01Ein Workflow kennt den Status, nicht den Grund
Eine Rechnung, die durch die Freigabe gelaufen ist, trägt in ELO ihre Geschichte: wer sie gesehen hat, wer freigegeben hat, wann. Was sie nicht trägt, ist der Projektbezug, der die Freigabe begründet hat. Der steht in einem Protokoll oder einer Mail außerhalb des Workflows.
- Archivinhalte samt Volltext und Metadaten
- Workflow-Historien mit Bearbeiter und Zeitpunkt
- Eingangsrechnungen und Verträge aus den Business Solutions
- Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen
02Verträge haben Fristen, und die stehen im Text
Wer Verträge in ELO führt, hat Laufzeiten, Kündigungsfristen und Zahlungsziele im Haus, allerdings im Vertragstext und nicht in einem Kalender. Werden Verträge inhaltlich erschlossen, lassen sich Fristen mitführen und rechtzeitig melden. Ob gekündigt oder verlängert wird, entscheidet die Geschäftsführung.
03Rechnungsfreigabe mit Projektbezug
Die Frage bei einer Eingangsrechnung ist selten die Summe, sondern die Grundlage: Welche Leistung, welcher Auftrag, welcher Leistungsstand. Sind Rechnung, Auftrag und Projektvorgang verknüpft, steht die Antwort neben dem Beleg, und die Freigabe braucht keinen Rückruf.
04Berechtigungen bleiben, wie sie sind
ELO trägt Berechtigungen aus gutem Grund, gerade bei Personalakten und Verträgen. Die Anbindung übernimmt sie, statt sie zu unterlaufen: Wer ein Dokument nicht sehen darf, bekommt es auch in einer Antwort nicht zu sehen. Was der Zugriff darf, wird vor dem Start festgelegt und ist nachvollziehbar.
05Der Bestand ist das Kapital
In einem gewachsenen ELO-Archiv liegen Jahre an Vorgängen, oft mit sauberen Metadaten, weil der Workflow sie erzwungen hat. Erschlossen wird daraus eine Auskunftsfähigkeit, die kein neues System liefern kann, weil ihm die Vergangenheit fehlt.
