Was ist förderfähig: welche Posten in einem KI-Vorhaben zählen

◆Kurz gesagt

Förderfähig sind in der Regel die einmaligen Ausgaben, mit denen etwas Neues im Betrieb entsteht: Konzeptionierung, Planung, Entwicklung, Implementierung und die Einarbeitung Ihrer Leute, dazu Hardware und Lizenzen, soweit sie zum Vorhaben gehören. Kaum je förderfähig sind der laufende Betrieb nach Projektende, reine Ersatzbeschaffungen, Marketing und alle Ausgaben, die vor dem Antrag entstanden sind.

Die Frage, welche Posten zählen, entscheidet über die Höhe des Zuschusses stärker als die Quote. Eine hohe Quote auf eine schmale Bemessungsgrundlage bringt weniger als eine mittlere Quote auf eine saubere. Deshalb wird die Abgrenzung vor dem Antrag geklärt und nicht danach.

Stand: September 2026

Eine Glaskarte Deutschlands, aus der genau ein Bundesland angehoben und mit Kupfer umrissen ist — Jedes Land fördert anders, und die Bedingungen ändern sich häufiger, als Ihnen lieb ist. Hier steht der Stand für genau Ihres.

◆Die programme

Was es gibt, und in welchem Zustand

Läuft

Zuschussprogramme der Länder für Digitalisierung

Die Förderbanken der Bundesländer

Für wen: Kleine und mittlere Unternehmen mit einem abgegrenzten Digitalisierungsvorhaben
Was gefördert wird: Die einmaligen Ausgaben des Vorhabens: externe Entwicklung, Einführung, Lizenzen und Hardware im Rahmen des Vorhabens.
Konditionen: Was im Einzelnen zuwendungsfähig ist, steht in der jeweiligen Richtlinie und weicht von Land zu Land ab. Die Grundlinie ist überall dieselbe: einmalige Ausgaben im Vorhaben zählen, dauerhafte Betriebskosten nicht. Den konkreten Katalog prüfen wir vor dem Termin.
Der Haken: Mehrjährige Lizenzen werden häufig nur anteilig für den Durchführungszeitraum anerkannt. Wer eine Fünfjahreslizenz in voller Höhe ansetzt, bekommt den Rest im Nachweis gestrichen.

Läuft

Weiterbildungsförderung nach dem Qualifizierungschancengesetz

Bundesagentur für Arbeit

Für wen: Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte, deren Tätigkeit sich durch Technologie verändert
Was gefördert wird: Lehrgangskosten und ein Zuschuss zum Arbeitsentgelt während der Weiterbildung.
Konditionen: Die Anteile hängen an der Betriebsgröße, in kleinen Betrieben sind sie am höchsten. Die Einzelheiten stehen auf unserer Seite zur Weiterbildung.
Der Haken: Der richtige Ort für Qualifizierung. Wer Schulungskosten in den Zuschussantrag des Landes schreibt, riskiert, dass sie dort herausfallen und hier nie beantragt werden.

◆Der ablauf

Schritt für Schritt, in dieser Reihenfolge

01
Das Vorhaben scharf abgrenzen
Was gehört dazu, was ist danach normaler Betrieb. Diese Linie zieht die Bank sonst selbst, und sie zieht sie enger als Sie.
02
Posten sortieren
Drei Stapel: zählt sicher, zählt vermutlich, zählt nicht. Nur der dritte Stapel ist bereits eine Entscheidung, der zweite ist eine offene Frage.
03
Das Angebot passend gliedern
Unsere Angebote sind so aufgebaut, dass zuwendungsfähige und nicht zuwendungsfähige Positionen getrennt stehen. Ein Sammelposten über alles ist im Antrag wertlos.
04
Zweifelsfälle vorab klären
Die Förderbank beantwortet Abgrenzungsfragen vor der Antragstellung. Diese Auskunft ist wertvoller als jede Einschätzung aus zweiter Hand.
05
Den Rest offen einplanen
Alles, was nicht zählt, wird sichtbar eingeplant statt versteckt. Sie sollen wissen, welcher Teil des Vorhabens ohne Zuschuss läuft.

