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SharePoint API: Die Ablage anbinden, ohne sie umzuräumen

Über die SharePoint API liest ein System Ihre Ablage, ohne dass jemand Dateien kopiert oder verschiebt. Der Zugriff läuft mit den Rechten, die ohnehin gelten: Wer einen Ordner nicht sehen darf, bekommt daraus auch keine Antwort. Damit bleibt die Ablage die eine Quelle, und die Suche über Ihre Dokumente wird zu einer Frage statt zu einer halben Stunde Klicken.

Stand:

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KI-generiertes Bild: Eine flache Glasschale mit Präzisionswerkzeug in strenger Ordnung entlang einer Kupferschiene, am Ende ein halb montiertes Modul

Der Weg der Daten

SharePoint API auf einer Tafel

  1. 01

    Was hereinkommt

    Aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen.

    • Lesender Zugriff auf ausgewählte Bibliotheken, ohne Dateien zu verschieben

    • Zugriff im Namen des Mitarbeiters, bestehende Rechte gelten unverändert

    • Änderungen in der Ablage werden nachgeführt, gelöschtes verschwindet

    • Jede Antwort nennt Dokument, Fundstelle und Stand

    • Anbindung schrittweise, beginnend bei den Bereichen mit den meisten Fragen

  2. 02

    Wovon dieser Artikel handelt

    Springen Sie direkt zu dem Punkt, der Sie betrifft.

  3. 03

    Was beim Menschen bleibt

    Die Entscheidung, und die Verantwortung dafür.

    • Was in der Ablage falsch oder veraltet ist, wird durch die Anbindung nicht richtig.

    • Eine Suche über zehn Fassungen derselben Vorlage liefert zehn Fassungen, und die Entscheidung, welche gilt, bleibt bei Ihnen.

    • Gescannte Papiere ohne erkannten Text sind für ein System zunächst nur Bilder, die Texterkennung ist ein eigener Schritt.

Die Tafel zeigt den Weg im Grundsatz. Wie er in Ihrem Büro aussieht, hängt daran, welche Programme im Einsatz sind und wie sauber darin gepflegt wird. Genau das klären wir im Audit, bevor etwas entwickelt wird.

In vielen Häusern liegt das gesamte Wissen in einer Ablage, die über Jahre gewachsen ist. Niemand will sie anfassen, und das ist vernünftig. Die Frage ist nicht, wie man sie aufräumt, sondern wie man sie befragbar macht, ohne die Struktur und die Rechte anzutasten, die daran hängen.

Warum lesend und nicht kopierend

Sobald Dokumente in ein zweites System kopiert werden, gibt es zwei Stände, und einer davon ist falsch. Wir lesen deshalb aus der bestehenden Ablage. Wird ein Dokument dort geändert, wird die Änderung übernommen. Wird es gelöscht, verschwindet es auch aus der Suche. Die Ablage bleibt die eine Quelle der Wahrheit.

Wie die Rechte weiter gelten

Der Zugriff erfolgt im Namen des fragenden Mitarbeiters, nicht mit einem Generalschlüssel. Das ist der entscheidende Punkt: Ein System, das jedem alles zeigt, ist in einem Haus mit Personalakten, Angebotskalkulationen und Mandantenunterlagen nicht einsetzbar. Wer einen Bereich nicht sehen darf, bekommt daraus keine Antwort, keinen Auszug und keinen Hinweis, dass es ihn gibt.

Was angebunden wird

Nicht alles auf einmal. Wir beginnen mit den Bereichen, in denen die Fragen tatsächlich entstehen, und erweitern dann.

  • Dokumentbibliotheken, Ordner und Unterordner einer Seite
  • Dateiinhalte aus den gängigen Formaten der Bürosoftware
  • Angaben wie Änderungsdatum, Bearbeiter und Version
  • Listen, soweit sie fachlich geführt werden
  • Rechte und Gruppen, damit die Antwort zum Fragenden passt

Was das im Alltag bringt

Die Frage nach der letzten Fassung einer Vorlage, nach der Regelung in einem alten Vertrag oder nach dem Stand eines Vorgangs wird beantwortet statt gesucht. Und die Antwort nennt die Fundstelle, damit jeder nachsehen kann. Ohne Fundstelle ist eine Antwort aus Dokumenten wertlos, weil niemand ihr trauen kann.

Wo die Grenze liegt

Was in der Ablage falsch oder veraltet ist, wird durch die Anbindung nicht richtig. Eine Suche über zehn Fassungen derselben Vorlage liefert zehn Fassungen, und die Entscheidung, welche gilt, bleibt bei Ihnen. Gescannte Papiere ohne erkannten Text sind für ein System zunächst nur Bilder, die Texterkennung ist ein eigener Schritt. Und wir schreiben nicht ohne ausdrückliche Freigabe in Ihre Ablage zurück.

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Dort steht, wie wir das umsetzen, was es voraussetzt und wie der Ablauf aussieht.

Häufig gefragt

Müssen wir unsere Ordnerstruktur ändern?
Nein. Wir lesen die Struktur, wie sie ist. Wenn dabei auffällt, dass bestimmte Bereiche verdoppelt oder verwaist sind, sagen wir es Ihnen, aber das Aufräumen ist eine eigene Entscheidung und keine Voraussetzung für den Start.
Kann ein Mitarbeiter über die Suche an Vertrauliches kommen?
Nein, sofern die Rechte in der Ablage korrekt gesetzt sind. Der Zugriff läuft mit seinem Konto, nicht mit einem übergeordneten Zugang. Wenn bei der Prüfung auffällt, dass Rechte zu weit gesetzt sind, melden wir das, denn dieses Problem besteht dann bereits ohne uns.
Was ist mit alten Scans ohne Text?
Die sind für ein System zunächst nur Bilder. Wir setzen dafür eine Texterkennung davor, und die läuft auf Wunsch komplett im eigenen Haus. Wie gut das Ergebnis wird, hängt an der Qualität der Vorlagen, und das sagen wir vorher statt nachher.
Wohin gehen unsere Daten dabei?
Das entscheiden Sie. Beim lokalen Betrieb laufen Modell, Suche und Index auf einem Server in Ihrem Haus, kein Cloud-Dienst liegt im Datenpfad. Beim Betrieb über europäische Anbieter regeln wir die Verarbeitung über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides legen wir so an, dass der Weg jedes Dokuments nachvollziehbar bleibt.
Wird so ein Vorhaben gefördert?
Oft ja, und das hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und daran, was genau umgesetzt wird. Wir prüfen das vor dem Analysegespräch für Ihren Fall und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt. Wenn ja, liefern wir die Unterlagen, die von uns kommen müssen.

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Der nächste Schritt

Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.

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