KI-Verordnung
Die EU-KI-Verordnung im Planungsbüro
was gilt, was nicht, was Sie tun müssen.
Die Verordnung gilt seit 2025 in Stufen. Für ein Planungsbüro, das KI zum Suchen, Schreiben und Sortieren nutzt, sind die Pflichten überschaubar. Man muss sie nur kennen.
KI-generiert- Für wen
- Büros, die KI einführen und es richtig machen wollen
- Aufwand
- 15 Arbeitstage bis zum Fahrplan
- Förderung
- Wird für Ihr Bundesland geprüft
- Datenhaltung
- In Ihrem Büro oder im Rechenzentrum in Frankfurt
- Erster Schritt
- Webinar am 2. November, danach Ihr Analysegespräch
Kurz gesagt
Die EU-KI-Verordnung stuft KI-Systeme nach Risiko ein. Was ein Planungsbüro im Alltag nutzt, Suchen, Zuordnen, Entwürfe schreiben, fällt in der Regel in die Kategorie mit geringem Risiko. Pflichten als Anwender sind dann vor allem Transparenz gegenüber Menschen, die mit einer KI interagieren, und Schulung der Mitarbeitenden nach Artikel 4. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.
Der Engpass
Warum das Thema Unsicherheit macht
Ein Geschäftsführer sagte uns: Ich hätte gerne gewusst, wenn wir KI benutzen, welche Sprache wir benutzen und wie wir das vermitteln. Die Verordnung ist Anfang August in eine neue Stufe getreten. Ein Datenschutzkonzept für die Firma braucht es ohnehin. Wer das einmal sauber aufsetzt, hat danach Ruhe.
Im Detail
Was die KI-Verordnung für ein Planungsbüro bedeutet
Sie fallen mit einem Assistenzsystem im Büro in aller Regel nicht in die Hochrisikoklasse. Was für Sie gilt, sind Transparenzpflichten und die Anforderung an KI-Kompetenz: Wer solche Systeme einsetzt, muss dafür sorgen, dass die Beschäftigten sie sachkundig bedienen. Das ist keine Zertifizierung, aber es ist mehr als eine Einweisung von zwanzig Minuten.
Wichtiger als die Einstufung ist in der Praxis die Nachvollziehbarkeit. Wenn ein System einen Entwurf erzeugt, der in Ihre Unterlagen eingeht, müssen Sie sagen können, worauf er beruht. Ein System, das jede Aussage mit Fundstelle belegt, erfüllt das nebenbei. Eines, das flüssig formuliert und die Quelle verschweigt, erzeugt genau das Risiko, das die Verordnung meint.
Für KI heißt das im Alltag: dokumentieren, welches System wofür eingesetzt wird, Beschäftigte schulen, und Ergebnisse überprüfbar halten. Die fachliche Verantwortung für das, was Ihr Büro liefert, verschiebt keine Verordnung.
Bausteine
Was wir dafür entwickeln
Cockpit: Ihr CRM plus Projektstand, mit Zugängen je Person und Protokoll, wer was getan hat
Büro-Gedächtnis: Ihr KI-Gedächtnis, in dem jede Antwort ihre Quelle nennt
Baustellen-Agent: Bauprotokoll per WhatsApp, mit Hinweis in der ersten Nachricht, dass ein Agent schreibt
Ablauf
So kommen Sie dahin
- 1
Schritt 1
Analysegespräch
45 Minuten per Video, kostenlos und unverbindlich. Wir fragen nach Anfragen, Aufträgen und Stunden, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
- 2
Schritt 2
Audit
Nach dem Konzeptgespräch fünfzehn Arbeitstage mit festem Enddatum. Ihre Ablaufkarte von der Anfrage bis zur Rechnung, am Ende ein Plan mit Festpreis je Schritt.
- 3
Schritt 3
Umsetzung
Sie entscheiden Schritt für Schritt. Jeder Baustein läuft, bevor der nächste beginnt, und gehört Ihnen ab Tag eins.
Aufwand
15 Arbeitstage bis zum Fahrplan
Erster Schritt
Webinar am 2. November, danach Ihr Analysegespräch
Anwendungen
Sechs Punkte, die im Büroalltag zählen
Aus unseren Audits und dem, was Kunden uns gefragt haben. Keine Rechtsberatung.
- 01Einstufung: Welche KI im Büro fällt unter welche Risikoklasse, und warum die meisten Bürowerkzeuge gering sind
- 02Schulung nach Artikel 4: Mitarbeitende, die KI nutzen, müssen sie verstehen. Wir liefern die Einweisung an Ihren eigenen Vorgängen
- 03Transparenz: Wer mit dem Baustellen-Agenten schreibt, weiß, dass es ein Agent ist. Das steht in der ersten Nachricht
- 04Datenschutz: Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO, Verarbeitung in der EU, kein Training mit Ihren Daten
- 05Dokumentation: Welche Systeme laufen, wer verantwortlich ist, was sie tun. Das Inventar aus dem Audit ist der Anfang
- 06Der Mensch entscheidet: Auslegung, Preis, Abnahme bleiben bei Menschen. Das ist bei uns Bauprinzip, nicht Pflichtübung
Ein System, das flüssig formuliert und die Quelle verschweigt, erzeugt genau das Risiko, das die Verordnung meint.
Zielgruppen
Für wen sich das lohnt
Geschäftsführung
Sie tragen die Verantwortung. Danach haben Sie ein Inventar, eine Einweisung und einen Vertrag, den Sie vorzeigen können.
Datenschutzbeauftragte
Sie brauchen Auftragsverarbeitung, Verarbeitungsort und Löschkonzept. Alle drei stehen vor dem ersten Zugriff.
Team
Sie wollen wissen, was erlaubt ist. Die Einweisung an eigenen Vorgängen sagt es, ohne Juristendeutsch.
Nachschlagen
Fachwörter auf dieser Seite
Erklärt im Glossar
Im Detail als Fachartikel
Fragen
Häufig gefragt
Ist ein Planungsbüro mit KI ein Hochrisiko-Anwender?
Müssen wir Mitarbeitende schulen?
Was ist mit ChatGPT auf privaten Konten im Büro?
Beraten Sie rechtlich?
Gibt es Fördermittel dafür?
Weiterlesen
Verwandte Seiten
Programme
Programme, mit denen Sie arbeiten
Zu jedem steht, was sich anbinden lässt, was dabei herauskommt und wo die Grenze liegt.
Der nächste Schritt
Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.
Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Wie das geht, zeigen wir im Webinar: live mit Ronja, Eric und Max, mit echten Fragen aus Planungsbüros, gezeigt an einem Beispiel-Archiv. 60 Minuten, online, kostenlos. Nur für Planungs-, Ingenieur- und Architekturbüros.