Die Frage nach den Kosten wird fast immer falsch gestellt. Nicht, weil die Zahlen falsch wären, sondern weil zwei Dinge verglichen werden, die unterschiedlich sichtbar sind.
Bei einer eigenen Maschine sehen Sie die Investition sofort und die Ersparnis später. Bei einem Dienst ist es umgekehrt: Der Einstieg wirkt klein, und der Aufwand verteilt sich über Jahre, in denen niemand mehr nachrechnet.
Ein Vergleich über zwölf Monate ist deshalb wertlos. Was zählt, ist die Rechnung über die Nutzungsdauer, und die hängt an drei Größen.
Größe eins: Wie viele Personen Zugang bekommen sollen
Das ist der Punkt, an dem sich die beiden Formen am deutlichsten unterscheiden. Bei einer Abrechnung je Nutzer wächst der laufende Posten mit jedem Kollegen. Bei einer eigenen Maschine begrenzt nur die Technik, wie viele gleichzeitig arbeiten können.
Bei der eigenen Maschine ist die Grenze eine andere: der Speicher auf der Grafikkarte. Jede laufende Anfrage belegt davon einen Teil. Dimensioniert wird deshalb nicht nach Kopfzahl, sondern nach gleichzeitigen Anfragen, und von dreißig Personen fragen selten mehr als drei zur selben Sekunde.
Die Rechnung, wie ein Büro sie aufmacht
Ein Planungsbüro rechnet nicht in Lizenzen pro Nutzer, sondern in Stunden, die jemand nicht mehr sucht. Der Vergleich läuft deshalb anders als in der üblichen Tabelle:
Auf der einen Seite steht der interne Stundensatz, mit dem Sie Ihre Leistungen ansetzen. Auf der anderen Seite die Zeit, die heute in die Suche nach einer Unterlage geht, die es längst gibt. Wenn Sie beides nebeneinanderlegen, ist die Frage nach Kauf oder Miete plötzlich eine Nebenfrage — sie entscheidet über ein paar hundert Euro im Monat, nicht über die Größenordnung.
Größe zwei: Wer den Betrieb übernimmt
Das ist der Posten, der bei der eigenen Maschine am häufigsten fehlt. Eine Maschine im Serverraum läuft nicht nebenbei: Überwachung, Updates, Sicherung, und jemand, der erreichbar ist, wenn etwas klemmt.
Es gibt zwei saubere Wege. Entweder Ihre IT übernimmt den Betrieb, dann gehören Dokumentation und Einarbeitung in den Auftrag und der Aufwand in Ihre Rechnung. Oder ein Dienstleister übernimmt ihn, und dann steht im Vertrag, was das heißt: Reaktionszeit, Wartungsfenster, was im Störfall passiert.
Was nicht funktioniert, ist der dritte Weg: Es wird schon jemand machen. Das ist der häufigste Grund, warum ein gut eingerichtetes System nach zwölf Monaten stillsteht.
Auf der anderen Seite wird bei Diensten ein Posten übersehen, der unter Aufsicht erheblich ist: die Prüfung des Anbieters. Wer unter DORA, NIS2 oder Berufsgeheimnis arbeitet, muss Auslagerungen bewerten, dokumentieren und regelmäßig überprüfen, einschließlich der Unterauftragnehmer. Diese Arbeit macht jemand, und sie steht in keinem Angebot.
Größe drei: Was am Ende passiert
Ein Dienstvertrag endet irgendwann, durch Kündigung, Preisanpassung oder weil der Anbieter sein Angebot ändert. Zwei Fragen gehören deshalb vor die Unterschrift und nicht danach: Wie bekommen Sie Ihre Daten und den erzeugten Index vollständig heraus, und was bleibt beim Anbieter.
Bei einer eigenen Maschine stellt sich die Frage in dieser Form nicht. Die Dokumente lagen die ganze Zeit auf Ihrem eigenen Server, denn ein lesendes System kopiert sie nicht. Was Sie zusätzlich haben, ist der Index, und der gehört Ihnen mit der Maschine.
Die Gegenüberstellung
| Was Sie vergleichen | Dienst mit Lizenz je Nutzer | Eigene Maschine im Haus |
|---|---|---|
| Wann der Aufwand anfällt | Laufend, verteilt über die Jahre | Einmal bei der Anschaffung |
| Verhalten bei mehr Nutzern | Steigt mit jeder Person | Bleibt, bis die Maschine ausgelastet ist |
| Betrieb | Beim Anbieter enthalten | Ihre IT oder ein Wartungsvertrag |
| Anbieterprüfung unter Aufsicht | Nötig, samt Unterauftragnehmern | Entfällt, es gibt keinen Verarbeiter |
| Bei Vertragsende | Zugang endet, Datenrückgabe klären | Maschine und Index bleiben bei Ihnen |
| Modellwechsel | Bestimmt der Anbieter | Offene Modelle, jederzeit tauschbar |
Die Nutzenseite, konservativ gerechnet
Auf der Habenseite steht die Zeit, die heute für das Suchen und Zusammentragen von Unterlagen draufgeht. In unseren Audits liegt sie bei etwa einer Dreiviertelstunde je Person und Arbeitstag. Das deckt sich grob mit dem, was Untersuchungen zur Informationssuche im Büroalltag seit Jahren nennen.
Rechnen Sie damit nicht voll. Gesucht wird auch nach der Einführung, nur kürzer. Setzen Sie die Hälfte an, nehmen Sie Ihren eigenen Stundensatz, und Sie haben eine Zahl, die Sie gegenüber Ihrem Steuerberater vertreten können.
Was den Ausschlag geben kann, bevor gerechnet wird
Bei einem Teil der Betriebe ist die Rechnung gar nicht der entscheidende Punkt. Wenn ein Auftraggeber vertraglich regelt, wo Daten liegen dürfen, wenn Sie unter Paragraf 203 Strafgesetzbuch arbeiten oder wenn Exportkontrolle greift, ist die Frage beantwortet, bevor jemand eine Tabelle öffnet.
Diese Fälle sind häufiger, als es scheint. In der Zulieferkette der Automobilindustrie steht die Regelung im Rahmenvertrag und wird auditiert. In Kanzleien und Steuerberatungen gilt das Berufsgeheimnis auch gegenüber Dienstleistern. Im Gesundheitswesen kommen Artikel 9 DSGVO und die Schweigepflicht zusammen.
Erst die Verpflichtung, dann die Datenklasse, dann die Technik. In dieser Reihenfolge, denn umgekehrt planen Sie eine Lösung und suchen hinterher die Begründung.
◆Häufige Fragen
Ja, und in der Praxis ist das häufig die beste Lösung. Bestand und Index liegen im Haus, einzelne Aufgaben ohne schützenswerte Inhalte laufen anderswo. Entscheidend ist, dass die Grenze bewusst gezogen und dokumentiert wird, nicht wo genau sie verläuft.
Der nächste Schritt
Wenn Sie diese Rechnung für Ihr Büro aufstellen wollen: Fünfzehn Minuten reichen, um die drei Größen zu klären, an denen sie hängt. Wir stellen beide Formen gegenüber, mit Ihren Zahlen, und wenn ein Dienst für Ihre Größenordnung günstiger ist, sagen wir Ihnen das.
Wie die Bauart im Einzelnen aussieht, steht auf der Seite zur Local AI Appliance. Die Gegenüberstellungen zu einzelnen Anbietern finden Sie unter Alternativen.