KI-Automatisierung für Unternehmen

KI-Automatisierung im Planungsbüro
was läuft von allein, was bleibt beim Menschen.

Automatisierung heißt im Büro nicht Roboter. Es heißt: Der Termin wird bestätigt, ohne dass jemand tippt. Die Frist läuft ab, und der Anruf steht vorbereitet auf dem Tisch. Die Bescheinigung fürs Amt ist fertig, bevor jemand danach fragt.

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KI-Automatisierung im Planungsbüro übernimmt die Schritte, die immer gleich laufen: Terminbestätigungen per Mail und WhatsApp, Nachfassen nach Ablauf einer Frist mit Anruf zuerst und Mail als Ersatz, Protokolle aus Sprache und Foto, Bescheinigungen und Formulare aus vorhandenen Daten. Entscheiden, freigeben und mit Bauherren reden bleibt beim Menschen. Angeschlossen an Ihre Programme, nicht daneben.

Stand: September 2026

Ein Kupferring, um den sechs aufrechte Glasplatten wie Themen angeordnet sind, in der Mitte eine Recheneinheit
Jedes dieser Themen steht für sich, und alle laufen auf denselben Punkt zu: Ihre eigenen Unterlagen sollen Auskunft geben.

Sechs Abläufe, die im Büro von allein laufen können

Alle sechs laufen so in Betrieben, die wir betreuen. Keiner davon ist ein Roboter, jeder hat einen Menschen am Ende.

01 · Was hereinkommt

  • Terminbestätigung 24 Stunden und zehn Minuten vorher, per Mail und WhatsApp: seit Wochen kein ausgefallener Termin
  • Follow-up nach Fristablauf: erst der Anruf mit Leitfaden aus dem Cockpit, bei Nichterreichen die Mail, die sich auf den Anruf bezieht

02 · Was daraus wird

  • Baubesprechung per Sprache aufgenommen, als Protokoll mit Aufgaben je Gewerk verteilt, Erinnerung inklusive
  • Behördenkommunikation und Formulare für Ämter, Kassen und Behörden aus den Daten, die schon im Büro liegen, fehlende Angaben per WhatsApp angefordert

03 · Was danach anders ist

  • Bei Ausfall eines Kollegen fragt ein WhatsApp-Bot alle Verfügbaren an, unter der Nummer des Büros, und trägt die Antwort ein
  • Eingangsbestätigung für Anfragen in einer Minute, mit Rückruftermin, während die Prüfung noch läuft

Warum Automatisierung im Büro bisher liegen blieb

Zusammengeklickte Workflows brechen beim nächsten Update, und jedes Werkzeug hat seine eigene Logik. In einem Büro laufen ein Drittel der Aufgaben per Telefon, ein Drittel per Mail, ein Drittel im Aufgabentool. Automatisierung, die nur eines davon kennt, macht die anderen zwei schlimmer. Deshalb hängt bei uns jeder Ablauf an derselben Ablage und derselben Kundenakte.

Wo Automatisierung im Planungsbüro trägt

Sie automatisieren sinnvoll dort, wo eine Aufgabe oft vorkommt, klaren Regeln folgt und ein überprüfbares Ergebnis hat. Anfragen erfassen und zuordnen, Protokolle aus Notizen vorbereiten, Fristen nachhalten, Unterlagen für einen Termin zusammenstellen: Das erfüllt alle drei Bedingungen.

Nicht sinnvoll ist Automatisierung dort, wo jeder Fall anders liegt oder wo ein Fehler teuer ist. Ein automatisch verschicktes Angebot, eine automatisch erteilte Freigabe, eine automatische Antwort auf eine Mängelrüge: Das spart Minuten und kostet im Fehlerfall ein Vielfaches davon.

Die Grenze verläuft deshalb nicht zwischen einfach und schwierig, sondern zwischen vorbereiten und entscheiden. Alles bis zur Entscheidung lässt sich abnehmen. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen, und sie soll es bleiben.

Die Grenze verläuft nicht zwischen einfach und schwierig, sondern zwischen vorbereiten und entscheiden.

Was wir dafür entwickeln

  1. 1

    Nachfass-Agent: Follow-up, erst Anruf, dann Mail, Ergebnis in der Akte

    Nachfass-Agent im Detail
  2. 2

    Baustellen-Agent: Bauprotokoll per Sprache und Foto, verteilt am nächsten Morgen

    Baustellen-Agent im Detail
  3. 3

    Post-Lotse: Posteingang, der Bestätigungen schickt, Fristen erkennt und Formulare vorbereitet

    Post-Lotse im Detail

So fängt Automatisierung im Büro an

  1. Schritt 1

    Erstgespräch

    Dreißig Minuten per Video. Wir fragen nach Anfragen, Aufträgen und Stunden, nicht nach Ihrem Interesse an KI.

  2. Schritt 2

    Audit

    Fünfzehn Arbeitstage mit festem Enddatum. Ihre Ablaufkarte von der Anfrage bis zur Rechnung, am Ende ein Plan mit Festpreis je Schritt.

  3. Schritt 3

    Umsetzung

    Sie entscheiden Schritt für Schritt. Jeder Baustein läuft, bevor der nächste beginnt, und gehört Ihnen ab Tag eins.

Für wen sich das lohnt

Büroleitung

Sie bestätigen Termine und erinnern per Hand. Danach läuft beides, Sie sehen nur die Ausnahmen.

Geschäftsführung

Sie fassen nach, wenn Zeit ist, also selten. Danach liegt der vorbereitete Anruf auf dem Tisch, wenn die Frist abläuft.

Bauleitung

Sie schreiben das Protokoll am Freitag. Danach sprechen Sie es am Dienstag ein, und es ist am Mittwoch verteilt.

Was Betriebe an dieser Stelle fragen

Einwand

Was lässt sich im Büro automatisieren, was nicht?

Alles, was immer gleich läuft und aus vorhandenen Daten entsteht: Bestätigungen, Erinnerungen, Protokolle, Formulare. Nicht: Entscheidungen, Freigaben, Gespräche mit Bauherren. Da bereitet die KI vor, der Mensch handelt.

Einwand

Brauchen wir dafür n8n, Zapier oder Make?

Nein. Zusammengeklickte Workflows brechen beim nächsten Update. Wir entwickeln eigenen Code, der an Ihre Programme angeschlossen ist, dokumentiert und ohne uns lauffähig.

Einwand

Womit fangen kleine Büros an?

Mit dem, was am häufigsten liegen bleibt. In den meisten Büros ist das Follow-up. Es hat eine einfache Messgröße: keine Anfrage älter als 48 Stunden ohne Antwort.

Einwand

Merken Kunden, dass eine KI schreibt?

Bestätigungen und Erinnerungen kommen vom Büro, in Ihrem Ton. Alles, was Inhalt hat, gibt ein Mensch frei. Wir empfehlen, das offen zu sagen, wenn jemand fragt.

Einwand

Gibt es Fördermittel dafür?

Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt.

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Sehen wir uns Ihr Büro an.

Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Danach wissen Sie, ob sich das für Sie lohnt.

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