Alternative zu Google

Die Alternative zu Gemini for Google Workspace: Ihr Firmenwissen bleibt im Haus.

Gemini wird auf die Inhalte Ihres Google-Workspace-Kontos bezogen, also auf Drive, Gmail und die zugehörigen Dienste. Die Verarbeitung läuft in der Google-Cloud, die Rechte kommen aus Ihrem Workspace-Verzeichnis. Was daraus für Ihr Unternehmen folgt und wo der Unterschied zu einer eigenen Maschine im Serverraum liegt, steht auf dieser Seite. Ohne Marketingzahlen, ohne Behauptungen über fremde Produkte. PhoenixOne AI aus Leipzig ist der Spezialist für Firmen-KI im deutschen Mittelstand. Statt Software von der Stange entwickeln wir eigenen Code, der Ihnen gehört, angeschlossen an Ihre Ablage und Postfächer. Ihr erster Baustein steht ab 2 Wochen und soll sich schnell rechnen. Danach wachsen wir langfristig mit Ihnen weiter.

Direkt zum VergleichKostenloses Analysegespräch
KI-generiertes Bild: Schaubild zum Vergleich: Gemini for Google Workspace und eine eigene KI-Maschine im Serverraum

Wofür Gemini for Google Workspace die bessere Wahl ist

Wenn Sie vollständig auf Workspace arbeiten, bekommen Sie die KI direkt in Docs, Gmail und Meet, ohne eigene Technik und ohne zusätzliche Anbindung. Für Ihre Entwürfe, Zusammenfassungen und Korrespondenz sitzt sie genau dort, wo Sie ohnehin arbeiten. Für diesen Fall würden wir Ihnen nichts anderes andienen.

Wenn Sie sich in diesem Absatz wiedererkennen, sparen Sie sich den Rest der Seite. Alles Weitere gilt für den anderen Fall.

Drei Dinge, die aus der Bauart folgen

Kein Vorwurf an den Hersteller, sondern die Folge einer Entscheidung, die beim Entwurf getroffen wurde. Für Sie zählt, ob diese Folgen in Ihrem Unternehmen ins Gewicht fallen.

  1. 01

    Der Bezug endet an der Kontogrenze

    Was in Drive und Gmail liegt, steht zur Verfügung. Der Dateiserver, das NAS, das Projektarchiv und die Ausgaben Ihrer Fachprogramme liegen außerhalb und tauchen in keiner Antwort auf.

  2. 02

    Abgerechnet wird je Nutzer

    Der Zugang hängt am Konto. Damit entscheidet das Budget darüber, wer im Haus fragen darf, und nicht die Sache.

  3. 03

    Die Verarbeitung ist eine Auslagerung

    Die Inhalte werden beim Anbieter verarbeitet. Das ist geregelt und für viele Häuser tragbar, aber unter Aufsicht bleibt es eine Auslagerung mit allem, was daran hängt: bewerten, dokumentieren, regelmäßig prüfen.

Was bei uns anders läuft

  • Bei PhoenixOne

    Auch das, was nicht in der Cloud liegt

    Wir lesen den Bestand, den Sie freigeben, unabhängig davon, in welchem System er liegt. Gerade im Mittelstand steht der größere Teil des Wissens nicht in der Cloud.

  • Bei PhoenixOne

    Keine Rechnung je Kopf

    Die Anlage steht bei Ihnen. Ausgelegt wird sie nach gleichzeitigen Anfragen, nicht nach der Zahl der Mitarbeitenden. Jeder im Haus kann fragen, im Rahmen seiner Rechte.

  • Bei PhoenixOne

    Die Unterlagen bleiben im Haus

    Gelesen wird vor Ort, kopiert wird nichts. Es entsteht kein Verarbeiter und damit keine Prüfkette.

Zwei Wege, je nach Ihrer IT

Wir passen uns an, was bei Ihnen steht. Welcher der beiden Wege passt, entscheidet der Zustand Ihrer vorhandenen Hardware und nicht unsere Produktliste.

  • Sie behalten Ihren Server

    Appliance

    Eine eigene Maschine steht neben Ihrem vorhandenen Dateiserver und greift lesend auf die Freigaben zu, die Sie ihr zuweisen. Nichts wird verschoben, nichts umgestellt, nichts zurückgeschrieben. Für Betriebe, deren Ablage funktioniert und die nur den Zugriff darauf brauchen.

  • Wenn die IT ohnehin ansteht

    Turnkey Server

    Ein Komplettsystem mit eigenem Speicher, das den alten Server gleich mit ablöst. Für Betriebe, deren Hardware am Ende ihrer Zeit ist und die beide Schritte zusammenlegen wollen, statt zweimal im Serverraum zu stehen.

