Fachartikel · ERP, PLM und Verwaltung

Projektron BCS anbinden: Projektsteuerung und Sachstand verbinden

Projektron BCS wird lesend über Projekt-, Aufwands- und Rechnungsdaten angebunden. Daraus entstehen eine Auskunft über den Stand eines Projekts, ein früher Hinweis auf Abweichungen zwischen Aufwand und Ansatz und eine Vorbereitung der nächsten Abschlagsrechnung. Entschieden, gestellt und verantwortet wird weiter von der Geschäftsführung.

Stand:

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KI-generiertes Bild: Drei ineinandergreifende Zahnräder aus Glas und Silber auf einer gemeinsamen Kupferwelle

Der Weg der Daten

Projektron BCS auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • Projekt-, Aufwands- und Rechnungsdaten werden lesend eingelesen

    • Abweichungen zwischen Aufwand und Ansatz werden früh gemeldet

    • Abschlagsrechnungen werden als Entwurf vorbereitet

    • Projektstand, Fristen und Forderungen stehen zusammen

    • Personenbezogene Aufwandsdaten werden eng gefasst verarbeitet

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Keine Bewertung von Leistung, keine Honorarentscheidung und kein Rechnungsversand ohne Freigabe.

    • Auswertungen auf einzelne Personen sind nicht der Zweck; was mit Aufwandsdaten geschieht, ist eine Frage des Datenschutzes und häufig der Mitbestimmung und wird vor dem Start schriftlich festgelegt.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

Ein Steuerungssystem beantwortet die Frage nach den Zahlen zuverlässig. Was es nicht beantwortet, ist die Frage nach dem Sachstand, denn der steht in Protokollen, Mails und Vorgängen. Zusammengeführt werden beide bislang von jemandem, der beides im Kopf hat.

Zahlen ohne Sachstand sagen wenig

Ein Fertigstellungsgrad in Prozent ist erst dann eine Auskunft, wenn daneben steht, was zuletzt entschieden wurde und welche Frist als Nächstes läuft.

  • Aufwände je Projekt, Phase und Vorgang
  • Honoraransätze und Abschlagspläne
  • Protokolle, Fristen und offene Vorgänge
  • Gestellte Rechnungen und ihre Zuordnung

Abweichung melden, solange sie klein ist

Wenn eine Leistungsphase deutlich mehr Aufwand zieht als angesetzt, ist das eine Information für heute. Ein Hinweis, sobald die Abweichung entsteht, gibt die Möglichkeit, mit dem Auftraggeber darüber zu sprechen, solange es noch etwas zu besprechen gibt.

Abschlagsrechnungen vorbereiten

Was abgerechnet werden kann, ergibt sich aus Leistungsstand und Abschlagsplan. Ein vorbereiteter Entwurf spart den Abend, an dem jemand alles zusammensucht. Gestellt wird die Rechnung weiterhin von einem Menschen, der sie gelesen hat.

Eine Auskunft statt vier Systeme

Wie steht das Projekt: Aufwand gegen Ansatz, offene Fristen, letzter Protokollstand, offene Forderungen. Diese vier Angaben zusammen sind die Antwort, und sie stehen heute in vier Systemen, die niemand gleichzeitig offen hat.

Wo die Grenze liegt

Keine Bewertung von Leistung, keine Honorarentscheidung und kein Rechnungsversand ohne Freigabe. Auswertungen auf einzelne Personen sind nicht der Zweck; was mit Aufwandsdaten geschieht, ist eine Frage des Datenschutzes und häufig der Mitbestimmung und wird vor dem Start schriftlich festgelegt.

Hauptseite zum Thema

Cockpit

Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.

Häufig gefragt

Werden damit Mitarbeitende bewertet?
Nein, und das wird vor dem Start schriftlich festgehalten. Der Zweck ist der Projektstand, nicht die Person. Der Zugriff wird eng gefasst, und wo eine Mitbestimmung besteht, gehört sie eingebunden.
Ersetzt das unser Steuerungssystem?
Nein. Es bleibt das führende System für Aufwände und Planung. Was dazukommt, ist die Verbindung zu dem, was nicht darin steht: Protokolle, Korrespondenz, Fristen aus Vorgängen.
Müssen wir unsere Software austauschen?
Nein. Wir setzen auf das auf, was Sie nutzen, und lesen daraus, was gebraucht wird. Ein Austausch bringt selten mehr Nutzen als Ärger, und er schiebt den Start um Monate. Die Oberflächen, in denen Ihre Leute arbeiten, bleiben dieselben.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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  • Bürosoftware und Ablage

    Kobold Control

    Die Frage nach dem Projektstand einmal richtig beantworten

  • Planen und Bauen

    Projektcontrolling

    Wöchentlich sehen, wo ein Projekt kippt, statt es im Nachhinein zu wissen

  • Bürosoftware und Ablage

    Zeiterfassung

    Buchungen auswerten und gegen das Honorar halten, ohne neues System

Der nächste Schritt

Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.

Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Im kostenlosen Analysegespräch, 30 Minuten, sehen wir uns Ihr Unternehmen an und sagen Ihnen, wo die Firmen-KI zuerst hilft. Wir denken langfristig. Der erste Schritt soll sich für Sie schnell rechnen, deshalb steht Ihr erster Baustein ab 2 Wochen. Danach wachsen wir mit Ihnen weiter: Wir suchen langfristige Partnerschaften, keine Einmalprojekte.

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