Alternative zu Microsoft

Die Alternative zu Microsoft 365 Copilot: Ihr Firmenwissen bleibt im Haus.

Copilot arbeitet auf dem, was in Ihrem Microsoft-365-Mandanten liegt, und wird über den Microsoft Graph darauf bezogen. Die Verarbeitung läuft in der Microsoft-Cloud, die Rechte kommen aus Ihrem Entra-Verzeichnis. Was daraus für Ihr Unternehmen folgt und wo der Unterschied zu einer eigenen Maschine im Serverraum liegt, steht auf dieser Seite. Ohne Marketingzahlen, ohne Behauptungen über fremde Produkte. PhoenixOne AI aus Leipzig ist der Spezialist für Firmen-KI im deutschen Mittelstand. Statt Software von der Stange entwickeln wir eigenen Code, der Ihnen gehört, angeschlossen an Ihre Ablage und Postfächer. Ihr erster Baustein steht ab 2 Wochen und soll sich schnell rechnen. Danach wachsen wir langfristig mit Ihnen weiter.

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KI-generiertes Bild: Schaubild zum Vergleich: Microsoft 365 Copilot und eine eigene KI-Maschine im Serverraum

Wofür Microsoft 365 Copilot die bessere Wahl ist

Wenn Ihr Haus vollständig auf Microsoft 365 arbeitet und Ihre Unterlagen in SharePoint, OneDrive und Teams liegen, ist Copilot dort tief eingebaut und ohne eigene Technik in Betrieb. In Word und Outlook sitzt er direkt in dem Fenster, in dem gearbeitet wird. Für diesen Fall würden wir Ihnen nichts anderes andienen.

Wenn Sie sich in diesem Absatz wiedererkennen, sparen Sie sich den Rest der Seite. Alles Weitere gilt für den anderen Fall.

Drei Dinge, die aus der Bauart folgen

Kein Vorwurf an den Hersteller, sondern die Folge einer Entscheidung, die beim Entwurf getroffen wurde. Für Sie zählt, ob diese Folgen in Ihrem Unternehmen ins Gewicht fallen.

  1. 01

    Was außerhalb des Mandanten liegt, zählt nicht

    Der Bezug entsteht über den Graph, und der kennt, was in Microsoft 365 abgelegt ist. Ein Dateiserver im Keller, ein NAS, ein Archiv aus zwanzig Jahren Projekten und die Ausgaben Ihrer Fachprogramme stehen nicht darin. Genau dort liegt im Mittelstand der größere Teil des Wissens.

  2. 02

    Der Zugang wird je Person abgerechnet

    Die Lizenz hängt am Nutzer. Wer Zugang bekommt, entscheidet damit nicht die Technik, sondern das Budget. In der Praxis führt das dazu, dass eine Abteilung ausgestattet wird und der Rest des Hauses das Firmengedächtnis nicht nutzt.

  3. 03

    Die Verarbeitung ist eine Auslagerung

    Die Inhalte werden zur Beantwortung in der Cloud des Anbieters verarbeitet. Das ist vertraglich geregelt und für viele Häuser tragbar. Wer unter Berufsgeheimnis, NIS2 oder DORA arbeitet, muss diese Auslagerung bewerten, dokumentieren und regelmäßig überprüfen, einschließlich der Unterauftragnehmer.

Was bei uns anders läuft

  • Bei PhoenixOne

    Der Bestand zählt, nicht der Ablageort

    Wir lesen, was Sie freigeben: Dateiserver, NAS, Archiv, Scans, die Ausgaben Ihrer Fachprogramme. Ob etwas in einer Cloud liegt, entscheidet nicht darüber, ob es beantwortet werden kann.

  • Bei PhoenixOne

    Eine Maschine, kein Zugang je Kopf

    Die Anlage steht bei Ihnen und begrenzt nicht die Zahl der Personen, sondern die Zahl gleichzeitiger Anfragen. Von dreißig Personen fragen selten mehr als drei zur selben Sekunde.

  • Bei PhoenixOne

    Keine Auslagerung, die zu prüfen wäre

    Die Unterlagen bleiben liegen, wo sie liegen, und werden dort gelesen. Es entsteht kein Auftragsverarbeiter, also auch keine Prüfkette, die Sie jährlich fortschreiben müssen.

Zwei Wege, je nach Ihrer IT

Wir passen uns an, was bei Ihnen steht. Welcher der beiden Wege passt, entscheidet der Zustand Ihrer vorhandenen Hardware und nicht unsere Produktliste.

  • Sie behalten Ihren Server

    Appliance

    Eine eigene Maschine steht neben Ihrem vorhandenen Dateiserver und greift lesend auf die Freigaben zu, die Sie ihr zuweisen. Nichts wird verschoben, nichts umgestellt, nichts zurückgeschrieben. Für Betriebe, deren Ablage funktioniert und die nur den Zugriff darauf brauchen.

