Alternative zu Google
Die Alternative zu Gemini for Google Workspace:
Ihr Firmenwissen bleibt im Haus.
Gemini wird auf die Inhalte Ihres Google-Workspace-Kontos bezogen, also auf Drive, Gmail und die zugehörigen Dienste. Die Verarbeitung läuft in der Google-Cloud, die Rechte kommen aus Ihrem Workspace-Verzeichnis. Was daraus für Ihr Büro folgt und wo der Unterschied zu einer eigenen Maschine im Serverraum liegt, steht auf dieser Seite. Ohne Marketingzahlen, ohne Behauptungen über fremde Produkte.
◆Zuerst das Faire
Wofür Gemini for Google Workspace die bessere Wahl ist
Wenn Sie vollständig auf Workspace arbeiten, bekommen Sie die KI direkt in Docs, Gmail und Meet, ohne eigene Technik und ohne zusätzliche Anbindung. Für Ihre Entwürfe, Zusammenfassungen und Korrespondenz sitzt sie genau dort, wo Sie ohnehin arbeiten. Für diesen Fall würden wir Ihnen nichts anderes andienen.
Wenn Sie sich in diesem Absatz wiedererkennen, sparen Sie sich den Rest der Seite. Alles Weitere gilt für den anderen Fall.
Drei Dinge, die aus der Bauart folgen
Kein Vorwurf an den Hersteller, sondern die Folge einer Entscheidung, die beim Entwurf getroffen wurde. Für Sie zählt, ob diese Folgen in Ihrem Büro ins Gewicht fallen.
01
Der Bezug endet an der Kontogrenze
Was in Drive und Gmail liegt, steht zur Verfügung. Der Dateiserver, das NAS, das Projektarchiv und die Ausgaben Ihrer Fachprogramme liegen außerhalb und tauchen in keiner Antwort auf.
02
Abgerechnet wird je Nutzer
Der Zugang hängt am Konto. Damit entscheidet das Budget darüber, wer im Haus fragen darf, und nicht die Sache.
03
Die Verarbeitung ist eine Auslagerung
Die Inhalte werden beim Anbieter verarbeitet. Das ist geregelt und für viele Häuser tragbar, aber unter Aufsicht bleibt es eine Auslagerung mit allem, was daran hängt: bewerten, dokumentieren, regelmäßig prüfen.
Was bei uns anders läuft
Auch das, was nicht in der Cloud liegt
Wir lesen den Bestand, den Sie freigeben, unabhängig davon, in welchem System er liegt. Gerade im Mittelstand steht der größere Teil des Wissens nicht in der Cloud.
Keine Rechnung je Kopf
Die Anlage steht bei Ihnen. Ausgelegt wird sie nach gleichzeitigen Anfragen, nicht nach der Zahl der Mitarbeitenden. Jeder im Haus kann fragen, im Rahmen seiner Rechte.
Die Unterlagen bleiben im Haus
Gelesen wird vor Ort, kopiert wird nichts. Es entsteht kein Verarbeiter und damit keine Prüfkette.
Zwei Wege, je nach Ihrer IT
Wir passen uns an, was bei Ihnen steht. Welcher der beiden Wege passt, entscheidet der Zustand Ihrer vorhandenen Hardware und nicht unsere Produktliste.
Gemini for Google Workspace und PhoenixOne AI nebeneinander
Verglichen wird, wie beide aufgebaut sind. Beide Spalten beschreiben, nicht eine bewertet die andere.
| Kriterium | Gemini for Google Workspace | PhoenixOne AI |
|---|---|---|
| Was beantwortet werden kann | Inhalte des Workspace-Kontos | Jeder freigegebene Bestand im Haus |
| Ort der Verarbeitung | Cloud des Anbieters | Ihr eigener Serverraum |
| Zugang | Je Nutzer | Nach gleichzeitigen Anfragen ausgelegt |
| Gescannte Unterlagen | Soweit als Text erkannt vorhanden | Texterkennung gehört zum Einlesen |
| Auslagerung unter Aufsicht | Zu bewerten und zu dokumentieren | Entfällt, es gibt keinen Verarbeiter |
| Modell | Bestimmt der Anbieter | Offene Modelle, jederzeit tauschbar |
Wann sich der Wechsel rechnet
Die ehrliche Antwort ist eine Rechnung mit Ihren Zahlen. In unseren Audits liegt die Zeit für das Suchen und Zusammentragen von Unterlagen bei etwa einer Dreiviertelstunde je Person und Arbeitstag. Setzen Sie Ihren eigenen Stundensatz dagegen und rechnen Sie mit der Hälfte dieser Zeit, nicht mit der ganzen: Gesucht wird auch danach, nur kürzer.
Dazu kommt der Unterschied in der Struktur: Eine Maschine im eigenen Haus ist eine Anschaffung, eine Lizenz je Nutzer ist ein laufender Posten, der mit jedem Kollegen steigt. Welche der beiden Formen in Ihrem Fall günstiger ist, hängt an Ihrer Nutzerzahl und daran, über wie viele Jahre Sie rechnen. Wir stellen das im Erstgespräch offen gegenüber, auch wenn es gegen uns ausgeht.
Für Betriebe auf Google Workspace, deren Projektwissen trotzdem auf Dateiservern, im NAS und in gescannten Unterlagen liegt.
Häufig gefragt
- Wir arbeiten mit Google Workspace. Passt eine eigene Anlage dazu?
- Ja. Die Anlage liest den Bestand, der außerhalb von Workspace liegt, und lässt Drive und Gmail unberührt. Gemini bleibt für das Schreiben im Dokument zuständig, die Anlage für Fragen an Ihre Unterlagen.
- Kann die Anlage auch auf Drive zugreifen?
- Technisch ja, über eine lesende Verbindung, sofern Sie das wollen. Sinnvoll ist es dort, wo Projektunterlagen in Drive liegen und zusammen mit dem Archiv beantwortet werden sollen. Entschieden wird das im Audit, nicht pauschal.
- Was ist mit gescannten Plänen und alten Akten?
- Die sind der eigentliche Grund für eine eigene Anlage. Texterkennung an großen Mengen gescannter Seiten braucht Rechenzeit und eine Grafikkarte. Das ist genau die Arbeit, die eine Maschine im Haus übernimmt und die in keinem Cloud-Abo je Nutzer enthalten ist.
- Sehen dann alle alles?
- Nein. Zu jedem Abschnitt wird beim Einlesen festgehalten, welche Gruppen darauf zugreifen dürfen. Bei einer Frage kommen nur die Abschnitte in Betracht, die der Fragende ohnehin öffnen darf. Die Gruppen kommen aus Ihrem Verzeichnisdienst.
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Stand: September 2026