Alternative zu Microsoft
Die Alternative zu Microsoft 365 Copilot:
Ihr Firmenwissen bleibt im Haus.
Copilot arbeitet auf dem, was in Ihrem Microsoft-365-Mandanten liegt, und wird über den Microsoft Graph darauf bezogen. Die Verarbeitung läuft in der Microsoft-Cloud, die Rechte kommen aus Ihrem Entra-Verzeichnis. Was daraus für Ihr Büro folgt und wo der Unterschied zu einer eigenen Maschine im Serverraum liegt, steht auf dieser Seite. Ohne Marketingzahlen, ohne Behauptungen über fremde Produkte.
◆Zuerst das Faire
Wofür Microsoft 365 Copilot die bessere Wahl ist
Wenn Ihr Haus vollständig auf Microsoft 365 arbeitet und Ihre Unterlagen in SharePoint, OneDrive und Teams liegen, ist Copilot dort tief eingebaut und ohne eigene Technik in Betrieb. In Word und Outlook sitzt er direkt in dem Fenster, in dem gearbeitet wird. Für diesen Fall würden wir Ihnen nichts anderes andienen.
Wenn Sie sich in diesem Absatz wiedererkennen, sparen Sie sich den Rest der Seite. Alles Weitere gilt für den anderen Fall.
Drei Dinge, die aus der Bauart folgen
Kein Vorwurf an den Hersteller, sondern die Folge einer Entscheidung, die beim Entwurf getroffen wurde. Für Sie zählt, ob diese Folgen in Ihrem Büro ins Gewicht fallen.
01
Was außerhalb des Mandanten liegt, zählt nicht
Der Bezug entsteht über den Graph, und der kennt, was in Microsoft 365 abgelegt ist. Ein Dateiserver im Keller, ein NAS, ein Archiv aus zwanzig Jahren Projekten und die Ausgaben Ihrer Fachprogramme stehen nicht darin. Genau dort liegt im Mittelstand der größere Teil des Wissens.
02
Der Zugang wird je Person abgerechnet
Die Lizenz hängt am Nutzer. Wer Zugang bekommt, entscheidet damit nicht die Technik, sondern das Budget. In der Praxis führt das dazu, dass eine Abteilung ausgestattet wird und der Rest des Hauses das Firmengedächtnis nicht nutzt.
03
Die Verarbeitung ist eine Auslagerung
Die Inhalte werden zur Beantwortung in der Cloud des Anbieters verarbeitet. Das ist vertraglich geregelt und für viele Häuser tragbar. Wer unter Berufsgeheimnis, NIS2 oder DORA arbeitet, muss diese Auslagerung bewerten, dokumentieren und regelmäßig überprüfen, einschließlich der Unterauftragnehmer.
Was bei uns anders läuft
Der Bestand zählt, nicht der Ablageort
Wir lesen, was Sie freigeben: Dateiserver, NAS, Archiv, Scans, die Ausgaben Ihrer Fachprogramme. Ob etwas in einer Cloud liegt, entscheidet nicht darüber, ob es beantwortet werden kann.
Eine Maschine, kein Zugang je Kopf
Die Anlage steht bei Ihnen und begrenzt nicht die Zahl der Personen, sondern die Zahl gleichzeitiger Anfragen. Von dreißig Personen fragen selten mehr als drei zur selben Sekunde.
Keine Auslagerung, die zu prüfen wäre
Die Unterlagen bleiben liegen, wo sie liegen, und werden dort gelesen. Es entsteht kein Auftragsverarbeiter, also auch keine Prüfkette, die Sie jährlich fortschreiben müssen.
Zwei Wege, je nach Ihrer IT
Wir passen uns an, was bei Ihnen steht. Welcher der beiden Wege passt, entscheidet der Zustand Ihrer vorhandenen Hardware und nicht unsere Produktliste.
