KI-Automatisierung für Unternehmen
Automatisierung heißt im Büro nicht Roboter. Es heißt: Der Termin wird bestätigt, ohne dass jemand tippt. Die Frist läuft ab, und der Anruf steht vorbereitet auf dem Tisch. Die Bescheinigung fürs Amt ist fertig, bevor jemand danach fragt.
KI-Automatisierung im Planungsbüro übernimmt die Schritte, die immer gleich laufen: Terminbestätigungen per Mail und WhatsApp, Nachfassen nach Ablauf einer Frist mit Anruf zuerst und Mail als Ersatz, Protokolle aus Sprache und Foto, Bescheinigungen und Formulare aus vorhandenen Daten. Entscheiden, freigeben und mit Bauherren reden bleibt beim Menschen. Angeschlossen an Ihre Programme, nicht daneben.
Anwendungen
Alle sechs laufen so in Betrieben, die wir betreuen. Keiner davon ist ein Roboter, jeder hat einen Menschen am Ende.
01 · Was hereinkommt
02 · Was daraus wird
03 · Was danach anders ist
Der Engpass
Zusammengeklickte Workflows brechen beim nächsten Update, und jedes Werkzeug hat seine eigene Logik. In einem Büro laufen ein Drittel der Aufgaben per Telefon, ein Drittel per Mail, ein Drittel im Aufgabentool. Automatisierung, die nur eines davon kennt, macht die anderen zwei schlimmer. Deshalb hängt bei uns jeder Ablauf an derselben Ablage und derselben Kundenakte.
Im Detail
Sie automatisieren sinnvoll dort, wo eine Aufgabe oft vorkommt, klaren Regeln folgt und ein überprüfbares Ergebnis hat. Anfragen erfassen und zuordnen, Protokolle aus Notizen vorbereiten, Fristen nachhalten, Unterlagen für einen Termin zusammenstellen: Das erfüllt alle drei Bedingungen.
Nicht sinnvoll ist Automatisierung dort, wo jeder Fall anders liegt oder wo ein Fehler teuer ist. Ein automatisch verschicktes Angebot, eine automatisch erteilte Freigabe, eine automatische Antwort auf eine Mängelrüge: Das spart Minuten und kostet im Fehlerfall ein Vielfaches davon.
Die Grenze verläuft deshalb nicht zwischen einfach und schwierig, sondern zwischen vorbereiten und entscheiden. Alles bis zur Entscheidung lässt sich abnehmen. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen, und sie soll es bleiben.
Die Grenze verläuft nicht zwischen einfach und schwierig, sondern zwischen vorbereiten und entscheiden.
Bausteine
Nachfass-Agent: Follow-up, erst Anruf, dann Mail, Ergebnis in der Akte
Baustellen-Agent: Bauprotokoll per Sprache und Foto, verteilt am nächsten Morgen
Post-Lotse: Posteingang, der Bestätigungen schickt, Fristen erkennt und Formulare vorbereitet
Für wen
Büros, in denen dieselben Handgriffe jede Woche wiederkehren
Datenhaltung
In Ihrem Büro oder im Rechenzentrum in Frankfurt
Ablauf
45 Minuten per Video, kostenlos und unverbindlich. Wir fragen nach Anfragen, Aufträgen und Stunden, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
Nach dem Konzeptgespräch fünfzehn Arbeitstage mit festem Enddatum. Ihre Ablaufkarte von der Anfrage bis zur Rechnung, am Ende ein Plan mit Festpreis je Schritt.
Sie entscheiden Schritt für Schritt. Jeder Baustein läuft, bevor der nächste beginnt, und gehört Ihnen ab Tag eins.
Zielgruppen
Sie bestätigen Termine und erinnern per Hand. Danach läuft beides, Sie sehen nur die Ausnahmen.
Sie fassen nach, wenn Zeit ist, also selten. Danach liegt der vorbereitete Anruf auf dem Tisch, wenn die Frist abläuft.
Sie schreiben das Protokoll am Freitag. Danach sprechen Sie es am Dienstag ein, und es ist am Mittwoch verteilt.
Fragen
Alles, was immer gleich läuft und aus vorhandenen Daten entsteht: Bestätigungen, Erinnerungen, Protokolle, Formulare. Nicht: Entscheidungen, Freigaben, Gespräche mit Bauherren. Da bereitet die KI vor, der Mensch handelt.
Nein. Zusammengeklickte Workflows brechen beim nächsten Update. Wir entwickeln eigenen Code, der an Ihre Programme angeschlossen ist, dokumentiert und ohne uns lauffähig.
Mit dem, was am häufigsten liegen bleibt. In den meisten Büros ist das Follow-up. Es hat eine einfache Messgröße: keine Anfrage älter als 48 Stunden ohne Antwort.
Bestätigungen und Erinnerungen kommen vom Büro, in Ihrem Ton. Alles, was Inhalt hat, gibt ein Mensch frei. Wir empfehlen, das offen zu sagen, wenn jemand fragt.
Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt.
Weiterlesen
Mails, Post, Telefon und Termine vorsortiert, bevor jemand im Büro danach greift
Protokoll und Aufgaben aus der Besprechung, nicht danach
KI im Planungsbüro einführen: Reihenfolge, Verantwortung, Messgröße, ohne Ideensammlung
Programme
Zu jedem steht, was sich anbinden lässt, was dabei herauskommt und wo die Grenze liegt.
Der nächste Schritt
Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Wie das geht, zeigen wir im Webinar: live mit Ronja, Eric und Max, mit echten Fragen aus Planungsbüros, gezeigt an einem Beispiel-Archiv. 60 Minuten, online, kostenlos. Nur für Planungs-, Ingenieur- und Architekturbüros.