Fachartikel · Bürosoftware und Ablage

Kobold Control anbinden: Stunden, Honorar und Projektstand

Kobold Control wird lesend über Projekt-, Stunden- und Honorardaten angebunden. Daraus entstehen eine Auskunft über den Stand eines Projekts, ein Abgleich zwischen tatsächlichem Aufwand und Honoraransatz und eine Vorbereitung der nächsten Abschlagsrechnung. Entschieden und gestellt wird weiter von der Geschäftsführung.

Stand:

Von PhoenixOne AI aus Leipzig, dem Spezialisten für Firmen-KI im deutschen Mittelstand. Kostenloses Analysegespräch, 30 Minuten

KI-generiertes Bild: Ein Aktenschrank aus Silber, dessen Schubladen über Kupferlinien mit vier schwebenden Glaskacheln verbunden sind

Der Weg der Daten

Kobold Control auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • Stunden-, Honorar- und Projektdaten werden lesend eingelesen

    • Abweichungen zwischen Aufwand und Ansatz werden früh gemeldet

    • Abschlagsrechnungen werden als Entwurf vorbereitet

    • Projektstand, Fristen und Forderungen stehen zusammen

    • Personenbezogene Stundendaten werden eng gefasst verarbeitet

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Keine Bewertung von Leistung, keine Honorarentscheidung und kein Rechnungsversand ohne Freigabe.

    • Auswertungen auf einzelne Personen sind nicht der Zweck; was mit Stundendaten geschieht, ist eine Frage des Datenschutzes und häufig der Mitbestimmung und wird vor dem Start schriftlich festgelegt.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

Die Frage, wie ein Projekt steht, wird in Büros mehrmals täglich gestellt und selten in einer Minute beantwortet. Die Zahlen liegen im Controllingprogramm, der Sachstand in Mails und Protokollen, und zusammengeführt werden beide von jemandem, der beides im Kopf hat.

Zahlen und Sachstand gehören zusammen

Ein Prozentsatz ohne Sachstand sagt wenig, ein Sachstand ohne Zahlen auch nicht mehr.

  • Stunden je Projekt, Phase und Mitarbeitendem
  • Honoraransätze und Abschlagspläne
  • Projektvorgänge, Protokolle und Fristen
  • Gestellte Rechnungen und ihre Zuordnung

Abweichung früh statt am Ende

Wenn in einer Leistungsphase deutlich mehr Stunden anfallen als angesetzt, ist das eine Information für jetzt und nicht für den Jahresabschluss. Ein Hinweis, sobald die Abweichung entsteht, gibt die Möglichkeit, darüber zu reden, solange es noch etwas zu besprechen gibt.

Die nächste Abschlagsrechnung vorbereiten

Was abgerechnet werden kann, ergibt sich aus Leistungsstand und Abschlagsplan. Ein vorbereiteter Entwurf spart den Abend, an dem jemand alles zusammensucht. Gestellt wird die Rechnung von einem Menschen.

Auskunft in einer Minute

Wie steht Projekt X: geleistete Stunden gegen Ansatz, offene Fristen, letzter Protokollstand, offene Forderungen. Diese vier Angaben zusammen sind die Antwort, und sie stehen heute in vier Systemen.

Wo die Grenze liegt

Keine Bewertung von Leistung, keine Honorarentscheidung und kein Rechnungsversand ohne Freigabe. Auswertungen auf einzelne Personen sind nicht der Zweck; was mit Stundendaten geschieht, ist eine Frage des Datenschutzes und häufig der Mitbestimmung und wird vor dem Start schriftlich festgelegt.

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Cockpit

Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.

Häufig gefragt

Werden damit Mitarbeitende überwacht?
Nein, und das wird vor dem Start schriftlich festgelegt. Der Zweck ist der Projektstand, nicht die Person. Zugriffe werden eng gefasst, und wo eine Mitbestimmung besteht, gehört sie eingebunden.
Ersetzt das unser Controlling?
Nein. Das Programm bleibt das führende System. Was dazukommt, ist die Verbindung zu dem, was nicht darin steht: Protokolle, Fristen, Korrespondenz.
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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Der nächste Schritt

Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.

Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Im kostenlosen Analysegespräch, 30 Minuten, sehen wir uns Ihr Unternehmen an und sagen Ihnen, wo die Firmen-KI zuerst hilft. Wir denken langfristig. Der erste Schritt soll sich für Sie schnell rechnen, deshalb steht Ihr erster Baustein ab 2 Wochen. Danach wachsen wir mit Ihnen weiter: Wir suchen langfristige Partnerschaften, keine Einmalprojekte.

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