Microsoft 365 Copilot und PhoenixOne AI nebeneinander
Verglichen wird, wie beide aufgebaut sind. Beide Spalten beschreiben, nicht eine bewertet die andere.
| Kriterium | Microsoft 365 Copilot | PhoenixOne AI |
|---|---|---|
| Was beantwortet werden kann | Was im Microsoft-365-Mandanten liegt | Jeder freigegebene Bestand, auch Dateiserver, NAS und Archiv |
| Ort der Verarbeitung | Cloud des Anbieters | Ihr eigener Serverraum |
| Zugang | Lizenz je Person | Nach gleichzeitigen Anfragen ausgelegt |
| Rechte | Aus Entra, vor der Suche geprüft | Aus Ihrem Verzeichnisdienst, vor der Suche geprüft |
| Auslagerung unter Aufsicht | Zu bewerten und zu dokumentieren | Entfällt, es gibt keinen Verarbeiter |
| Modellwechsel | Bestimmt der Anbieter | Offene Modelle, jederzeit tauschbar |
Wann sich der Wechsel rechnet
Die ehrliche Antwort ist eine Rechnung mit Ihren Zahlen. In unseren Audits liegt die Zeit für das Suchen und Zusammentragen von Unterlagen bei etwa einer Dreiviertelstunde je Person und Arbeitstag. Setzen Sie Ihren eigenen Stundensatz dagegen und rechnen Sie mit der Hälfte dieser Zeit, nicht mit der ganzen: Gesucht wird auch danach, nur kürzer.
Dazu kommt der Unterschied in der Struktur: Eine Maschine im eigenen Haus ist eine Anschaffung, eine Lizenz je Nutzer ist ein laufender Posten, der mit jedem Kollegen steigt. Welche der beiden Formen in Ihrem Fall günstiger ist, hängt an Ihrer Nutzerzahl und daran, über wie viele Jahre Sie rechnen. Wir stellen das im Erstgespräch offen gegenüber, auch wenn es gegen uns ausgeht.
Für Häuser, die auf Microsoft 365 arbeiten und trotzdem einen erheblichen Teil ihres Wissens außerhalb davon liegen haben: auf dem Dateiserver, im NAS, im Archiv, in gescannten Unterlagen.
Häufig gefragt
- Müssen wir uns zwischen Copilot und einer eigenen Anlage entscheiden?
- Nein, und in der Regel ist das auch nicht sinnvoll. Copilot sitzt in Word, Outlook und Teams und hilft beim Formulieren im laufenden Vorgang. Eine eigene Anlage beantwortet Fragen an den Bestand, der außerhalb von Microsoft 365 liegt. Das sind zwei verschiedene Aufgaben, und viele Häuser fahren beides nebeneinander.
- Copilot kennt doch unsere Rechte, reicht das nicht?
- Die Rechteprüfung ist bei Copilot sauber gelöst, sie kommt aus Entra und greift vor der Suche. Der Unterschied liegt nicht bei den Rechten, sondern beim Umfang: Geprüft wird, was im Mandanten liegt. Was nicht darin liegt, taucht in keiner Antwort auf, weder berechtigt noch unberechtigt.
- Wir haben schon Microsoft 365 im Haus. Was bringt eine zweite Lösung?
- Sie bringt die Bestände dazu, die Microsoft 365 nicht sieht: gescannte Pläne, das Projektarchiv auf dem Dateiserver, die Ausgaben aus Ihrem Fachprogramm. Ob sich das lohnt, hängt daran, wie viel Ihres Wissens dort liegt. Genau das misst das Audit, bevor irgendetwas entschieden wird.
- Was passiert mit unseren Dokumenten bei Ihnen?
- Sie bleiben, wo sie sind. Die Anlage steht in Ihrem Serverraum und liest über eine Freigabe. Es wird nichts hochgeladen und nichts kopiert. Jede Antwort nennt die Stelle, aus der sie stammt, damit Sie sie nachlesen können.
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Stand: September 2026