◆Kurz gesagt
BECHMANN AVA wird über GAEB-Dateien, Vergabeunterlagen und die Projektablage angebunden, nicht über das Vergabeverfahren selbst. Daraus entstehen eine lückenlose Dokumentation des Verfahrens mit Datum und Bezug, eine Fristenverfolgung über alle Beteiligten und eine Suche über eigene Positionstexte und frühere Bieterfragen. Gewertet und vergeben wird weiter von den Verantwortlichen im Büro.
BECHMANN AVA aus Augsburg ist ein AVA-Programm mit Schwerpunkt auf der Vergabe, und es ist dort verbreitet, wo für öffentliche Auftraggeber ausgeschrieben wird. Wer für öffentliche Auftraggeber ausschreibt, dokumentiert nicht für sich, sondern für die Prüfung. Jede Frage eines Bieters, jede Antwort, jede Fristverlängerung muss nachvollziehbar sein, oft Jahre später. Diese Dokumentation ist Aktenarbeit und entsteht neben der eigentlichen Leistung.
Stand: September 2026
◆Der weg der daten
Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.
Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.
Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.
Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.
Im öffentlichen Vergabeverfahren wird nicht nur das Ergebnis geprüft, sondern der Weg dorthin.
Dieselben Fragen kommen wieder, weil dieselben Formulierungen wiederkehren. Wer die Fragen früherer Verfahren über die Position finden kann, sieht vor der Veröffentlichung, wo Missverständnisse entstehen werden.
Im Vergabeverfahren laufen mehrere Fristen gleichzeitig, und sie hängen voneinander ab. Ein Radar, das alle mitführt und rechtzeitig meldet, ersetzt die Liste, die sonst jemand von Hand pflegt und die an dem Tag falsch ist, an dem er im Urlaub ist.
Wenn Jahre später geprüft wird, liest jemand die Akte, der nicht dabei war. Eine Ablage, die je Vorgang Beleg, Datum und Bezug führt, ist die Bedingung dafür, dass diese Prüfung ohne Rekonstruktion ausgeht.
◆Wo die Grenze liegt
Keine Wertung, keine Vergabeempfehlung, keine Rechtsauskunft zum Vergaberecht. Das System hält fest, was geschehen ist, und meldet, was fehlt oder ansteht. Ob ein Angebot zu werten oder auszuschließen ist, entscheiden die Verantwortlichen, und diese Entscheidung ist der Kern der Leistung.
Es unterstützt sie, es ersetzt sie nicht. Was rechtlich zu dokumentieren ist, bestimmt das Vergaberecht und Ihr Auftraggeber. Das System sorgt dafür, dass nichts verloren geht und dass die Akte auffindbar bleibt.
Ja, und es ist der bessere Fall. Plattformen protokollieren, wer wann was erhalten hat. Dieses Protokoll ist die belastbarste Quelle für die Akte.
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Erstgespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.
◆Fachwörter aus diesem artikel
Ausschreibung und Kalkulation
GAEB-Datenaustausch
Das Austauschformat, aus dem sich Positionen, Mengen und Preise lesen lassen
Ausschreibung und Kalkulation
AVANTI
Eigene Positionen wiederfinden, statt sie neu zu texten
Planen und Bauen
Behördenkommunikation
Jedes Schreiben im Verfahren, jede Auflage mit Frist in einer Übersicht
Sie wollen wissen, was sich bei Ihnen anbinden lässt?
Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Wir fragen nach Ihren Programmen und nach Zahlen, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
Termin vereinbaren◆Der nächste Schritt
Die wenigsten Büros haben das je ausgerechnet. Im Termin machen wir es zusammen: Stunden pro Woche, was eine Stunde bei Ihnen kostet, was im letzten Jahr deswegen schiefgegangen ist. Über uns reden wir erst danach.
Keine Folien, keine Verkaufsshow. Wenn es nicht passt, sagen wir das im Termin.