  • Wenn die IT ohnehin ansteht

    Turnkey Server

    Ein Komplettsystem mit eigenem Speicher, das den alten Server gleich mit ablöst. Für Betriebe, deren Hardware am Ende ihrer Zeit ist und die beide Schritte zusammenlegen wollen, statt zweimal im Serverraum zu stehen.

Microsoft 365 Copilot und PhoenixOne AI nebeneinander

Verglichen wird, wie beide aufgebaut sind. Beide Spalten beschreiben, nicht eine bewertet die andere.

KriteriumMicrosoft 365 CopilotPhoenixOne AI
Was beantwortet werden kannWas im Microsoft-365-Mandanten liegtJeder freigegebene Bestand, auch Dateiserver, NAS und Archiv
Ort der VerarbeitungCloud des AnbietersIhr eigener Serverraum
ZugangLizenz je PersonNach gleichzeitigen Anfragen ausgelegt
RechteAus Entra, vor der Suche geprüftAus Ihrem Verzeichnisdienst, vor der Suche geprüft
Auslagerung unter AufsichtZu bewerten und zu dokumentierenEntfällt, es gibt keinen Verarbeiter
ModellwechselBestimmt der AnbieterOffene Modelle, jederzeit tauschbar

Wann sich der Wechsel rechnet

Die ehrliche Antwort ist eine Rechnung mit Ihren Zahlen. In unseren Audits liegt die Zeit für das Suchen und Zusammentragen von Unterlagen bei etwa einer Dreiviertelstunde je Person und Arbeitstag. Setzen Sie Ihren eigenen Stundensatz dagegen und rechnen Sie mit der Hälfte dieser Zeit, nicht mit der ganzen: Gesucht wird auch danach, nur kürzer.

Dazu kommt der Unterschied in der Struktur: Eine Maschine im eigenen Haus ist eine Anschaffung, eine Lizenz je Nutzer ist ein laufender Posten, der mit jedem Kollegen steigt. Welche der beiden Formen in Ihrem Fall günstiger ist, hängt an Ihrer Nutzerzahl und daran, über wie viele Jahre Sie rechnen. Wir stellen das im Konzeptgespräch offen gegenüber, auch wenn es gegen uns ausgeht.

Für Häuser, die auf Microsoft 365 arbeiten und trotzdem einen erheblichen Teil ihres Wissens außerhalb davon liegen haben: auf dem Dateiserver, im NAS, im Archiv, in gescannten Unterlagen.

Häufig gefragt

Müssen wir uns zwischen Copilot und einer eigenen Anlage entscheiden?
Nein, und in der Regel ist das auch nicht sinnvoll. Copilot sitzt in Word, Outlook und Teams und hilft beim Formulieren im laufenden Vorgang. Eine eigene Anlage beantwortet Fragen an den Bestand, der außerhalb von Microsoft 365 liegt. Das sind zwei verschiedene Aufgaben, und viele Häuser fahren beides nebeneinander.
Copilot kennt doch unsere Rechte, reicht das nicht?
Die Rechteprüfung ist bei Copilot sauber gelöst, sie kommt aus Entra und greift vor der Suche. Der Unterschied liegt nicht bei den Rechten, sondern beim Umfang: Geprüft wird, was im Mandanten liegt. Was nicht darin liegt, taucht in keiner Antwort auf, weder berechtigt noch unberechtigt.
Wir haben schon Microsoft 365 im Haus. Was bringt eine zweite Lösung?
Sie bringt die Bestände dazu, die Microsoft 365 nicht sieht: gescannte Pläne, das Projektarchiv auf dem Dateiserver, die Ausgaben aus Ihrem Fachprogramm. Ob sich das lohnt, hängt daran, wie viel Ihres Wissens dort liegt. Genau das misst das Audit, bevor irgendetwas entschieden wird.
Was passiert mit unseren Dokumenten bei Ihnen?
Sie bleiben, wo sie sind. Die Anlage steht in Ihrem Serverraum und liest über eine Freigabe. Es wird nichts hochgeladen und nichts kopiert. Jede Antwort nennt die Stelle, aus der sie stammt, damit Sie sie nachlesen können.

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Im kostenlosen Analysegespräch, 30 Minuten online, ordnen wir zuerst ein: welche Server bei Ihnen stehen, wie viel davon gescannt ist und ob der Weg über die Appliance oder über einen neuen Server sinnvoller ist. Wenn Ihre vorhandene Lösung passt, sagen wir Ihnen das.

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Stand: September 2026

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Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.

Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Im kostenlosen Analysegespräch, 30 Minuten, sehen wir uns Ihr Unternehmen an und sagen Ihnen, wo die Firmen-KI zuerst hilft. Wir denken langfristig. Der erste Schritt soll sich für Sie schnell rechnen, deshalb steht Ihr erster Baustein ab 2 Wochen. Danach wachsen wir mit Ihnen weiter: Wir suchen langfristige Partnerschaften, keine Einmalprojekte.

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