Woran sich Förderfähigkeit im Einzelfall entscheidet

Die verlässlichste Regel lautet: Gefördert wird ein abgrenzbares Vorhaben mit Anfang und Ende, nicht der laufende Betrieb. Einmalige Leistungen wie Konzeption, Einrichtung, Schulung und in vielen Programmen auch Hardware lassen sich darstellen. Wartungsverträge, Lizenzen über Jahre und Personalkosten des eigenen Hauses sind je nach Programm ausgeschlossen oder nur anteilig ansetzbar.

Die zweite Regel betrifft die Umsatzsteuer. Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, rechnet netto, denn die Steuer ist kein Aufwand. Das wird bei der Antragstellung regelmäßig falsch gemacht und fällt spätestens beim Verwendungsnachweis auf, dann aber mit Kürzung.

Die dritte Regel ist das Verbot der Doppelförderung. Dieselbe Ausgabe darf nicht aus zwei Töpfen gefördert werden. Eine Kombination verschiedener Programme ist oft möglich, aber nur für verschiedene Positionen, und sie gehört im Antrag offengelegt. Wer sie verschweigt, riskiert die Rückforderung beider Zuwendungen.

Gefördert wird ein Vorhaben mit Anfang und Ende. Nicht der laufende Betrieb.

◆Woran Anträge scheitern

Laufende Kosten im Antrag: monatliche Lizenzen, Hosting, Wartung und Support nach Projektende zählen praktisch nie.
Marketing und Vertriebsmaßnahmen mit hineingerechnet, weil sie zum Vorhaben gehören. Zuwendungsfähig sind sie deshalb nicht.
Eigenleistungen der Mitarbeiter angesetzt, die die meisten Richtlinien ausschließen oder nur eng begrenzt anerkennen.
Ausgaben, die vor dem Antrag entstanden sind, nachträglich eingereicht. Sie fallen mit dem Datum, nicht mit der Sache.
Hardware ohne Bezug zum Vorhaben, die als Ersatzbeschaffung gewertet wird.
Ein pauschales Angebot ohne Gliederung, aus dem die Bank die zuwendungsfähigen Anteile nicht herauslesen kann.

Häufig gefragt

Zählt die Schulung unserer Mitarbeiter?

Die Einarbeitung im Rahmen der Einführung zählt in vielen Landesprogrammen mit. Eine eigenständige Qualifizierung gehört dagegen in die Weiterbildungsförderung der Arbeitsagentur. Beides parallel für dieselben Kosten geht nicht, für getrennte Kosten sehr wohl.

Können wir laufende Kosten irgendwie unterbringen?

Für den Durchführungszeitraum häufig anteilig, darüber hinaus nicht. Wer den laufenden Betrieb in den Antrag schreibt, gefährdet nicht nur diesen Posten, sondern die Glaubwürdigkeit des gesamten Kostenplans.

Wer entscheidet am Ende, was zählt?

Die Bewilligungsstelle, auf Grundlage der Richtlinie und Ihres Kostenplans. Deshalb ist die Vorabklärung keine Formsache: Eine Einschätzung der Bank vor dem Antrag ist die einzige belastbare Aussage.

Was machen wir mit den Posten, die nicht zählen?

Sie bleiben im Vorhaben, wenn sie fachlich nötig sind, und werden offen als Eigenanteil ausgewiesen. Posten zu streichen, nur weil sie nicht gefördert werden, führt zu Systemen, die im Betrieb nicht funktionieren.

Passt dazu

Wir prüfen den Stand für Ihren Fall, bevor Sie etwas unterschreiben.

Förderbedingungen ändern sich leise, und ein Antragsstopp bekommt keine Pressemitteilung. Deshalb sehen wir vor jedem Erstgespräch nach, was an Ihrem Standort tatsächlich gilt.

Termin vereinbaren

◆Der nächste Schritt

Was kostet Sie das Suchen
im Monat?

Die wenigsten Büros haben das je ausgerechnet. Im Termin machen wir es zusammen: Stunden pro Woche, was eine Stunde bei Ihnen kostet, was im letzten Jahr deswegen schiefgegangen ist. Über uns reden wir erst danach.

Dreißig Minuten, per Video oder Telefon
Wir fragen nach Zahlen, nicht nach Ihrem Interesse an KI
Danach wissen Sie, ob sich das für Sie lohnt. Auch wenn die Antwort nein ist

KI-Audit starten · 10 Minuten Lieber direkt sprechen

Keine Folien, keine Verkaufsshow. Wenn es nicht passt, sagen wir das im Termin.