Gemini for Google Workspace und PhoenixOne AI nebeneinander

Verglichen wird, wie beide aufgebaut sind. Beide Spalten beschreiben, nicht eine bewertet die andere.

KriteriumGemini for Google WorkspacePhoenixOne AI
Was beantwortet werden kannInhalte des Workspace-KontosJeder freigegebene Bestand im Haus
Ort der VerarbeitungCloud des AnbietersIhr eigener Serverraum
ZugangJe NutzerNach gleichzeitigen Anfragen ausgelegt
Gescannte UnterlagenSoweit als Text erkannt vorhandenTexterkennung gehört zum Einlesen
Auslagerung unter AufsichtZu bewerten und zu dokumentierenEntfällt, es gibt keinen Verarbeiter
ModellBestimmt der AnbieterOffene Modelle, jederzeit tauschbar

Wann sich der Wechsel rechnet

Die ehrliche Antwort ist eine Rechnung mit Ihren Zahlen. In unseren Audits liegt die Zeit für das Suchen und Zusammentragen von Unterlagen bei etwa einer Dreiviertelstunde je Person und Arbeitstag. Setzen Sie Ihren eigenen Stundensatz dagegen und rechnen Sie mit der Hälfte dieser Zeit, nicht mit der ganzen: Gesucht wird auch danach, nur kürzer.

Dazu kommt der Unterschied in der Struktur: Eine Maschine im eigenen Haus ist eine Anschaffung, eine Lizenz je Nutzer ist ein laufender Posten, der mit jedem Kollegen steigt. Welche der beiden Formen in Ihrem Fall günstiger ist, hängt an Ihrer Nutzerzahl und daran, über wie viele Jahre Sie rechnen. Wir stellen das im Konzeptgespräch offen gegenüber, auch wenn es gegen uns ausgeht.

Für Betriebe auf Google Workspace, deren Projektwissen trotzdem auf Dateiservern, im NAS und in gescannten Unterlagen liegt.

Häufig gefragt

Wir arbeiten mit Google Workspace. Passt eine eigene Anlage dazu?
Ja. Die Anlage liest den Bestand, der außerhalb von Workspace liegt, und lässt Drive und Gmail unberührt. Gemini bleibt für das Schreiben im Dokument zuständig, die Anlage für Fragen an Ihre Unterlagen.
Kann die Anlage auch auf Drive zugreifen?
Technisch ja, über eine lesende Verbindung, sofern Sie das wollen. Sinnvoll ist es dort, wo Projektunterlagen in Drive liegen und zusammen mit dem Archiv beantwortet werden sollen. Entschieden wird das im Audit, nicht pauschal.
Was ist mit gescannten Plänen und alten Akten?
Die sind der eigentliche Grund für eine eigene Anlage. Texterkennung an großen Mengen gescannter Seiten braucht Rechenzeit und eine Grafikkarte. Das ist genau die Arbeit, die eine Maschine im Haus übernimmt und die in keinem Cloud-Abo je Nutzer enthalten ist.
Sehen dann alle alles?
Nein. Zu jedem Abschnitt wird beim Einlesen festgehalten, welche Gruppen darauf zugreifen dürfen. Bei einer Frage kommen nur die Abschnitte in Betracht, die der Fragende ohnehin öffnen darf. Die Gruppen kommen aus Ihrem Verzeichnisdienst.

Analysegespräch

Jedes Firmennetz ist anders. Sprechen wir über Ihres.

Im kostenlosen Analysegespräch, 30 Minuten online, ordnen wir zuerst ein: welche Server bei Ihnen stehen, wie viel davon gescannt ist und ob der Weg über die Appliance oder über einen neuen Server sinnvoller ist. Wenn Ihre vorhandene Lösung passt, sagen wir Ihnen das.

Kostenloses AnalysegesprächErst die Appliance ansehen

Stand: September 2026

Weiterlesen

Weiter vergleichen

Der nächste Schritt

Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.

Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Im kostenlosen Analysegespräch, 30 Minuten, sehen wir uns Ihr Unternehmen an und sagen Ihnen, wo die Firmen-KI zuerst hilft. Wir denken langfristig. Der erste Schritt soll sich für Sie schnell rechnen, deshalb steht Ihr erster Baustein ab 2 Wochen. Danach wachsen wir mit Ihnen weiter: Wir suchen langfristige Partnerschaften, keine Einmalprojekte.

Analysegespräch buchenErst ansehen: Webinar am 1. Dezember
  • Festpreis je Schritt
  • Stopp-Punkt mit Zwischenabnahme
  • Eigener Code, der Ihnen gehört
Analysegespräch buchen30 Minuten, kostenlos