KI-Verordnung
Die EU-KI-Verordnung im Planungsbüro
was gilt, was nicht, was Sie tun müssen.
Die Verordnung gilt seit 2025 in Stufen. Für ein Planungsbüro, das KI zum Suchen, Schreiben und Sortieren nutzt, sind die Pflichten überschaubar. Man muss sie nur kennen.
- Für wen
- Büros, die KI einführen und es richtig machen wollen
- Aufwand
- 15 Arbeitstage bis zum Fahrplan
- Förderung
- Wird für Ihr Bundesland geprüft
- Datenhaltung
- In Ihrem Büro oder im Rechenzentrum in Frankfurt
- Erster Schritt
- Webinar am 2. November, danach Ihr Folgetermin
Kurz gesagt
Die EU-KI-Verordnung stuft KI-Systeme nach Risiko ein. Was ein Planungsbüro im Alltag nutzt, Suchen, Zuordnen, Entwürfe schreiben, fällt in der Regel in die Kategorie mit geringem Risiko. Pflichten als Anwender sind dann vor allem Transparenz gegenüber Menschen, die mit einer KI interagieren, und Schulung der Mitarbeitenden nach Artikel 4. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.
Stand: September 2026
Der Engpass
Warum das Thema Unsicherheit macht
Ein Geschäftsführer sagte uns: Ich hätte gerne gewusst, wenn wir KI benutzen, welche Sprache wir benutzen und wie wir das vermitteln. Die Verordnung ist Anfang August in eine neue Stufe getreten. Ein Datenschutzkonzept für die Firma braucht es ohnehin. Wer das einmal sauber aufsetzt, hat danach Ruhe.
Was die KI-Verordnung für ein Planungsbüro bedeutet
Sie fallen mit einem Assistenzsystem im Büro in aller Regel nicht in die Hochrisikoklasse. Was für Sie gilt, sind Transparenzpflichten und die Anforderung an KI-Kompetenz: Wer solche Systeme einsetzt, muss dafür sorgen, dass die Beschäftigten sie sachkundig bedienen. Das ist keine Zertifizierung, aber es ist mehr als eine Einweisung von zwanzig Minuten.
Wichtiger als die Einstufung ist in der Praxis die Nachvollziehbarkeit. Wenn ein System einen Entwurf erzeugt, der in Ihre Unterlagen eingeht, müssen Sie sagen können, worauf er beruht. Ein System, das jede Aussage mit Fundstelle belegt, erfüllt das nebenbei. Eines, das flüssig formuliert und die Quelle verschweigt, erzeugt genau das Risiko, das die Verordnung meint.
Für KI heißt das im Alltag: dokumentieren, welches System wofür eingesetzt wird, Beschäftigte schulen, und Ergebnisse überprüfbar halten. Die fachliche Verantwortung für das, was Ihr Büro liefert, verschiebt keine Verordnung.
Was wir dafür entwickeln
So kommen Sie dahin
Schritt 1
Erstgespräch
Dreißig Minuten per Video. Wir fragen nach Anfragen, Aufträgen und Stunden, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
Schritt 2
Audit
Fünfzehn Arbeitstage mit festem Enddatum. Ihre Ablaufkarte von der Anfrage bis zur Rechnung, am Ende ein Plan mit Festpreis je Schritt.
Schritt 3
Umsetzung
Sie entscheiden Schritt für Schritt. Jeder Baustein läuft, bevor der nächste beginnt, und gehört Ihnen ab Tag eins.
Sechs Punkte, die im Büroalltag zählen
Aus unseren Audits und dem, was Kunden uns gefragt haben. Keine Rechtsberatung.
- 01
Einstufung: Welche KI im Büro fällt unter welche Risikoklasse, und warum die meisten Bürowerkzeuge gering sind
- 02
Schulung nach Artikel 4: Mitarbeitende, die KI nutzen, müssen sie verstehen. Wir liefern die Einweisung an Ihren eigenen Vorgängen
- 03
Transparenz: Wer mit dem Baustellen-Agenten schreibt, weiß, dass es ein Agent ist. Das steht in der ersten Nachricht
- 04
Datenschutz: Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO, Verarbeitung in der EU, kein Training mit Ihren Daten
- 05
Dokumentation: Welche Systeme laufen, wer verantwortlich ist, was sie tun. Das Inventar aus dem Audit ist der Anfang
- 06
Der Mensch entscheidet: Auslegung, Preis, Abnahme bleiben bei Menschen. Das ist bei uns Bauprinzip, nicht Pflichtübung
Ein System, das flüssig formuliert und die Quelle verschweigt, erzeugt genau das Risiko, das die Verordnung meint.
Für wen sich das lohnt
Geschäftsführung
Sie tragen die Verantwortung. Danach haben Sie ein Inventar, eine Einweisung und einen Vertrag, den Sie vorzeigen können.
Datenschutzbeauftragte
Sie brauchen Auftragsverarbeitung, Verarbeitungsort und Löschkonzept. Alle drei stehen vor dem ersten Zugriff.
Team
Sie wollen wissen, was erlaubt ist. Die Einweisung an eigenen Vorgängen sagt es, ohne Juristendeutsch.
◆Fachwörter auf dieser Seite
Erklärt im Glossar
Im Detail als Fachartikel
Häufig gefragt
Ist ein Planungsbüro mit KI ein Hochrisiko-Anwender?
In der Regel nicht. Hochrisiko betrifft Bereiche wie kritische Infrastruktur, Beschäftigungsentscheidungen oder Kreditvergabe. Suchen, Zuordnen und Entwürfe schreiben gehören nicht dazu. Im Zweifel fragen Sie Ihren Anwalt.
Müssen wir Mitarbeitende schulen?
Artikel 4 verlangt KI-Kompetenz bei denen, die KI nutzen. Unsere Einweisung an Ihren eigenen Vorgängen deckt das ab, dokumentiert.
Was ist mit ChatGPT auf privaten Konten im Büro?
Das ist die größere Baustelle: Bauherrendaten in Consumer-Konten ohne Auftragsverarbeitung. Wir ersetzen das durch eine Umgebung mit Vertrag, in der EU, ohne Training.
Beraten Sie rechtlich?
Nein. Wir setzen technisch und organisatorisch um, was Ihr Datenschutzbeauftragter oder Anwalt festlegt, und liefern die Dokumentation dazu.
Gibt es Fördermittel dafür?
Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt.
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Wie eine Firmen-KI aussieht, die Ihr Büro kennt und mit Quelle antwortet, zeigen wir am Montag, 2. November, um 11 Uhr. 60 Minuten, online, kostenlos, live mit Ronja, Eric und Max.