schritt
Die wenigsten Büros haben das je ausgerechnet. Im Termin machen wir es zusammen: Stunden pro Woche, was eine Stunde bei Ihnen kostet, was im letzten Jahr deswegen schiefgegangen ist. Über uns reden wir erst danach.
Keine Folien, keine Verkaufsshow. Wenn es nicht passt, sagen wir das im Termin.